Payhawk facilite l'automatisation des dépenses en réduisant le travail manuel lors de la vérification, de la confirmation des informations ou du paiement des dépenses de l'entreprise.
Payhawk utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) capable de lire plus de 65 langues, dont le cyrillique, un algorithme avancé d'extraction de données basé sur l'IA et plusieurs algorithmes d'apprentissage automatique (ML), entre autres, pour exploiter les données et suggérer automatiquement autant de champs de dépenses que possible.
Extraction automatique des données avec l'OCR
La reconnaissance optique de caractères ou lecteur (OCR) est la conversion électronique d'images de texte tapé ou imprimé en texte codé automatiquement. Il peut s'agir d'un document numérisé ou d'une photo d'un document. Payhawk utilise l'OCR pour les images et les documents numérisés pris lors de l'utilisation de l'application mobile. Lorsque Payhawk détecte le texte de l'image, le système poursuit le processus d'extraction des données et détermine le montant total, le numéro de facture, etc.
Dans le cadre de sa solution de gestion des dépenses, Payhawk a développé un algorithme d'extraction de données basé sur l'IA qui extrait automatiquement les informations pertinentes des factures et des reçus téléchargés. Le non-recours à la saisie manuelle des données réduit considérablement les erreurs dans les données comptables et augmente la productivité des équipes financières.
À partir des documents de dépenses et de paiement, l'outil d'extraction de données extrait les informations suivantes relatives aux dépenses :
Fournisseur (nom, numéro de TVA, pays)
Date du document
Numéro du document
Date d'échéance
Montant total
Montant de taxe
Devise du document
Type de document (facture ou reçu)
Pour obtenir davantage d'informations sur la mise en œuvre de l'OCR Payhawk, consultez l'article de blog relatif à l'extraction intelligente de données simplifiée avec la technologie OCR (Smart data extraction made simple with OCR technology) de Trish Toovey.
Suggestions automatiques pour la catégorisation des dépenses
La catégorisation des dépenses ne contient pas seulement les informations du document. Elle contient aussi d'autres champs tels que la Catégorie (Code G/L), les champs personnalisés (Projet, Centre de coûts, etc.) et le Code de TVA.
Comme la valeur de ces champs ne peut pas être déterminée sur la base des informations contenues dans le document, Payhawk applique différentes stratégies pour suggérer la valeur correcte pour ces champs.
Payhawk prend en charge différentes stratégies de suggestion pour le champ de dépense intégré Catégorie et tout champ de dépenses personnalisé créé par vous.
Stratégie de suggestion pour les champs de dépenses personnalisés et Catégorie
Les stratégies de suggestion font partie des paramètres que les administrateurs Payhawk définissent pour chaque champ de dépense personnalisé ou le champ de dépense intégré Catégorie. Ces paramètres se trouvent dans l'onglet Champs de dépenses > Champs personnalisés > [Champ personnalisé sélectionné] > Paramètres ou Champs de dépenses > Champs intégrés > Catégories > Paramètres .
Aucune stratégie de suggestion
Si Suggestions est défini sur Aucune, le champ de dépense restera vide et ne sera pas automatiquement renseigné.
Une stratégie de suggestion de valeur par défaut
Si Suggestions est défini sur Une valeur par défaut, vous devez définir cette valeur par défaut afin qu'elle soit automatiquement renseignée dans le champ de dépense pour chaque dépense. Ce paramètre est utile si vous disposez d'un champ personnalisé ayant une valeur pour plus de 90 % des dépenses et que l'équipe financière le modifie rarement lors de l'étape de vérification.
Stratégie de suggestion de l'IA Payhawk
Si Suggestions est défini sur IA Payhawk, le champ de dépenses sera automatiquement renseigné en fonction des données historiques recueillies par le système Payhawk pour votre compte. Le modèle ML avancé prend en compte l'employé, le fournisseur, les valeurs historiques des champs, la catégorie du commerçant (pour les transactions par carte) et d'autres paramètres pour prendre des décisions concernant chaque dépense et chaque champ de catégorisation.
L'option IA Payhawk est définie par défaut sur tous les champs personnalisés et convient à toute analyse de rentabilité pour laquelle l'automatisation est nécessaire. Cette option est particulièrement efficace pour les domaines dans lesquels vous n'avez pas de règles strictes.
Stratégie de suggestion de fournisseur
Si Suggestions est défini sur Fournisseur, alors la suggestion du champ de dépense sera dirigée par le fournisseur sélectionné pour la dépense. Ce paramètre est utile pour les champs et catégories personnalisés lorsqu'ils sont strictement déterminés par le fournisseur – par exemple, si le fournisseur est Uber, la catégorie est Indemnité de taxi, si le fournisseur est Facebook Ads, la catégorie est Annonces marketing, etc.
