Puedes definir un flujo de aprobación específico por cada tipo de gasto, por ejemplo, facturas con o sin órdenes de compra, o establecer condiciones personalizadas para transacciones con tarjeta, dietas o gastos de kilometraje.
Al establecer umbrales y definir un aprobador específico, puedes personalizar completamente los procesos para los distintos pasos del ciclo de vida del gasto.
Detalles específicos para flujos de aprobación por tipo de gasto
El paso Enviar requiere que los empleados envíen sus gastos antes de que sean aprobados, revisados y pagados.
Si el paso Enviar está deshabilitado (seleccionado como Enviar desactivado), el paso Aprobar también se deshabilitará y el gasto pasará directamente a la pestaña Revisar cuando se cree.
Para poder definir un flujo de aprobación para los gastos en tu empresa, tienes que activar el paso Enviar.
Para los pasos Revisar, Reembolsar, Pagar > Confirmar detalles y Pagar > Autorizar, solo puedes seleccionar empleados o roles concretos.
Notas sobre la aprobación de facturas
Puedes configurar aprobaciones para pagos de facturas definiendo flujos de aprobación para facturas que estén vinculadas o no a órdenes de compra.
Dependiendo de la aprobación que se active, se aplicará uno de los siguientes flujos de aprobación:
Un flujo de aprobación para facturas vinculadas a órdenes de compra donde el importe aprobado y facturado, y la cantidad aprobada y la entregada coinciden.
Un flujo de aprobación para facturas vinculadas a órdenes de compra donde el importe aprobado y el facturado, y la cantidad aprobada y la entregada no coinciden.
Un flujo de aprobación para facturas que no están vinculadas a ninguna orden de compra.
Establecimiento de flujos de aprobación para el pago de facturas
En este ejemplo, vamos a suponer que todavía no has definido ningún flujo de aprobación para pagos de facturas y que quieres crear uno para facturas sin órdenes de compra:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Configuración > Flujos de aprobación > Tipos de gasto.
En el campo Factura, haz clic en Editar flujo de aprobación.
Haz clic en Enviar y selecciona la opción Enviar activado para permitir que los empleados envíen gastos que se van a pagar mediante transferencia bancaria.
Haz clic en Guardar.
Para el paso de aprobación del tipo de gasto de transferencia bancaria, sigue la opción NO OC y haz clic en el paso + Añadir aprobación. Elige añadir tu aprobación personalizada o utiliza la plantilla predeterminada sugerida. Para este ejemplo, haz clic en + Personalizar.
La opción Plantilla muestra cualquier rol personalizado previamente definido para tu empresa, por ejemplo, gerente de equipo, para que no tengas que seleccionarla manualmente
de la lista desplegable de aprobadores disponibles.
En el cuadro de diálogo que se abre, nombra el paso haciendo clic en el icono del lápiz (editar). Rellena el contenido y pulsa el botón ✔.
En el menú desplegable con los aprobadores disponibles, selecciona el rol gerente de equipo. A continuación, define la condición deseada haciendo clic en + Añadir condición, por ejemplo, Importe.
Para especificar la cantidad para la que se requerirá la aprobación, define el límite de la cantidad en el desplegable, por ejemplo, menor o igual a (<=). En la línea siguiente, establece la cantidad, por ejemplo, 200.
Haz clic en Guardar.
Para definir aprobaciones de un solo paso, secuenciales de varios pasos o no secuenciales, sigue las directrices y aplica los mismos pasos anteriores.
Para configurar los derechos de revisión de los gastos, haz clic en el paso Revisar. En el menú desplegable Revisar, selecciona el empleado o rol específico que quieres que revise los pagos de facturas en tu empresa, por ejemplo, cualquier contable de Payhawk, y haz clic en Guardar.
Para configurar los derechos para confirmar los detalles de los gastos, haz clic en el paso Confirmar detalles. En el menú desplegable Confirmar detalles, selecciona el empleado o rol específico que quieres que tenga permiso para confirmar los detalles de los gastos y los métodos de ejecución de los pagos en tu empresa, por ejemplo, cualquier contable de Payhawk, y haz clic en Guardar.
Para configurar los derechos de autorización de los pagos, haz clic en el paso Autorizar. En el menú desplegable Autorizar, selecciona el empleado o rol específico que quieres que pueda autorizar (pagar) transferencias bancarias para pagos inmediatos o programados sin órdenes de compra vinculadas a ellos, por ejemplo, cualquier administrador de Payhawk, y haz clic en Guardar.
Haz clic en Publicar flujo de aprobación para aplicar todos los cambios realizados.
Configuración de flujos de aprobación para otros tipos de gastos
Puedes configurar aprobaciones para pagos con tarjeta, kilometraje, dietas, reembolsos y efectivo de la empresa, igual que con las facturas, excepto en el caso de los pagos con tarjeta y efectivo de la empresa.
Los gastos con tarjeta se pagan en el momento de la transacción (cuando se utiliza la tarjeta), y el efectivo de la empresa se paga directamente en efectivo. Por este motivo, las aprobaciones de pagos con tarjeta y efectivo de la empresa solo incluyen los pasos de Enviar y Revisar, sin el paso adicional de pago que sí se requiere para otros tipos de gastos.