Pour simplifier le processus de paiement, Payhawk vous permet de définir des règles d'écart pour les types de dépenses liées aux demandes qui autorisent des écarts entre les montants indiqués dans la demande et ceux figurant sur la facture.
Payhawk déclenche un processus de rapprochement à deux facteurs pour les demandes sur la base des données de la demande et de la facture. Si, au cours du rapprochement, Payhawk identifie un écart entre les montants, le système déclenche un processus d'approbation du paiement conformément aux workflows prédéfinis pour le type de dépense lié à la demande.
Notes sur les règles d'écart
Pour rationaliser le processus de paiement, Payhawk permet aux administrateurs de définir des règles d'écart pour les dépenses liées aux demandes. Ces règles déterminent l'écart acceptable par rapport au montant approuvé avant que le système ne déclenche un processus d'approbation de l'écart.
Payhawk déclenchera un workflow d'approbation des écarts pour les demandes si le montant facturé est plus élevé que le montant de la demande et que cet écart dépasse le seuil autorisé.
Les règles d'écart ne peuvent être définies que dans la devise de votre compte de base. Si une demande est reçue dans une devise différente, Payhawk utilise le taux de change actuel pour calculer l'écart. Par exemple, si vous définissez une règle d'écart de 20 GBP et que vous recevez une demande dépassant le montant approuvé de 21 EUR, aucun écart ne sera déclenché.
Si une dépense est associée à un bon de commande, les catégories de bons de commande configurées pour exiger des bons de réception déclencheront un processus de rapprochement à 3 facteurs (entre le bon de commande, la facture et le bon de réception). En revanche, les catégories de bons de commande qui ne requièrent pas de bons de réception pour les bons de commande déclencheront un processus de rapprochement à 2 facteurs (entre le bon de commande et la facture).
Si, au cours du rapprochement, Payhawk identifie un écart entre les montants figurant dans les documents, le système déclenche un processus d'approbation du paiement conformément aux workflows prédéfinis pour le type de demande.
Payhawk déclenchera un workflow d'approbation des écarts pour les demandes et les bons de commande dans les cas suivants :
Si le montant facturé est supérieur au montant de l'achat avec un écart supérieur au seuil autorisé.
Si les articles reçus dépassent la quantité achetée, un processus de rapprochement à 3 facteurs est déclenché.
Si le nombre d'articles reçus est inférieur au nombre d'articles achetés.
Règles de clôture automatique et seuils d'écarts
Pour définir des règles d'écart pour les demandes :
Accédez à l'onglet Paramètres > Demandes > Règles :
Indiquez si la clôture automatique doit être activée pour les demandes de votre entreprise.
Utilisez le lien Configuration du workflow pour attribuer les rôles Payhawk ou les employés autorisés à initier les paiements pour les écarts.
Sous Écart de montant, définissez un pourcentage et/ou un montant spécifique comme seuil acceptable.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
S'il existe un écart de quantité, la tolérance d'écart de montant sera ignorée.
