Vous pouvez configurer les paramètres du type de dépense journalière dans Payhawk en fonction des exigences de votre entreprise.
Activation et désactivation des indemnités journalières
Pour activer (ou désactiver) les types de dépenses journalières pour votre entreprise :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Paramètres > Types de dépenses.
Sélectionnez Indemnité journalière.
Pour permettre aux employés de votre entreprise de créer des dépenses journalières, activez le bouton à bascule. Pour cet exemple, les dépenses journalières seront activées.
Au contraire, pour désactiver les indemnités journalières pour votre entreprise, désactivez le bouton à bascule.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Activer pour confirmer vos paramètres.
Création de politiques d'indemnités journalières
Vous pouvez créer une politique d'indemnités journalières pour une durée spécifique en fonction des besoins de votre entreprise.
Pour créer une politique d'indemnités journalières :
Accédez à Paramètres > Types de dépenses > Indemnité journalière.
Dans l'onglet Politiques, cliquez sur + Nouvelle politique.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez le nom et la durée de la nouvelle politique. Les dépenses correspondant à ces intervalles de temps refléteront alors les tarifs que vous définissez dans la politique donnée.
Notez que vous ne pourrez pas créer de politique d’indemnité journalière s’il en existe déjà une avec des dates qui se chevauchent.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour créer la politique d'indemnité journalière.
Sur l'écran suivant, téléchargez le modèle de fichier Excel avec les tarifs journaliers prédéfinis en cliquant sur le lien notre modèle. Pour plus d'informations sur les calculs par défaut inclus dans le fichier modèle, consultez la section sur les calculs d'indemnités journalières du modèle Payhawk.
Ouvrez le fichier Excel localement et modifiez les informations en fonction de vos besoins spécifiques. Enregistrez le fichier.
De retour dans Payhawk, cliquez sur Importer tarifs.
Dans la boîte de dialogue suivante, joignez votre fichier Excel mis à jour localement. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Les tarifs que vous venez de télécharger seront alors distribués selon la politique d'indemnité journalière nouvellement créée.
Modèle Payhawk pour les calculs d'indemnités journalières
Le fichier Excel du modèle Payhawk avec les tarifs journaliers est basé sur les tarifs officiels allemands à partir de 2022 définis comme valeurs par défaut et contient les colonnes suivantes :
Destination. Il s'agit du pays ou de la ville où l'employé se rend.
Si l'employé se rend à plusieurs endroits en une journée, Payhawk prend le dernier endroit visité pour cette journée et utilise son tarif.
Si l'employé sélectionne une ville pour laquelle il n'y a pas de tarif, Payhawk utilise le tarif du pays.
Si l'employé sélectionne un pays pour lequel il n'y a pas de tarif, Payhawk utilise le tarif par défaut Autre en bas de la liste.
Code de destination. Il s'agit du code du pays ou de la ville.
Demi-journée. Ce tarif est appliqué si l'employé séjourne dans une ville entre 8 et 24 heures. Si votre entreprise n'utilise pas de tarif distinct pour cette durée, vous pouvez copier les valeurs de la colonne de tarif journée complète.
Si votre déplacement dure entre 8 et 24 heures mais s'étend sur deux jours calendaires, alors les tarifs Premier/Dernier jour seront appliqués. Par exemple, si vous arrivez à destination aujourd'hui en fin d'après-midi et repartez demain à midi, aujourd'hui sera traité comme le premier jour de votre voyage et demain sera traité comme le dernier jour de votre voyage. Par conséquent, les tarifs Premier/Dernier jour s'appliqueront à chaque jour.
Premier/Dernier jour. Ce tarif est appliqué pour le premier et le dernier jour de déplacement de l'employé. Si votre entreprise n'utilise pas de tarif distinct pour cette durée, vous pouvez copier les valeurs de la colonne de tarif journée complète.
Journée complète. Ce tarif est appliqué pour tout déplacement d'une durée minimale de 24 heures.
Lorsque le déplacement professionnel s'étend sur deux jours calendaires ou plus, les tarifs Premier/Dernier jour et Journée complète seront appliqués comme suit :
Un déplacement de deux jours nécessitera deux tarifs Premier/Dernier jour.
Un déplacement de trois jours nécessitera deux tarifs Premier/Dernier jour et un tarif Journée complète.
Petit-déjeuner. Déjeuner. Dîner.
Certaines entreprises et certains pays utilisent des déductions. Lorsque les repas sont offerts gratuitement, payés avec une carte d'entreprise, ou lorsqu'ils sont fournis dans le cadre d'un voyage ou d'un hébergement remboursable, un pourcentage doit être déduit de l'indemnité par jour calendaire (par exemple, un petit-déjeuner gratuit fourni par l'hôtel où séjourne l'employé ou un dîner gratuit offert lors d'une conférence).
Les pourcentages déductibles du tarif journée complète utilisés dans le modèle sont le petit-déjeuner – 20 %, le déjeuner – 40 % et le dîner – 40 %.
Modification et suppression des politiques d'indemnités journalières
Pour modifier une politique d'indemnité journalière existante :
Accédez à Paramètres > Types de dépenses > Indemnité journalière.
Accédez à la politique d’indemnité journalière souhaitée et cliquez sur le menu à trois points. Sélectionnez l'option Modifier la politique.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, mettez à jour les informations et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour supprimer une politique d'indemnité journalière existante :
Accédez à la politique d’indemnité journalière souhaitée et cliquez sur le menu à trois points. Sélectionnez l'option Supprimer.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cochez la case de confirmation et cliquez sur Supprimer la politique.
Lorsque vous essayez de modifier la période effective d'une politique d'indemnité journalière ou de supprimer une politique d'indemnité journalière alors que vous avez encore des dépenses impayées auxquelles elle s'applique, Payhawk affichera un avertissement et ne vous laissera pas continuer tant que ces dépenses ne seront pas réglées.
Mise à jour des tarifs journaliers existants
Pour mettre à jour vos tarifs journaliers existants appliqués pour une politique d’indemnité journalière, vous pouvez les télécharger dans Excel, les mettre à jour et effectuer une nouvelle importation.
Accédez à la politique d’indemnité journalière souhaitée et cliquez sur le menu à trois points. Sélectionnez l'option Télécharger tarifs au format .xlsx. Le fichier Excel contenant vos tarifs journaliers actuels pour la politique sera alors stocké localement.
Mettez à jour les informations et sauvegardez le fichier.
De retour dans Payhawk, cliquez sur le menu à trois points. Sélectionnez l'option Importer tarifs.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, téléchargez votre fichier local et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Notez que s’il existe des dépenses journalières impayées avec les anciens tarifs, Payhawk les mettra automatiquement à jour.
Vous pouvez également modifier, supprimer et télécharger les tarifs journaliers existants lorsque vous sélectionnez l'option Gérer de la politique, vous cliquez sur le menu à trois points, puis vous sélectionnez l'option souhaitée.
