Par conception, Payhawk exporte les factures de dépenses vers Oracle NetSuite en tant que Factures des fournisseurs. Cependant, comme toutes les dépenses ne sont pas des factures, vous pouvez désormais exporter toutes les dépenses de reçus sous forme d'entrées de journal à partir de Payhawk.
Cette nouvelle capacité signifie que les entités qui ont automatisé l’exportation de leurs dépenses seront en mesure d’éviter l’inconvénient de déclarer automatiquement les factures aux autorités fiscales gouvernementales lors du téléchargement d’une dépense de reçu.
Pour plus d'informations sur l'exportation des dépenses et des paiements, voir l'article Exportation des dépenses et des paiements de Payhawk vers Oracle NetSuite.
Activation de l'exportation des reçus vers les entrées de journal
Pour activer l'exportation des dépenses de reçus vers les entrées de journal dans Oracle NetSuite, sélectionnez l'option correspondante dans le menu déroulant de l'assistant de configuration lors de l'établissement de la connexion entre Payhawk et le système ERP.
Sur le même écran, à partir de la liste disponible dans Oracle NetSuite, vous devez également sélectionner un compte de comptes fournisseurs pour l’exportation des reçus.
Exportation des reçus vers les entrées de journal
Pour exporter une dépense de Payhawk vers une entrée de journal dans Oracle NetSuite, sélectionnez Reçu dans le menu déroulant Type de document lors du téléchargement de cette dépense.
Reçus de données exportés dans Oracle NetSuite
Une fois que vous avez marqué une dépense comme examinée, Payhawk exportera la dépense du reçu sous forme d'entrée de journal, ce qui se traduira par les catégories suivantes dans le système ERP sous l'onglet Lignes :
Le champ Débit affichera la Catégorie de dépenses que vous avez sélectionnée dans Payhawk.
Le champ Crédit affichera le compte Comptes fournisseurs que vous avez sélectionné dans le système ERP.
Le champ Nom affiche le Nom du fournisseur que vous avez sélectionné dans Payhawk. En cas de remboursement, Payhawk appliquera l'employé comme fournisseur.
Outre ces champs spécifiques, Payhawk exportera les mêmes données que les autres exportations :
Toutes les classifications seront appliquées de la même manière aux factures des fournisseurs (service, classe, emplacement, segment, champ du corps de la transaction).
Un document sera lié dans l’onglet Communication.
Lorsque le paiement a été payé par Payhawk puis réglé, Payhawk crée automatiquement un paiement de facture et l’applique au journal ouvert. L'onglet Impact du GL affiche les données suivantes :
Le champ Débit affichera le compte Comptes fournisseurs que vous avez sélectionné dans le système ERP.
Le champ Crédit affichera le compte bancaire dans Payhawk.
