La integración directa entre Payhawk y Sage Intacct le permite disfrutar de un control total de los datos intercambiados entre los dos sistemas.
Payhawk realiza la sincronización de datos cuando se conecta a Sage Intacct por primera vez. Opcionalmente, usted, como administrador de Payhawk, puede activar la sincronización de datos bajo demanda.
En el siguiente diagrama se muestran los datos que se sincronizan automáticamente entre los sistemas.
Pasar pagos a Sage Intacct
Por razones contables, Payhawk solo exporta transacciones liquidadas. Esto significa que, si un pago ha sido autorizado pero aún no ha sido liquidado, Payhawk no lo exportará a Sage Intacct. Una vez liquidada la transacción por parte del banco y después de revisar el gasto, Payhawk exportará el pago automáticamente.
Para obtener más información sobre la integración de cuentas de Payhawk-Sage Intacct, consulte el artículo sobre la sincronización de cuentas con Sage Intacct.
Pasar ingresos a Sage Intacct
De forma predeterminada, cuando se recibe un ingreso, Payhawk envía automáticamente la transacción en forma de entrada de libro en Sage Intacct.
Pasar extractos bancarios
Todas las transacciones pagadas y procesadas a través de Payhawk (transacciones con tarjeta y transferencias bancarias) se exportan conjuntamente a diario.
Debido a una limitación de la API de Sage Intacct en el importe de las transacciones, todas las transacciones procesadas en Payhawk (transacciones con tarjeta de débito/crédito o transferencias bancarias) aparecerán como transacciones bancarias en el módulo Conciliación bancaria en el sistema ERP.
Pasar gastos a Sage Intacct
Una vez revisado el gasto, Payhawk lo envía a Sage Intacct como factura, entrada de libro o registro de gasto en función del tipo de gasto y de la configuración establecida. Si su importe es positivo, Payhawk crea una factura de compra. Si, por el contrario, ha recibido un abono, el importe será negativo y Payhawk creará una nota de abono.
Para los gastos reembolsables (devoluciones, dietas, o kilometraje) Payhawk utiliza al empleado como proveedor.
Para los gastos reembolsables, Payhawk utiliza al empleado como proveedor.
Vincular facturas con pagos
Si se publica una factura y el gasto se ha pagado a través de Payhawk, Payhawk crea y vincula automáticamente un pago de factura.
Campos de datos exportados a Sage Intacct
Payhawk exporta los siguientes campos de datos al sistema Sage Intacct:
Proveedor: si el proveedor aún no existe en el sistema Sage Intacct, Payhawk notificará al usuario que puede tratarse de un proveedor nuevo y mostrará la opción de crearlo desde Payhawk o, si el perfil del usuario es Empleado, podrá solicitarlo a un administrador.
Número de documento
Fecha del documento
Período del servicio: si un administrador de Payhawk modifica el período del servicio en Payhawk, la fecha de publicación se reflejará en Sage Intacct.
Fecha de vencimiento: para todos los gastos bancarios, Payhawk exporta la fecha de vencimiento. Si no se ha introducido ninguna fecha de vencimiento, la fecha del gasto se utilizará como fecha de vencimiento.
Nota: en Sage Intacct, la nota explicativa del titular de la tarjeta para el gasto se muestra en el campo Descripción de dicho gasto.
Documento adjunto
Importe: el importe total del gasto menos el tipo impositivo.
Divisa de pago: la divisa de la transacción.
Tipo impositivo: los datos fiscales proporcionados por Sage Intacct.
Categorías de seguimiento: Payhawk importa el Departamento, la Ubicación, el Proyecto, el Cliente, el Proveedor, el Empleado, el Elemento, los Contratos y las dimensiones definidas por el usuario (personalizables), y permite utilizarlas como campos de gastos.
Tasas: cuando la transacción incluya una tasa, durante la conexión al sistema ERP se creará un asiento independiente en el diario de pagos en la cuenta correspondiente.