Payhawk vous permet d'importer manuellement vos fournisseurs existants en utilisant le fichier modèle Excel et, de la même manière, vous permet d'exporter votre base de données de fournisseurs existante à partir de Payhawk.
Vous ne pourrez pas importer manuellement des fournisseurs si vous avez une intégration ERP active avec Payhawk.
Spécificités
Lorsque vous renseignez manuellement vos fournisseurs dans Payhawk, le système mettra à jour la base de données des fournisseurs existante (le cas échéant) en faisant correspondre les noms des fournisseurs, les numéros fiscaux et les identifiants externes :
En cas de correspondance de ces champs avec les fournisseurs existants et les fournisseurs importés, Payhawk mettra à jour les fournisseurs existants.
Si aucune correspondance n'est trouvée pour un fournisseur existant, Payhawk supprimera ce fournisseur existant.
Si aucune correspondance n'est trouvée pour les données existantes dans une ligne de fichier, Payhawk créera un nouveau fournisseur pour cette ligne.
Le modèle Excel
Le fichier modèle en Excel pour l'importation manuelle de fournisseurs dans Payhawk contient les feuilles secondaires Fournisseurs et Champs supplémentaires, et fournit également de brèves instructions sur les champs d'importation de fournisseurs requis pour faciliter le processus :
Fournisseurs - Cette feuille secondaire vous permet d'importer plusieurs fournisseurs à la fois. Vous pouvez y spécifier les coordonnées bancaires et de contact du fournisseur, son numéro d'identification fiscale, ainsi que d'autres détails le concernant.
Champs supplémentaires - Cette feuille secondaire vous permet de spécifier les noms et les valeurs possibles pour les champs supplémentaires (personnalisés) du fournisseur , par exemple, Nom du projet, Référence externe, ou Code de remise. Si vous indiquez des valeurs possibles pour un champ supplémentaire, le champ sera traité comme une liste de valeurs. Dans le cas contraire, le champ sera traité comme un champ de texte libre.
Vous ne pouvez pas spécifier les champs de catégorisation des dépenses dans le fichier du modèle d'importation.
Importation de fournisseurs avec le modèle Excel
Pour importer vos fournisseurs dans Payhawk avec le modèle de fichier Excel :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Tableau de bord > Fournisseurs.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez l'option Importer des fournisseurs.
Sur l'écran suivant, cliquez sur le lien le fichier modèle pour télécharger le fichier modèle localement.
Renseignez les données nécessaires à l’importation du fournisseur dans le fichier.
Retournez sur Payhawk et téléchargez le fichier contenant les données de votre fournisseur. Cliquez sur Continuer.
Sur l’écran suivant, un résumé des données téléchargées s’affiche. Confirmez l’importation dans le système et cliquez sur Importer.
Notez que si des données requises sur les fournisseurs sont manquantes ou incorrectes, par exemple des noms de fournisseurs, des numéros fiscaux ou des identifiants externes en double, Payhawk affichera un message d'avertissement.
Une fois l’importation terminée, l’écran affichera un résumé de ce que l’importation a réalisé et l’état actuel de l’application Fournisseurs sera affiché. Cliquez sur Terminé.
Exportation de fournisseurs dans Excel
Vous pouvez également exporter manuellement vos fournisseurs :
Accédez à Tableau de bord > Fournisseurs.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez l’option Exporter les fournisseurs. De ce fait, un fichier Excel sera généré et automatiquement téléchargé localement sur votre machine.
