Merci d’avoir choisi Payhawk ! En tant qu’institution financière réglementée, Payhawk exige la fourniture de certains documents d’entreprise ainsi que des pièces d’identité des représentants de l’entreprise avant de pouvoir accéder à la plateforme. Pour plus de détails sur les règles suivies par Payhawk et le processus de vérification d’identité, nous vous invitons à consulter notre article sur la conformité et la vérification.
Pour commencer, voici un résumé des principales conditions de candidature, des informations demandées et des étapes du processus de candidature.
Conditions de candidature et informations requises
Enregistrement du compte - Cette étape initiale consiste à fournir des informations de base sur l’entreprise et à créer un compte.
Propriétaires de l’entreprise ou bénéficiaires effectifs (UBO) - Les informations requises incluent le nom complet, la nationalité, une copie claire d’un document d’identité valide (passeport ou carte d’identité nationale). Ces informations sont nécessaires pour les individus possédant ou contrôlant plus de 25 % de l’entreprise (ou, dans de rares cas, plus de 10 %).
Directeurs de l’entreprise - Pour au moins un directeur, les informations suivantes sont requises : nom complet, date de naissance, document d’identité gouvernemental ou passeport. Si l’entreprise compte plusieurs directeurs, des informations supplémentaires sur les autres directeurs et représentants doivent également être fournies.
Utilisation prévue - Une brève description de la manière dont l’entreprise prévoit d’utiliser les services de Payhawk, tels que la gestion des dépenses, les cartes pour employés, etc.
Adresse de l’enregistrement de l’entreprise - L’adresse officielle du siège social de l’entreprise, qui doit correspondre aux détails figurant dans le registre officiel des entreprises.
Vérification d’identité - Payhawk utilise un système de vérification d’identité sécurisé (Onfido) pour vérifier l’identité des directeurs et des bénéficiaires effectifs. Ce processus peut inclure des scans de documents d’identité, une technologie de reconnaissance faciale, d’autres méthodes permettant de confirmer l’identité des individus.
Documents requis pour l’entreprise - Dans la plupart des cas, les documents suivants sont nécessaires :
Extrait du registre officiel du commerce/de l’entreprise - Un extrait à jour contenant les détails d’enregistrement de l’entreprise.
Organigramme de la structure de propriété - Un schéma visuel représentant la structure de propriété de l’entreprise, incluant tous les niveaux de propriété jusqu’aux bénéficiaires effectifs. Ce document doit être daté et signé par un directeur de l’entreprise.
Extrait prouvant la propriété de toutes les entités menant aux bénéficiaires effectifs - Documentation attestant de la propriété des entités, en particulier dans les cas où plusieurs niveaux de propriété sont impliqués (par exemple, des sociétés mères).
Statuts de l’entreprise - Le document constitutif de l’entreprise précisant sa structure, ses pouvoirs et les règles qui la régissent.
Aperçu du processus de candidature
Avec des opérations dans 32 pays européens, le processus d'inscription à Payhawk peut légèrement varier en fonction de la région. Voici les grandes étapes communes :
*Dans certains cas