Grâce aux fonctionnalités de catégories de dépenses, Payhawk fournit un outil puissant pour automatiser les processus comptables de votre entreprise et pour maintenir un contrôle financier plus rapide et plus facile.
Aperçu des catégories de dépenses Payhawk
Dans Payhawk, les catégories de dépenses sont des noms conviviaux que vous pouvez attribuer aux dépenses. Chaque catégorie de dépenses est liée à un code de compte facultatif de votre plan comptable ou d'autres systèmes d'enregistrement.
Les codes de compte ne seront visibles que dans votre rapport mensuel.
Lors du téléchargement des dépenses dans Payhawk, les employés définissent la catégorie de la dépense. Si vous associez chaque catégorie de dépenses à votre numéro de compte comptable, votre équipe de contrôle verra ces données dans le fichier Excel exporté et pourra immédiatement commencer à analyser et à découper les chiffres.
Création de catégories de dépenses
Pour créer une catégorie de dépenses dans Payhawk :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Paramètres > Champs de dépenses > Champs intégrés > Catégories.
Cliquez sur le bouton + Ajouter une catégorie .
Saisissez le nom de la nouvelle catégorie et son code de compte.
Pour ajouter un taux d'imposition par défaut, vous devez d'abord créer un champ de dépenses de taux d'imposition avec la valeur souhaitée. Il sera alors visible dans les options déroulantes TAUX D'IMPOSITION et vous pourrez le sélectionner et l'appliquer à votre catégorie.
Cliquez sur Enregistrer.
Modification des catégories de dépenses
Pour modifier une catégorie de dépenses :
Cliquez sur la catégorie souhaitée.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, modifiez les données.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Supprimer des catégories de dépenses
Pour supprimer une catégorie de dépenses :
Passez la souris sur la catégorie souhaitée.
Cliquez sur l'icône Corbeille.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Supprimer la catégorie.
Ajouter des sous-catégories
Pour ajouter une sous-catégorie à une catégorie de dépenses existante :
Survolez la catégorie souhaitée.
Cliquez sur l'icône + (plus).
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez le nom de la nouvelle catégorie, son code de compte et le taux d'imposition qui sera appliqué à ses dépenses.
Notez que pour pouvoir ajouter un taux de taxe par défaut à partir du menu déroulant, vous devez d'abord créer un champ de dépense de taux de taxe avec la valeur souhaitée.
Définissez les gestionnaires de la catégorie.
Cliquez sur Enregistrer.
Modification des sous-catégories
Pour éditer une sous-catégorie de dépenses :
Cliquez sur la sous-catégorie souhaitée.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, modifiez les données.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Supprimer des sous-catégories
Pour supprimer une sous-catégorie de dépenses :
Survolez la sous-catégorie souhaitée.
Cliquez sur l'icône Corbeille.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Supprimer la catégorie.
