Vous pouvez configurer les paramètres du type de frais kilométriques dans Payhawk selon les exigences de votre entreprise.
Activation et désactivation des kilométrages
Pour activer (ou désactiver) les types de frais kilométriques pour votre entreprise :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Paramètres > Types de dépenses.
Sélectionnez Kilométrage.
Pour permettre aux employés de votre entreprise de créer des frais kilométriques, activez le bouton à bascule. Pour cet exemple, les frais kilométriques seront activés. Au contraire, pour désactiver les kilométrages pour votre entreprise, désactivez le bouton à bascule.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Activer pour confirmer vos paramètres.
Configuration des paramètres de kilométrage et des tarifs basés sur la distance
Une fois que vous avez activé les kilométrages dans votre entreprise, vous pouvez définir leurs paramètres de base :
Accédez à Kilométrage > Paramètres.
Dans les options de la liste déroulante, sélectionnez :
Les personnes qui pourront créer des frais kilométriques, par exemple, tous.
L'unité de distance (miles ou kilomètres).
La devise dans laquelle vous rembourserez vos employés, par exemple EUR.
Dans l'onglet Paramètres, vous pouvez également définir si vous utiliserez des tarifs kilométriques différents jusqu'à des distances spécifiques pour chaque type de kilométrage ou si vous utiliserez des tarifs fixes pour toutes les distances pour un type de kilométrage spécifique.
Pour définir des tarifs kilométriques basés sur la distance pour chaque type de kilométrage :
Activez le tarif kilométrique basé sur la distance en activant le bouton à bascule.
Définissez le type de seuils kilométriques (aller simple ou annuel) en sélectionnant l'option appropriée.
Saisissez la limite du seuil, c'est-à-dire la distance sur la base de laquelle vous appliquerez les différents tarifs kilométriques pour le type de kilométrage.
Par exemple, jusqu'à 200 kilomètres par an, le tarif kilométrique que l'entreprise remboursera aux employés pour les déplacements effectués avec leurs véhicules (type kilométrage) sera de 0,45 EUR par kilomètre. Au-delà de 200 kilomètres, le tarif kilométrique sera de 0,325 EUR par kilomètre.
Cliquez sur Enregistrer les modifications. Dans l'onglet Tarifs, vous pourrez désormais définir deux tarifs différents pour vos frais kilométriques.
Pour ajouter d'autres seuils pour les tarifs de frais kilométriques, cliquez sur Ajouter un seuil et définissez une autre limite basée sur la distance, par exemple 500 kilomètres. Cliquez ensuite sur Enregistrer les modifications pour confirmer votre choix.
Ajout, modification et suppression de tarifs kilométriques
Pour ajouter un tarif kilométrique pour votre entreprise :
Accédez à Paramètres > Types de dépenses.
Sélectionnez Kilométrage.
Sous l'onglet Tarifs, cliquez sur + Ajouter un tarif.
Saisissez les données et cliquez sur l'option Enregistrer.
Pour modifier un tarif kilométrique existant :
Passez la souris sur le tarif souhaité.
Cliquez sur l'icône Modifier.
Mettez à jour les données et cliquez sur l'option Enregistrer.
Pour supprimer un tarif kilométrique existant :
Passez la souris sur le tarif souhaité.
Cliquez sur l'icône Corbeille.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Oui pour confirmer votre choix.
