Payhawk étant une institution financière réglementée, elle vous demandera de fournir certains documents d'entreprise et documents identifiant ses représentants avant de pouvoir avoir accès à sa plateforme. Pour plus d'informations sur les réglementations de conformité auxquelles Payhawk doit adhérer, consultez l'article Conformité et processus de vérification des identités .
Les procédures de conformité et de vérification des identités varient d'un pays à l'autre et, à ce titre, Payhawk est tenue de collecter des documents spécifiques pour se conformer aux réglementations locales.
Cet article résume les documents KYC les plus courants collectés auprès des candidats de l'EEE et du Royaume-Uni. Pour connaître les documents requis par les candidats basés aux États-Unis, consultez l'article Postuler à Payhawk aux États-Unis.
Exigences de l'entreprise
Lorsqu’elle postule à Payhawk, une entreprise doit :
Être enregistrée dans l'EEE ou au Royaume-Uni.
Disposer d'au moins 250 000 EUR (ou son équivalent en GBP) pour une entité mère d'un groupe ou 100 000 EUR (ou son équivalent en GBP) pour chaque entité filiale d'un groupe sur un ou plusieurs compte(s) bancaire(s) européen(s) et au nom de l'entité demandeuse.
Aperçu du processus de candidature à Payhawk
Pour ouvrir votre compte Payhawk, vous devez soumettre initialement les informations suivantes :
Votre nom, adresse e-mail professionnelle et personnelle.
Informations sur l'entreprise et l'un de ses directeurs.
Payhawk vous enverra, à vous et au directeur, une vérification d'identité sous forme de SMS qui nécessitera une photo de votre passeport ou de votre carte d'identité et un selfie.
Si Payhawk a besoin de plus d'informations, l'équipe Payhawk concernée vous contactera dans les prochaines 24 heures pour obtenir les données supplémentaires. Sinon, une fois la vérification d’identité terminée, vous pourrez immédiatement commencer à déposer des fonds sur votre nouveau compte.
Documentation d'entreprise requise
Durant le processus de candidature, les entreprises seront tenues de soumettre les informations suivantes :
Dernière version disponible des statuts d'une entreprise.
Certificat de conformité, délivré au cours des six derniers mois : le certificat peut être extrait du registre des sociétés d'un pays respectif et doit inclure le statut à jour d'une entreprise, y compris les données générales, les administrateurs et les représentants légaux.
Un extrait UBO/une liste des actionnaires délivré(e) par l'État au cours des 6 derniers mois.
Informations requises pour les représentants de l'entreprise
Payhawk n'a besoin de données personnelles que pour les contrôles KYC (Know Your Customer) et AML (Anti-Money Laundering). Ces documents seront collectés à la fois pour les directeurs généraux d’une entreprise et/ou pour les bénéficiaires effectifs.
Premièrement, un représentant de l'entreprise par l'intermédiaire duquel une entreprise demande un compte Payhawk devra vérifier son identité via Onfido. Il peut s'agir d'un candidat et/ou d'un chef d'entreprise. Le processus comprend la prise d’une photo du document d’identité choisi et d'un selfie. Cela prend généralement quelques minutes.
Veuillez noter qu'une vérification de l'identité des directeurs généraux et des bénéficiaires effectifs (détenant 25 % ou plus de participation) est également requise et, à ce titre, les demandes comprendront les documents suivants :
Une pièce d'identité - cela peut être une carte d'identité ou un passeport.
Un justificatif de domicile, délivré dans les trois mois suivant la date de la demande - il peut s'agir d'une facture de service pour l'eau, le gaz, l'électricité, le téléphone fixe ou Internet, ou d'un relevé de carte de crédit ou de débit. D’autres documents fiscaux ou de résidence délivrés par le gouvernement sur lesquels figure une adresse personnelle suffiraient également.
Processus de vérification des identités
Le processus de vérification de l'identité doit être lancé et complété pour la personne qui soumet la candidature et le directeur dont les coordonnées sont soumises au cours du parcours de candidature, c'est-à-dire la personne qui contrôle la gestion de l'entreprise.
Pour mener à bien le processus de vérification des identités, Payhawk vous enverra un lien de vérification de l'identité sous forme de SMS ou par e-mail qui nécessitera une photo de votre passeport ou de votre pièce d'identité, et un selfie ou une vidéo en direct. À ces fins, Payhawk s'associe à Onfido, un fournisseur externe et un outil de vérification d'identité personnelle, utilisé pour accélérer le processus d'intégration des clients.
Une fois que vous avez reçu un lien vers Onfido, suivez ces étapes générales pour télécharger votre identifiant et selfie :
Ouvrez le lien - cliquez sur le lien que vous avez reçu. Ce lien vous dirigera vers la plateforme Onfido de vérification des identités.
Fournissez vos informations personnelles - saisissez les informations personnelles requises telles que votre nom, votre date de naissance et tout autre détail demandé.
Téléchargez la pièce d'identité - vous serez invité(e) à télécharger des images de votre pièce d'identité. Assurez-vous que le document est valide, non expiré et répond aux critères spécifiés (par exemple, clair, visible, sans éblouissement). Suivez les instructions pour prendre des images du recto et du verso de votre pièce d’identité.
Prenez votre selfie - après avoir téléchargé votre pièce d'identité, il vous sera peut-être demandé de prendre un selfie. Suivez les instructions pour prendre une photo claire et bien éclairée de votre visage. Cela permet de comparer le selfie avec la photo de votre pièce d'identité.
Examinez et confirmez les données - examinez attentivement les informations que vous avez fournies et les images téléchargées. Assurez-vous que tout est exact avant de confirmer la soumission.
Attendez la vérification - après la soumission, le processus de vérification peut prendre un certain temps. Vous pourriez recevoir un e-mail ou une notification une fois la vérification terminée.