Payhawk a lancé un ensemble de fonctionnalités de gestion des fournisseurs, qui permet l'échange d'informations et de détails sur les fournisseurs entre les systèmes Payhawk et Exact Online.
L'option de synchronisation des fournisseurs optimise le temps qu'un employé passe à naviguer entre les deux systèmes et à rechercher des informations sur les fournisseurs lorsqu'il paie des factures ou effectue d'autres activités connexes.
Spécificités
Lors de la synchronisation des fournisseurs entre Payhawk et Exact Online, il convient de tenir compte des spécificités suivantes :
Payhawk ne filtrera que les fournisseurs de la filiale Exact Online spécifique.
Payhawk synchronisera uniquement les fournisseurs actifs d'Exact Online. Les fournisseurs inactifs dans Exact Online seront filtrés.
Payhawk ne synchronisera que les fournisseurs avec des noms et des numéros fiscaux uniques.
Si vous avez des fournisseurs portant le même nom ou le même numéro fiscal, Payhawk ne les synchronisera pas et affichera un avertissement pour vous en informer. Pour résoudre ce problème, assurez-vous que tous les fournisseurs ont des noms et des numéros fiscaux uniques, puis effectuez à nouveau la synchronisation.
Synchronisation initiale des fournisseurs entre Payhawk et Exact Online
La synchronisation initiale entre les systèmes Payhawk et Exact Online permet d'effectuer les opérations suivantes :
Payhawk importe la liste des fournisseurs d'Exact Online.
Payhawk tentera de mettre en correspondance tous les fournisseurs existants avec les fournisseurs Exact Online.
Une fois la mise en correspondance terminée, Payhawk n'affichera que les fournisseurs disponibles dans Exact Online.
Payhawk ne mettra pas à jour les dépenses précédemment classées. Si un fournisseur a été sélectionné pour une dépense avant la synchronisation initiale, Payhawk ne mettra pas à jour l'ID du fournisseur pour qu'il corresponde à l'ID du fournisseur dans Exact Online.
Synchronisation des champs de fournisseurs entre Payhawk et Exact Online
Payhawk synchronisera les champs du fournisseur avec les détails généraux de fournisseur dans les deux sens. Par exemple, si vous mettez à jour le nom d'un fournisseur sur Payhawk, Payhawk synchronisera cette information dans Exact Online et vice versa.
Ajout de nouveaux fournisseurs de Payhawk à Exact Online
Si vous créez un fournisseur dans Payhawk, ce fournisseur sera automatiquement créé dans Exact Online en temps réel et utilisera les mêmes champs de fournisseur.
Mise à jour de vos données fournisseurs dans Payhawk
Si les données d’un fournisseur dans Exact Online ont été mises à jour et que vous souhaitez également mettre à jour les données de ce fournisseur dans Payhawk :
Connectez-vous à la plateforme Web Payhawk.
Accédez à l’application Fournisseurs. La page Fournisseurs de l’entreprise s’affichera alors.
Cliquez sur le menu à trois points Fournisseurs de l'entreprise.
Sélectionnez Mettre à jour à partir d’Exact Online.
