Selon les cas, vous devrez peut-être créer différentes dépenses d'entreprise sur le portail Web Payhawk et soumettre des demandes de dépenses aux approbateurs concernés conformément aux workflows définis pour votre entreprise.
Vous ne pourrez soumettre des dépenses que si un administrateur Payhawk active l'option de soumission dans le cadre des workflows de votre entreprise. Dans le cas contraire, vos dépenses seront automatiquement enregistrées pour être examinées par les personnes autorisées.
Téléchargement de documents de dépenses
Lorsque vous créez des dépenses, vous pouvez télécharger des documents de dépenses au format PDF, JPG et PNG de la manière suivante :
Par glisser-déposer.
En téléchargeant à partir de votre système de fichiers.
En les collant à partir du presse-papiers.
Dépenses par carte
Lorsque vous aurez effectué des paiements avec votre carte d'entreprise, une dépense sera automatiquement créée. Pour télécharger des documents de dépenses pour les dépenses par carte :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > À Envoyer.
Cliquez sur la dépense dont vous avez besoin.
Téléchargez le document de dépenses depuis votre système de fichiers.
La fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Payhawk renseignera automatiquement les données de dépenses en fonction du document et du fournisseur. Vérifiez les informations extraites automatiquement et remplissez manuellement tous les autres champs.
Cliquez sur À envoyer.
Factures et frais à rembourser
Pour créer un factures ou des frais à rembourser :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Dépenses.
Cliquez sur le bouton + Créer.
Sur l'écran qui s'affiche, sélectionnez Factures ou Remboursement. Pour cet exemple, cliquez sur Factures.
Notez que pour les remboursements, l'écran affichera vos informations de remboursement actuelles. Si ces informations sont incorrectes, vous pouvez les modifier en cliquant sur le bouton Enregistrer.
Téléchargez le document de dépenses depuis votre système de fichiers. Cliquez sur le bouton Ajouter 1 dépense.
La fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Payhawk extraira automatiquement les données du fournisseur. Saisissez les informations relatives aux dépenses concernées, le cas échéant.
Cliquez sur À envoyer.
Dépenses relatives aux frais kilométriques
Pour créer une dépense relative aux frais kilométriques :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Dépenses.
Cliquez sur le bouton + Créer.
Sur l'écran qui s'affiche, sélectionnez Indemnité journalière.
Sur l'écran suivant, saisissez les informations relatives à votre voyage. Cliquez sur Ajouter 1 dépense.
Cliquez sur À envoyer.
Pour soumettre des dépenses kilométriques récurrentes :
Accédez à Dépenses, cliquez sur le bouton + Nouveau et sélectionnez Kilométrage.
Dans la section Récent, sélectionnez la dépense que vous souhaitez dupliquer.
Cochez la case Ajouter pour plusieurs dates.
Sur l'écran suivant, sélectionnez les dates de récurrence souhaitées et cliquez sur Ajouter le kilométrage.
Sur l'écran Dépenses, sélectionnez les dépenses que vous souhaitez soumettre.
Cliquez sur Soumettre.
Dépenses relatives aux indemnités journalières
Pour créer une dépense relative à une indemnité journalière :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Dépenses.
Cliquez sur le bouton + Créer.
Sur l'écran qui s'affiche, sélectionnez Indemnité journalière.
Sur l'écran suivant, saisissez les informations relatives à votre voyage, puis sélectionnez les repas inclus dans le prix (déductions). Cliquez sur le bouton Ajouter 1 dépense.
Dans la boîte de dialogue suivante, téléchargez le document de dépenses.
Cliquez sur À envoyer.
Soumission des dépenses de manière groupée
Vous pouvez également soumettre plusieurs dépenses à la fois :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > À Envoyer.
Cochez les cases des dépenses que vous souhaitez soumettre.
Après cette opération, la boîte de dialogue qui se charge à côté de la liste des dépenses affiche un résumé des dépenses sélectionnées.
Cliquez sur À envoyer.