Si vous sélectionnez que la stratégie de suggestion d'un champ est Fournisseur, vous pouvez choisir une valeur de champ pour chacun de vos fournisseurs.
Le champ de dépense sera affiché sous l'onglet Catégorisation des dépenses pour tous les fournisseurs. Puis, vous pourrez accéder aux Fournisseurs, sélectionner un fournisseur spécifique, accéder à l'onglet Catégorisation des dépenses et définir une valeur pour ce champ de dépense. Par conséquent, toutes les dépenses associées à ce fournisseur afficheront la valeur configurée pour le champ défini dans la section Catégorisation.
En disposant de valeurs pour un nombre toujours plus important de fournisseurs, l'automatisation de vos dépenses sera plus élevée et Payhawk pourra encore mieux vous accompagner.
En sélectionnant une valeur dans la liste Valeur par défaut pour tous les fournisseurs, vous pouvez spécifier la valeur du champ de dépense si aucune valeur n'est définie pour un fournisseur. Pour afficher une valeur par défaut en l'absence de valeur définie pour un fournisseur, vous pouvez la sélectionner ici – par exemple, si le champ de dépense personnalisé Emplacement du fournisseur n'est pas présélectionné, sélectionnez toujours Allemagne comme valeur par défaut.
Stratégie de suggestion pour les employés et les équipes
Si Suggestions est défini sur Employé/Équipe, vous pourrez définir une valeur par défaut pour ce champ de dépense pour tous les employés et toutes les équipes. Ce paramètre est utile pour les champs qui sont strictement déterminés par l'employé ou l'équipe – par exemple, pour les champs de dépenses personnalisés Centre de coûts, Département ou Emplacement.
Une fois l'option Équipe/Employé sélectionnée comme stratégie de suggestion d'un champ, vous pourrez choisir une valeur de champ pour chacune de vos équipes et chacun de vos employés sur la plateforme.
Le champ de dépenses sera affiché dans l'onglet Catégorisation des dépenses pour tous les employés et toutes les équipes. Vous pourrez accéder à l'application Employés , sélectionner un employé ou une équipe spécifique, accéder à l'onglet Catégorisation des dépenses de l'employé ou de l'équipe et définir une valeur pour le champ de dépenses pour cet employé ou cette équipe spécifique.
Par défaut, l'employé hérite de la valeur par défaut de son équipe. Dans ce cas, l'option Utiliser la valeur par défaut de l'équipe s'affichera dans la section de catégorisation des dépenses.
S'il n'existe aucune valeur pour l'équipe du salarié, le système vérifiera l'équipe parent de cette équipe, et ainsi de suite. Cette approche vous permet de définir, par exemple, Refonte du site Web du projet à Marketing – Équipe du site Web, ainsi la valeur suggérée pour tous les employés de cette équipe sera Refonte du site Web du projet.
Le fait d'utiliser l'héritage Employé/Équipe permet d'économiser du temps et des efforts pour la configuration individuelle et contribue à la cohérence des données de catégorisation de manière générale.
En sélectionnant une valeur dans la liste Valeur par défaut pour toutes les équipes/tous les employés , vous pouvez spécifier la valeur du champ de dépenses si aucune valeur n'a été définie pour cet employé et ses équipes – par exemple, s'il n'y a pas de valeur présélectionnée pour cet employé, sélectionnez toujours les dépenses Sous-traitants pour le champ de dépenses personnalisé Centre de coûts.
Stratégie de suggestion du taux d'imposition
Le taux d'imposition est important dans le cadre du processus de récupération fiscale et pour la façon dont vous catégorisez vos dépenses. Payhawk prend en charge les stratégies suivantes pour le champ de dépense intégré Taux d'imposition :
Suggestion de taux d'imposition menée par le fournisseur : vous pouvez spécifier le taux d'imposition par fournisseur ou le laisser vide et attribuer une valeur à chaque dépense de ce fournisseur. Vous pouvez définir la valeur du Taux d'imposition comme pour la stratégie de suggestion du fournisseur en accédant à la section Fournisseurs > [Fournisseur sélectionné] > Catégorisation des dépenses> Taux d'imposition.
Suggestion de taux d'imposition par catégorie – Vous pouvez également spécifier le taux d'imposition par catégorie. Dans ce cas, la catégorie déterminera le taux d’imposition et le proposera en fonction de la catégorie sélectionnée par les personnes concernées de votre entreprise.
Pour les taux d'imposition, les suggestions déterminées par les catégories ne fonctionnent pas si vous disposez d'une intégration d'ERP (logiciel de comptabilité) en direct et que vos taux d'imposition et catégories en sont issus.