L'intégration directe entre Payhawk et QuickBooks Online vous permet d'avoir un contrôle total sur les données échangées entre les deux systèmes.
Payhawk effectue la synchronisation des données lors de la première connexion à QuickBooks Online. En option, les administrateurs de Payhawk peuvent déclencher la synchronisation des données à la demande.
L'intégration crée ou met en correspondance un compte bancaire pour chaque devise active dans Payhawk. Vous indiquerez également la date de début des soldes que vous souhaitez synchroniser entre Payhawk et QuickBooks Online.
Le diagramme suivant résume les données qui sont automatiquement synchronisées entre les systèmes.
Transfert des paiements vers QuickBooks Online
Pour des raisons comptables, Payhawk exporte uniquement les transactions réglées. Cela signifie que si un paiement a été autorisé, mais n'a pas encore été réglé, Payhawk ne l'exportera pas vers QuickBooks Online.
Une fois une transaction réglée par la banque, sa date de règlement et son montant seront automatiquement exportés vers le compte bancaire Payhawk dans QuickBooks Online sous forme de paiement de facture.
Pour plus d'informations sur l'intégration des comptes Payhawk-QuickBooks Online, consultez l'article Synchronisation des comptes avec QuickBooks Online.
Transfert des dépôts vers QuickBooks Online
Par défaut, une fois qu'un dépôt a été reçu, Payhawk transfère automatiquement la transaction de dépôt sous forme de transaction de dépôt bancaire dans QuickBooks Online.
Parfois, l'exportation automatique des dépôts n'est pas souhaitée en raison des paramètres prédéfinis requis. Dans ce cas, contactez Payhawk pour désactiver la fonction d'exportation automatique des dépôts.
Transfert des dépenses vers QuickBooks Online
Une fois qu'une dépense a été examinée, Payhawk transmet cette dépense à QuickBooks Online sous forme de facture.
Pour les dépenses de remboursement, Payhawk utilise l'employé comme vendeur.
Association des factures aux paiements
Lorsqu'une facture est affichée et qu'elle a été payée via Payhawk, Payhawk créera et liera automatiquement un paiement de facture.
Champs de données exportés vers QuickBooks Online
Payhawk exporte les champs de données vers le système QuickBooks Online suivants :
Fournisseur - Si le fournisseur n'est pas dans le système QuickBooks Online, Payhawk informera l'utilisateur qu'il peut s'agir d'un nouveau fournisseur et affichera l'option de le créer à partir de Payhawk ou, si le rôle de l'utilisateur est celui d'un employé, de le demander depuis un rôle d'administrateur.
Numéro du document
Préfixe du numéro de document- Ce champ facultatif vous permet de donner un préfixe à toutes les dépenses effectuées via Payhawk et de les visualiser facilement pour les exporter vers QuickBooks Online.
Date du document
Période de service - Une fois que l'administrateur aura modifié la date de la Période de service dans Payhawk, cela écrasera la Date du document de la dépense enregistrée dans le système ERP.
Date d'échéance - Pour toutes les dépenses bancaires, Payhawk exporte la date d'échéance. Si aucune date d'échéance n'est saisie, la date de la dépense est utilisée comme date d'échéance.
Note - La note explicative du titulaire de la carte pour la dépense est disponible dans le champ Description de la dépense dans QuickBooks Online.
Image du document
Montant - Le montant total moins le taux d'imposition de la dépense.
Devise
Taux d'imposition - Le taux d'imposition fourni par QuickBooks Online.
Catégories de suivi - Payhawk importe les classes et emplacements QuickBooks Online et permet de les utiliser comme champs de dépenses.
Frais - Lorsque la transaction est accompagnée d'un frais, ce frais crée une entrée de journal de paiement distincte dans le compte dédié lors de la connexion au système ERP.