Según los flujos de aprobación definidos en tu empresa, es posible que se te designe como responsable de la aprobación de los gastos enviados por tus compañeros de equipo.
Cada vez que se envíe un gasto que requiera tu aprobación, recibirás una solicitud de gasto en tu bandeja de entrada de Payhawk y una notificación por correo electrónico.
Desde tu bandeja de entrada de Payhawk, puedes realizar las siguientes acciones relacionadas con los gastos no pagados:
Aprobar solicitudes de gastos
Devolver las solicitudes de gastos a los respectivos empleados para su actualización
Rechazar solicitudes de gastos y eliminar los gastos
Especificaciones
A efectos contables:
Los gastos solo se pueden devolver a los empleados antes de que se revisen.
Los gastos revisados solo se pueden devolver para una nueva revisión si no se han pagado.
Los gastos pagados no se pueden eliminar.
Una vez que apruebes un gasto, se notificará a todos los aprobadores pertinentes según el flujo de trabajo definido para ese tipo de gasto.
Si devuelves o eliminas un gasto, el solicitante recibirá una notificación automática en su teléfono y un correo electrónico.
También podrá ver el motivo de la acción en la notificación.
El motivo de tu acción se registrará como un comentario en Actividad > Comentarios y se registrará en Actividad > Flujo de aprobación.
La pestaña Gasto > Aprobación solo estará visible si un administrador de Payhawk ha permitido a los empleados presentar gastos. Podrás aprobar gastos si un administrador de Payhawk te ha asignado un perfil de aprobación dentro de los flujos de aprobación de la empresa.
Para los gastos de partidas divididas, los aprobadores recibirán solicitudes simultáneamente por los importes asignados, siguiendo los flujos de aprobación predefinidos de tu empresa. Cada aprobador puede ver también los detalles de las otras partidas y sus respectivos aprobadores.
Desde la aplicación Gastos, tanto los aprobadores como los usuarios autorizados sin derechos de aprobación pueden devolver un gasto a su propietario (empleado que lo presentó).
Acceso a las solicitudes de gasto para su aprobación
Puedes acceder a una solicitud de gasto desde tu bandeja de entrada de Payhawk haciendo clic en el enlace proporcionado en la notificación de correo electrónico que has recibido.
Como alternativa, puedes acceder a una solicitud de gasto desde tu Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Aprobación de solicitudes de gastos asociadas a compras
Al aprobar un pago de factura para una factura de proveedor vinculada a una compra, puedes recibir una advertencia sobre discrepancias en los importes. Esto se basa en el proceso de doble y triple conciliación a nivel de partida de Payhawk y en el reglamento para discrepancias predefinido de tu empresa. El contenido del mensaje puede variar en consecuencia.
Aprobación de solicitudes de gastos asociadas a presupuestos
Si eres un responsable del presupuesto o un aprobador de gastos presupuestados en tu empresa, puedes ver los detalles del presupuesto en la solicitud de gasto y, desde allí, desplazarte tanto al presupuesto como al gasto para obtener más información.
Si corres el riesgo de salirte del presupuesto o ya lo has hecho, el sistema te mostrará una advertencia para que lo tengas en cuenta.
Aprobación de solicitudes de gastos
Para aprobar una solicitud de gasto desde la bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona la solicitud de gasto que desees.
Pulsa Aprobar.
Para aprobar una solicitud de gasto desde la bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona el gasto que desees.
Haz clic en Aprobar.
Devolver solicitudes de gasto al empleado
Para devolver un gasto no pagado al solicitante desde la bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona la solicitud de gasto que desees y pulsa Rechazar.
En la pantalla que se abre:
Selecciona Devolver al empleado.
En Nota, introduce el motivo de tu acción y cualquier detalle que esperas que el empleado proporcione antes de volver a enviar el gasto.
Pulsa Devolver.
Para devolver un gasto no pagado al solicitante desde la bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona la solicitud de gasto que desees y haz clic en Rechazar.
En la pantalla que se abre:
Selecciona Devolver al empleado.
En Nota, introduce el motivo de tu acción y cualquier detalle que esperas que el empleado proporcione antes de volver a enviar el gasto.
Haz clic en Devolver.
Rechazo de solicitudes de gastos y eliminación de los gastos no pagados
Si seleccionas Rechazar y eliminar se rechazará la solicitud y se eliminará el gasto con las siguientes especificaciones:
Cuando rechaces una solicitud de gasto de tarjeta, no se eliminará el gasto, pero se mostrará el motivo de tu acción para que lo vea el contable.
Cuando rechaces una solicitud de otro tipo de gastos, la solicitud se rechazará y se eliminará el gasto, a menos que ya se haya pagado sin una aprobación.
Para rechazar una solicitud de gasto y eliminar un gasto no pagado desde la bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona la solicitud de gasto que desees y pulsa Rechazar.
En el cuadro de diálogo que se abre:
Pulsa Rechazar y eliminar.
En Nota, introduce el motivo de tu acción.
Pulsa Rechazar.
Para rechazar una solicitud de gasto y eliminar un gasto no pagado desde la bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona la solicitud de gasto que desees y haz clic en Rechazar.
En el cuadro de diálogo que se abre:
Pulsa Rechazar y eliminar.
En Nota, introduce el motivo de tu acción.
Haz clic en Rechazar y eliminar.
