Le règlement EN16931 sur la facturation électronique de l'UE a été élaboré en vue d'améliorer l'efficacité, de réduire les coûts et d'accélérer la transformation numérique au sein des entreprises. Pour être en conformité avec ces nouvelles normes, les entreprises sont tenues d'adopter des technologies qui simplifient les processus tout en renforçant la transparence.
Dans la mesure où les obligations et les exigences en matière de facturation électronique diffèrent d'un pays à l'autre, Payhawk surveille de près les évolutions en matière de réglementation afin de garantir à ses clients une transition en toute transparence vers la facturation électronique tout en respectant les législations locales.
Voici un exemple de facture électronique XML au format xRechnung :
Comment Payhawk gère-t-il les factures électroniques ?
Actuellement, Payhawk prend en charge le traitement de plusieurs formats et versions de factures électroniques.
Bien qu'une intégration directe avec les autorités fiscales et les portails publics ne soit pas encore disponible, une telle fonctionnalité est prévue à l'avenir. En attendant, vous pouvez téléverser vos factures électroniques directement par l'intermédiaire du portail Payhawk ou les envoyer par e-mail à l'aide de la boîte de réception Payhawk.
Le cycle de vie de la facturation électronique dans Payhawk
Dans Payhawk, le traitement de la facture électronique est très comparable à celui d'un document PDF ou d'un fichier image classique et suit les étapes suivantes :
Téléversement de factures électroniques
Les factures électroniques sont en général fournies au format XML, un format structuré et lisible par une machine, comme le format xRechnung en Allemagne. Pour vous faciliter la tâche, Payhawk génère automatiquement un aperçu de la facture électronique au format PDF.
Dans certains cas, les factures électroniques se présentent sous la forme de PDF avec des données XML intégrées, notamment ZUGFeRD (Allemagne) ou Factur-X (France). En pareil cas, Payhawk ne génère pas de PDF séparé, mais utilise directement le PDF téléversé.
Extraction de données à partir de factures électroniques
Les factures électroniques ont pour principal avantage leur format structuré et normalisé, qui permet à Payhawk d'extraire des informations avec une précision absolue. Une fois les données extraites, les champs automatiquement remplis à partir de la facture électronique seront marqués au moyen d'une icône bleue afin de faciliter leur identification.
Il vous sera toujours possible de modifier les détails des dépenses et de sélectionner du texte directement à partir du PDF, qu'il s'agisse d'un aperçu généré ou du document original, de la même manière que pour tout autre document dans Payhawk.
Suivi du workflow d'approbation des factures électroniques
Dans Payhawk, le workflow d'approbation des dépenses avec des factures électroniques fonctionne exactement de la même manière que pour les documents classiques. Payhawk suivra le processus d'approbation que vous avez défini, indépendamment du type de document téléversé.
Exportation d'une dépense avec une facture électronique
L'exportation de dépenses avec des factures électroniques est sensiblement identique à l'exportation des dépenses avec des documents classiques. La différence essentielle réside dans le format XML et l'aperçu PDF généré de la facture. Pour vous faciliter la tâche, Payhawk exporte à la fois le fichier XML original et l'aperçu PDF. Ce principe vaut aussi bien pour l'exportation vers un système ERP ou comptable intégré que pour l'utilisation de la fonctionnalité d'exportation standard.