En Payhawk, puede aprobar gastos individuales, así como seleccionar varios gastos con un solo clic y luego aprobarlos en bloque.
También puede rechazar y eliminar gastos impagados de su lista de gastos, así como rechazar gastos pagados y solicitar una revisión sucesiva.
Si detecta información incorrecta sobre un gasto, también puede devolver el gasto al empleado que lo presentó y pedirle que lo actualice.
Especificaciones
La pestaña Gasto > Aprobación solo estará visible si un administrador de Payhawk ha permitido a empleados de su empresa presentar gastos.
Podrá aprobar gastos si un administrador de Payhawk le ha incluido en los roles o personas con derechos de aprobación como parte de los flujos de trabajo de la empresa.
Cuando se devuelve un gasto al empleado o se rechaza y elimina, el motivo de la acción que ha señalado se registrará como comentario y podrá verse en la pestaña Actividad > Comentarios.
La acción 'devolver a empleado' o 'rechazar y eliminar' también se registrará como actividad y podrá verse en la pestaña Actividad > Flujo de trabajo.
Aprobación de gastos individuales
Para aprobar un gasto individual:
En el portal web de Payhawk, vaya a la pestaña Gastos > Aprobación.
Seleccione el gasto deseado haciendo clic en él.
Haga clic en Aprobar. Como resultado, el gasto se moverá a la pestaña Revisión.
Aprobación de gastos en bloque
Puede aprobar varios gastos de una vez:
En el portal web de Payhawk, vaya a la pestaña Gastos y Aprobar.
Seleccione las casillas de verificación de los gastos que desea aprobar.
Como resultado, el cuadro de diálogo que se carga junto a la lista de gastos muestra un resumen de todos los gastos seleccionados.
Haga clic en Aprobar.
Devolución de gastos a empleados
Puede devolver un gasto al empleado que lo presentó rechazándolo y borrándolo, si es usted un aprobador, o seleccionando directamente la opción Eliminar aunque no sea el aprobador, siempre que haya sido autorizado y tenga los derechos apropiados.
Por razones de contabilidad, solo puede devolver gastos a empleados antes de que hayan sido revisados.
Si es usted un aprobador, devuelva de la siguiente manera un gasto al empleado que lo presentó:
Para devolver un gasto al empleado:
En el portal web de Payhawk, vaya a Gastos.
Seleccione el gasto que desee.
Haga clic en su menú de tres puntos y seleccione Rechazar.
En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione Devolver a empleado.
En Nota, introduzca el motivo de rechazo con los detalles adicionales que el empleado debe aportar.
Haga clic en Devolver.
Si usted no es un aprobador, pero ha sido autorizado, devuelva de la siguiente manera un gasto al empleado que lo presentó:
En el portal web de Payhawk, vaya a la pestaña Gastos y Aprobación (o Revisión).
Seleccione el gasto que desee.
Haga clic en su menú de tres puntos y seleccione Devolver a empleado.
En Nota, introduzca el motivo para devolver el gasto con los detalles adicionales que el empleado debe aportar.
Haga clic en Devolver.
Rechazo y eliminación de gastos impagados
Para rechazar un gasto impagado:
En el portal web de Payhawk, vaya a Gastos.
Seleccione el gasto que desee.
Haga clic en su menú de tres puntos y seleccione Rechazar.
En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en Rechazar y eliminar.
En Nota, introduzca el motivo para rechazar el gasto.
Seleccione la casilla para confirmar su elección.
Haga clic en Rechazar y eliminar.
Rechazo y eliminación de gastos pagados
Para rechazar un gasto pagado, por ejemplo, un pago con tarjeta:
En el portal web de Payhawk, vaya a Gastos.
Seleccione el gasto que desee.
Haga clic en su menú de tres puntos y seleccione Rechazar.
En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la opción Rechazar.
En Nota, introduzca el motivo para rechazar el gasto.
Haga clic en Rechazar. Esto hará que el gasto se mueva a la pestaña Revisión.
El motivo para devolver el gasto pagado rechazado a la pestaña Revisión es que, aunque el dinero haya salido de la cuenta, el gasto todavía tendrá que ser procesado respectivamente por el equipo de Finanzas, por ejemplo, para que sea cubierto de la nómina del empleado o a través de una transferencia bancaria del empleado a la cuenta bancaria de la empresa.
