Vous pouvez désormais transférer directement un document de dépense payée ou impayée que vous avez reçu par e-mail aux adresses e-mail des boîtes de réception paid@payhawk.me ou unpaid@payhawk.me.
Pour trouver les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur l'utilisation de la boîte de réception Payhawk, consultez la FAQ sur la boîte de réception.
Avantages
Gagnez du temps et de l'énergie en transférant rapidement le processus d'approbation de dépense en quelques clics.
Évitez le téléchargement manuel fatigant et pénible des documents de paiement et leur téléversement sur votre compte personnel Payhawk en les joignant à la dépense effectuée.
Spécificités
Pour des raisons de sécurité, la Boîte de réception n'accepte que les e-mails envoyés depuis les adresses e-mail des utilisateurs de Payhawk. Aussi, assurez-vous de transférer l'e-mail contenant le document de paiement depuis l'adresse e-mail que vous avez utilisée pour créer votre compte personnel Payhawk.
La boîte de réception peut traiter jusqu'à 10 images ou documents PDF envoyés en tant que pièce jointe d'e-mail.
S'il n'y a pas de pièce jointe, Payhawk analysera automatiquement le corps de l'e-mail et créera un document pour vous, par exemple, pour vos reçus Uber.
Emplacement de la boîte de réception
Pour trouver et copier l'adresse e-mail de la boîte de réception dont ¸avez besoin depuis le portail Web Payhawk, survolez l'avatar de votre profil personnel avec le curseur de votre souris et dans la boîte de dialogue, sélectionnez Boîte de réception.
Pour trouver et copier l'adresse e-mail de la boîte de réception dont vous avez besoin depuis l'application mobile Payhawk, appuyez sur l'avatar de votre profil personnel et dans la boîte de dialogue, sélectionnez Boîte de réception.
Envoi de documents de paiement pour des dépenses payées
Pour soumettre une facture déjà payée pour une dépense de carte existante, transférez la facture reçue à paid@payhawk.me. Payhawk fera automatiquement correspondre le document à la dépense existante. Vous devrez seulement soumettre la dépense.
Envoi des documents de paiement pour des dépenses impayées
Pour soumettre un document de dépense pour un montant dû, transférez la facture reçue à unpaid@payhawk.me. Selon l'adresse e-mail de l'expéditeur, Payhawk reconnaîtra l'entité et l'employé, puis créera un nouveau transfert bancaire dans le système. L'algorithme d'extraction de données avec reconnaissance optique des caractères (OCR) intégrée extraira et remplira automatiquement les données de la dépense. Après vérification, la dépense pourra être réglée par les personnes autorisées de votre entreprise.
Vérification du bon traitement des documents de paiement
Pour chaque document de dépense que vous envoyez sur la boîte de réception, Payhawk enverra automatiquement un e-mail de vérification dans le même fil de discussion pour que vous ayez du contexte et des informations concernant le statut d'envoi du document.
Si vous ne recevez pas de notification dans le fil de discussion, vérifiez que le mode de conversation de votre client de messagerie est activé. Pour plus d'informations, consultez les guides de configuration Gmail ou Outlook 365.
Si le document de dépense correspond bien à une dépense payée, Payhawk vous enverra un e-mail de confirmation dans le fil de discussion. Pour afficher les informations sur la dépense, cliquez sur le lien Afficher la dépense dans l'e-mail. Une notification apparaîtra également dans la Boîte de réception de votre compte Payhawk dans l'onglet Tous.
Si le document de dépense a bien créé un nouveau transfert bancaire, Payhawk vous enverra un e-mail de confirmation de réussite dans le fil de discussion. Pour afficher les détails de la dépense, cliquez sur le lien Afficher la dépense dans l'e-mail. Vous recevrez également une notification dans la Boîte de réception de votre compte Payhawk dans l'onglet Tous.
Si le document de dépense ne correspond pas à une dépense payée ou, dans le cas d'une gestion de plusieurs entités, l'entité n'est pas reconnue, Payhawk vous enverra un e-mail dans le flux de discussion. Cliquez sur le lien Accéder à votre boîte de réception à l'intérieur pour accéder à l'onglet En attente de la Boîte de réception de votre compte Payhawk et joignez le document de dépense.
Si pour quelque raison que ce soit, Payhawk ne peut pas traiter le document de dépense, vous recevrez un message système contenant une explication dont le modèle variera en fonction du client de messagerie que vous utilisez.
Les raisons possibles d'un échec de traitement sont un échec des vérifications de sécurité de l'adresse e-mail de l'expéditeur ou un nombre de documents de dépense supérieur aux 10 documents autorisés en pièce jointe. Vous devrez contacter vos administrateurs Payhawk ou régler le problème et renvoyer le document de dépense.
Dans les rares cas que Payhawk ou un employé a fait correspondre le document à une mauvaise dépense ou à une mauvaise entité, vous pouvez déplacer la dépense en vous rendant dans l'application Dépenses et en utilisant la fonctionnalité Déplacer vers une autre dépense.
Affichage de l'historique des demandes dans la boîte de réception
Pour vous assurer du bon traitement de vos documents de paiement, filtrez les e-mails de votre Boîte de réception:
Allez dans la Boîte de réception.
Cliquez sur Ajouter un filtre.
Sélectionnez Type de demande > Demandes de messagerie.
