Outre l'importation manuelle de fournisseurs dans Payhawk ou leur alimentation automatique par la synchronisation des données fournisseurs avec le système ERP, vous pouvez également créer un fournisseur à partir de l'application Fournisseurs, le rechercher dans la base de données fournisseurs, l'archiver s'il n'est plus nécessaire, puis le restaurer si votre entreprise en a de nouveau besoin.
Création de nouveaux fournisseurs
Pour créer un nouveau fournisseur dans Payhawk :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Tableau de bord > Fournisseurs.
Cliquez sur le bouton + Nouveau.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, remplissez les données disponibles et cliquez sur Enregistrer. Votre fournisseur est alors répertorié sous l’onglet Fournisseurs > Actifs.
Pour créer une nouvelle entrée, vous devez uniquement indiquer le nom du fournisseur. Les autres détails du fournisseur peuvent être ajoutés ultérieurement.
Ajout de nouveaux fournisseurs lors du téléchargement des dépenses
L'outil de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Payhawk détecte automatiquement le nom du fournisseur lorsqu'un employé télécharge une dépense. Lorsqu'un comptable ou un administrateur Payhawk ouvre la dépense, le système l'invite à ajouter ce fournisseur au compte s'il s'agit d'un nouveau fournisseur.
Si le champ de dépenses Fournisseur a été défini sur Tous, les employés peuvent soit sélectionner un fournisseur existant, soit marquer un fournisseur comme nouveau.
Si le champ de dépenses Fournisseur a été défini sur Comptables et administrateurs, le champ Fournisseur sera supprimé de la dépense et les employés ne pourront pas voir ou saisir d'informations sur le fournisseur.
Pour ajouter un nouveau fournisseur à partir de l’application Dépenses dans Payhawk :
Cliquez sur le lien Ajouter un fournisseur à votre compte.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, Payhawk affiche les informations extraites automatiquement sur la dépense et, par conséquent, certains champs de fournisseur sont déjà remplis.
Complétez tous les détails dont vous avez besoin. Cliquez sur Enregistrer.
Archivage des fournisseurs
Si un mauvais fournisseur a été ajouté à la liste des fournisseurs actifs, si un fournisseur existant est devenu obsolète ou si les détails du fournisseur sont inexacts et que vous préférez ne pas les utiliser au lieu de les supprimer, vous pouvez déplacer le fournisseur sous l'onglet Fournisseurs > Archivés.
Pour archiver un fournisseur :
Accédez à Tableau de bord > Fournisseurs > onglet Actifs.
Sélectionnez le fournisseur souhaité en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez l'option Archiver. Le fournisseur sera alors placé sous l'onglet Archivés.
Restauration des fournisseurs archivés
Vous pouvez toujours restaurer un fournisseur en tant qu'actif, ce qui permet de modifier ses détails et la catégorisation des dépenses :
Accédez à Tableau de bord > onglet Fournisseurs > Archivés.
Sélectionnez le fournisseur souhaité en cliquant dessus.
Cliquez sur le bouton Restaurer.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Confirmer pour confirmer vos modifications. Par conséquent, le fournisseur est passé de l’onglet Fournisseurs > Archivés à l’onglet Actifs.
Recherche de fournisseurs
Si votre liste de fournisseurs devient trop importante et que vous devez la réduire rapidement pour trouver un fournisseur spécifique, vous pouvez utiliser l'option de recherche et filtrer l'entreprise souhaitée.
Pour rechercher un fournisseur dans les listes Fournisseurs > Actifs et Archivés :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Tableau de bord > Fournisseurs.
Cliquez sur la barre de recherche (loupe) et tapez une partie ou la totalité du nom du fournisseur. Le système affichera alors une liste de résultats connexes, le cas échéant.
Pour quitter l'option de recherche et revenir à l'écran principal Fournisseurs, cliquez sur x dans la barre de recherche.
