Vous devez savoir si les fonds de vos comptes en devises Payhawk sont suffisants par rapport aux limites de carte définies de vos employés et aux virements bancaires planifiés vers vos fournisseurs.
Vérification des fonds disponibles pour les limites mensuelles de la carte
Une fois que les cartes de vos employés émises et que leurs limites mensuelles de carte définies, vous pouvez vérifier si l'argent disponible sur votre compte Payhawk est suffisant pour couvrir toutes les limites de carte.
Connexion au portail Web Payhawk.
Accédez aux Cartes.
Dans la colonne DISPONIBLE de la liste des titulaires de carte, vérifiez les chiffres rouges. Les chiffres rouges indiquent que le montant disponible sur votre compte Payhawk est insuffisant pour couvrir cette limite mensuelle de carte.
Gérez ce problème de l'une des manières suivantes :
Réduisez la limite mensuelle de la carte. Cette approche convient si le titulaire de la carte n'utilisera pas la carte avant la fin du mois ou jusqu'à votre prochain versement de fonds prévu sur votre compte Payhawk.
Versez des fonds sur votre compte Payhawk. Cette approche est recommandée si le titulaire de la carte paiera des dépenses d'entreprise jusqu'à la fin du mois ou jusqu'à votre prochain versement de fonds prévu sur votre compte Payhawk.
Vérification de la disponibilité des fonds pour les paiements et les abonnements planifiés en cours
Pour vérifier si les fonds de vos comptes en devises Payhawk respectifs sont suffisants pour les prochains paiements et les abonnements planifiés :
Accédez aux Fonds.
Sélectionnez le compte en devise souhaité en cliquant dessus.
À partir du calendrier, sélectionnez la période pour laquelle vous devez vérifier les fonds disponibles.
Sur l'écran qui s'affiche :
Le montant Disponible est l'argent actuellement disponible sur votre compte en devises Payhawk.
Si vous avez des paiements à venir pour ce compte en devise Payhawk, cliquez sur la section Paiements à venir pour afficher les paiements planifiés et les abonnements dus pour la période sélectionnée.
La section Montant disponible affiche l'argent réel que vous pouvez dépenser, c'est-à-dire les fonds actuellement disponibles moins les paiements à venir.
Si les fonds sont insuffisants pour couvrir les paiements à venir pour la période sélectionnée, le système affichera un avertissement lors de l'ouverture du compte.
Paramétrage des notifications par courrier électronique en cas de diminution des fonds
Vous pouvez demander au système de vous envoyer des notifications automatiques par courrier électronique si les fonds disponibles sur votre compte en devises tombent en dessous d'un seuil de montant que vous avez défini.
Allez dans Fonds et sélectionnez le compte de remboursement en cliquant dessus.
Dans l'onglet Paramètres, activez le bouton à bascule Notification par e-mail et définissez le seuil.
Les notifications par e-mail en cas de manque de fonds seront envoyées à tous les administrateurs Payhawk de votre entreprise.