Vous pouvez créer plusieurs types de dépenses et soumettre des demandes de dépenses en utilisant les options de l'application mobile et du portail Web de Payhawk.
Types de dépenses
Le tableau suivant résume les types de dépenses pour lesquels vous pouvez créer et soumettre des demandes de dépenses dans Payhawk.
Type de dépense | Détails des dépenses |
Dépense par carte | Les dépenses que vous avez payées avec votre carte d'entreprise au nom de votre société. |
Virement bancaire | Les dépenses de l’entreprise que votre entreprise doit payer par virement bancaire. |
Trésorerie de l'entreprise | Dépenses d'entreprise que vous avez payées avec les espèces fournies par votre entreprise. |
Remboursement | Les dépenses de l'entreprise que vous avez payées avec votre propre argent et que votre entreprise vous remboursera par virement bancaire. |
Kilométrage |
|
Indemnité journalière |
|
Remarques sur les dépenses
Lorsque vous téléchargez des dépenses dans Payhawk, notez les points suivants :
Les dépenses par carte sont automatiquement créées lorsque vous payez avec votre carte Payhawk.
Les autres types de dépenses peuvent être créés et soumis à la fois à partir de l'application mobile Payhawk et du portail Web Payhawk.
Vous pouvez télécharger un document de dépenses en prenant une photo avec l'appareil photo de votre téléphone portable et en utilisant la fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou le télécharger sous forme d'image à partir de la galerie de votre téléphone, d'un fichier PDF à partir du dossier Fichier, ou les partager directement avec Payhawk.
Cycle de vie des dépenses des employés
Chaque dépense dans Payhawk passe par différentes étapes, depuis sa création automatique (pour les transactions par carte) ou manuelle (pour les autres types de dépenses) dans le système jusqu'à son traitement par les personnes autorisées de votre entreprise.
Les administrateurs Payhawk peuvent également configurer chaque étape du cycle de vie des dépenses dans votre entreprise et les différentes personnes de votre entreprise peuvent se voir attribuer différents rôles. Par exemple, les employés peuvent ne pas être explicitement tenus de soumettre leurs dépenses mais d’être enregistrés directement pour approbation, ou un chef d’équipe peut ne pas avoir le droit d’approuver les dépenses de virement bancaire pour les membres de son équipe, mais uniquement les indemnités journalières ou kilométriques.
Pour en savoir plus sur les spécificités des étapes du cycle de vie des dépenses et sur les actions disponibles sous chaque onglet de dépense, consultez l'article de présentation des dépenses des comptables.