En Payhawk puedes tanto aprobar gastos individuales como seleccionar varios gastos con tan solo un clic y, a continuación, aprobarlos en bloque.
También tienes la opción de rechazar y eliminar los gastos no pagados de tu lista de gastos, rechazar los pagados y solicitar una revisión consecutiva.
Si observas que la información del gasto es incorrecta, también puedes devolver el gasto al empleado que lo envió y solicitar actualizaciones.
Especificaciones
La pestaña Gastos > Aprobar solo estará visible si un administrador de Payhawk ha habilitado a los empleados de tu empresa la opción de enviar gastos.
Podrás aprobar gastos si un administrador de Payhawk te ha incluido en los roles o personas con derechos de aprobación como parte de los flujos de trabajo de la empresa.
Aprobación de gastos individuales
Para aprobar un gasto individual:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Gastos > Aprobar.
Selecciona el gasto deseado haciendo clic en él.
Haz clic en el botón Aprobar. Como resultado, el gasto pasará a la pestaña Pagos > Revisar.
Aprobación de gastos en bloque
Puedes aprobar varios gastos a la vez:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Gastos > Aprobar.
Selecciona las casillas de verificación de los gastos que quieras aprobar.
Como resultado, el cuadro de diálogo que se carga junto a la lista de gastos muestra un resumen de todos los gastos seleccionados.
Haz clic en Aprobar.
Rechazo de gastos no pagados
Para rechazar un gasto no pagado:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos.
Selecciona el gasto deseado haciendo clic en él.
Haz clic en su menú de tres puntos y selecciona Rechazar.
En el diálogo que se abre:
Haz clic en Rechazar y eliminar.
Añade el motivo por el que se rechaza el gasto.
Marca la casilla para confirmar tu elección.
Haz clic en el botón Rechazar y eliminar.
Rechazo de gastos pagados
Para rechazar un gasto pagado, por ejemplo, un pago con tarjeta:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos.
Selecciona el gasto deseado haciendo clic en él.
Haz clic en su menú de tres puntos y selecciona Rechazar.
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la opción Rechazar y añade una nota con el motivo del rechazo.
Haz clic en Rechazar para confirmar tu elección. Como resultado, el gasto pasará a la pestaña Revisar.
El motivo de este comportamiento en el caso de los gastos pagados es que, aunque el dinero haya salido de la cuenta, el departamento de finanzas aún deberá procesar el gasto respectivamente, por ejemplo, para cubrirlo con la nómina del empleado o mediante una transferencia bancaria del empleado a la cuenta bancaria de la empresa.
Devolución de gastos a los empleados
Puedes devolver un gasto al empleado que lo ha enviado rechazándolo y eliminándolo, si eres un aprobador, o seleccionando directamente la opción Eliminar aunque no seas el aprobador, siempre que cuentes con autorización y tengas los correspondientes derechos.
Por razones contables, solo puedes devolver los gastos a los empleados antes de que se hayan revisado.
Si eres un aprobador, devuelve un gasto al empleado que lo ha enviado de la siguiente forma:
Después de hacer clic en el menú de tres puntos del gasto deseado y seleccionar la opción Rechazar, haz clic en Devolver al empleado.
Añade el motivo por el que se devuelve el gasto.
Haz clic en el botón Volver.
Si no eres un aprobador pero cuentas con autorización, devuelve un gasto al empleado que lo ha enviado de la siguiente forma:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Gastos > Aprobar (o Revisar).
Selecciona el gasto deseado haciendo clic en él.
Haz clic en su menú de tres puntos y selecciona Devolver a empleado.
Añade el motivo por el que se devuelve el gasto.
Haz clic en el botón Volver.
