En los pasos de presentación, aprobación y revisión del ciclo de vida del gasto, puedes dividir los gastos con tarjeta y las retiradas de cajeros automáticos que se hayan realizado para bienes o servicios de dos o más proveedores, siempre que los gastos con tarjeta en cuestión cumplan con una serie de requisitos.
Por ejemplo, puedes haber pedido 10 libros a una librería online y haberlos pagado con una única transacción con tarjeta, sin embargo, los libros los entregan varios proveedores distintos. Cada proveedor emite una factura por los respectivos libros y sus importes, y las facturas se reciben de forma asíncrona a medida que van llegando los libros a lo largo de un período de tiempo.
Por lo general puedes dividir el gasto en partidas al recibir todas las facturas, y revisarlas y exportarlas a tu sistema ERP. A continuación, tendrás que ir al software de contabilidad y modificar de forma manual todas las líneas exportadas para establecer el proveedor, la fecha del documento y el número de documento correctos.
En cambio, al dividir este gasto de una sola tarjeta en varios gastos, podrás revisar y exportar solo los gastos para los que hayas recibido las facturas, sin necesidad de más trabajos manuales en tu sistema de contabilidad tras la contabilización del gasto, ya que toda la información necesaria del gasto ya se habrá presentado durante la revisión.
Por ahora, la opción de división de gastos con tarjeta en varios gastos solo se admite en el portal web de Payhawk.
Requisitos para la división de gastos
Puedes dividir un gasto con una transacción con tarjeta en varios gastos en Payhawk si cumple con los siguientes requisitos:
Es un gasto con tarjeta, es decir, ya hay una transacción con tarjeta en Payhawk.
No es un gasto revisado.
No tiene ninguna suscripción relacionada.
No tiene partidas.
La funcionalidad de división de gastos es compatible con algunas de las integraciones nativas de ERPs de Payhawk. Si no es el caso, aparecerá una ventana emergente para que puedas indicar cuándo deseas dividir una transacción con tarjeta en varios gastos.
División y combinación de gastos
Puedes anular una división de gastos mediante la opción de combinación de gastos. Para más información, consulta el artículo sobre combinación de gastos en Payhawk.
Resultado de división de gastos
Después de dividir el gasto, el resultado tendrá las siguientes características:
El importe acumulado de todos los gastos será igual al importe del gasto inicial.
Los nuevos gastos se crearán con un enlace a la misma transacción. También podrás dividir un gasto con varias transacciones.
La fecha de creación de los gastos divididos será la fecha de la operación de la división de gastos.
La clasificación del gasto y otras propiedades se heredarán del gasto inicial.
En la aplicación Gastos, cada gasto dividido mostrará un panel de información Pagado junto con X otro(s) gasto(s) e incluirá un hipervínculo al filtro ID de pago.
Si el gasto con tarjeta ya tiene un documento de gasto adjunto, se conservará y se adjuntará al primer gasto después de la división.
Si se ha aprobado un gasto con tarjeta y luego se ha dividido en gastos, su estado cambiará y se deberá presentar de nuevo.
Si se ha aprobado el gasto inicial, todos los gastos nuevos pasarán a tener el estado "No presentado".
Si ya se ha dividido un gasto en otro gasto, se vinculará a las transacciones de la división anterior. Por ejemplo, si el gasto A con la transacción T se divide en los gastos A1 y A2, y el gasto A1 se divide en los gastos A3 y A4, esto hará que los gastos A2, A3 y A4 se vinculen a la transacción T.
Si se ha actualizado el importe de los gastos divididos y la suma ya no coincide con el importe de la transacción, Payhawk te mostrará una advertencia para que lo corrijas. Los gastos divididos con advertencias por discrepancias en el importe no se pueden revisar de forma masiva.
Dividir en varios gastos
Para dividir un gasto con tarjeta o una retirada de cajero automático en varios gastos:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Gastos > Presentar, Aprobar o Revisar.
Selecciona el gasto deseado y haz clic en su menú de tres puntos.
Selecciona la opción Dividir en varios gastos. Como resultado y por defecto, el sistema dividirá el gasto en dos.
Rellena las notas y los importes de cada gasto dividido. Si necesitas añadir otro gasto dividido, haz clic en el botón + Añadir gasto. Para tu comodidad, si añades nuevas líneas y actualizas los importes, se deducirán de forma automática del primer gasto
Cuando todo esté listo, haz clic en Dividir en [número] gastos.
Si al dividir y modificar los gastos se produce una discrepancia, Payhawk te mostrará un error para que lo puedas corregir.
