Vous pouvez ajouter plus de détails à chaque dépense de l'entreprise pour vous aider à mieux la catégoriser, comme le centre de coûts, la catégorie d'émissions de carbone, l'ID du projet, et plus encore.
Création de champs de dépenses personnalisés
Pour créer un champ de dépenses personnalisé dans Payhawk :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à la section Paramètres > Champs de dépenses > Champs personnalisés.
Cliquez sur + Ajouter un champ pour ajouter le nouveau champ personnalisé.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un champ, fournissez les informations requises :
Le nom du champ, par exemple, Catégorie d'émissions 2.
Les rôles, c'est-à-dire qui pourra voir le champ de dépenses personnalisé.
Si le champ de dépenses personnalisé sera affiché pour des catégories de dépenses spécifiques. Si c'est le cas, choisissez la catégorie dans la liste déroulante qui s'ouvrira après avoir activé l'option Afficher le champ personnalisé pour des catégories spécifiques.
Si le champ de dépenses personnalisé sera requis pour la soumission, c'est-à-dire si les employés devront le remplir avant de soumettre une dépense.
Si le champ de dépenses personnalisé sera requis pour la vérification, c'est-à-dire si le champ sera requis pour que la dépense puisse être marquée comme vérifiée dans l'application Fournisseurs.
Cliquez sur Ajouter.
Ajout de valeurs aux champs de dépenses personnalisés
Maintenant qu'un nouveau champ de dépenses personnalisé a été créé, vous pouvez ajouter ses valeurs.
Valeurs n'est disponible que pour les champs de dépenses personnalisés de type liste prédéfinie ou liste dynamique.
Accédez à Paramètres > Champs de dépenses.
Sélectionnez le champ de dépenses souhaité, par exemple Catégorie d'émissions. Catégorie d'émissions est un type de liste prédéfinie de champ de dépenses personnalisé.
Cliquez sur + Ajouter une valeur.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, ajoutez les informations suivantes pour la valeur prédéfinie :
Le nom de la valeur.
(Facultatif) Un ID externe qui sera mappé à votre logiciel de comptabilité externe.
Les gestionnaires de la catégorie en cliquant sur Modifier.
Fermez la boîte de dialogue en cliquant sur X.
Ajout de valeurs de sous-liste pour les types de champs de liste prédéfinie
Pour les types de champs de liste prédéfinie, vous pouvez également créer des éléments de sous-liste dans l'élément de liste principal en cliquant sur le signe + (plus) en regard de la valeur. Par exemple :
Définissez Marketing comme élément de liste principal Centre de coûts.
Ajoutez Marketing en ligne et Marketing hors ligne comme éléments de sous-liste.
Définition de la suggestion automatique pour les champs de dépenses personnalisés
Pour plus d'informations sur la définition de la stratégie de suggestion pour vos champs de dépenses personnalisés dans Payhawk, consultez les articles sur le remplissage automatique des données des champs de dépenses et le paramétrage de la catégorisation des dépenses en fonction de l'équipe, de l'employé et du fournisseur.