Lorsque vous recevez une facture pour votre achat, vous et tous les employés et personnes disposant des rôles autorisés pouvez la téléverser dans le système.
Téléversement des factures et association des factures avec les articles achetés
Pour téléverser une facture pour votre achat sur le portail Web Payhawk :
Accédez à l'onglet Achats et sélectionnez l'achat souhaité.
Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle facture .
Vous pouvez également effectuer l'une des actions suivantes :Accédez à l'onglet Facture et cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle facture.
Si des accusés de réception sont requis pour une catégorie de dépenses spécifique, vous pouvez téléverser une facture en accédant à Achats > Recevoir, en cliquant sur le bouton Ajouter et en sélectionnant Téléverser la facture.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, téléversez la facture, sélectionnez les articles d'achat correspondants et cliquez sur Continuer.
Dès lors, Payhawk vous redirige vers l'application Dépenses, où le système génère automatiquement une dépense basée sur la facture téléversée et inclut le numéro d'achat s'il figure sur la facture.
La facture téléversée sera visible sous l'onglet Factures de l'achat.
Association des achats aux dépenses
Pour garantir que Payhawk associe votre achat à la bonne dépense, l'achat doit inclure un fournisseur.
Si un fournisseur est ajouté à l'achat et que son numéro apparaît sur la facture téléversée, Payhawk utilisera automatiquement l'OCR pour extraire les informations et associer l'achat à la facture dans l'application Dépenses.
Affichage des achats à partir des dépenses
Tous les employés de votre entreprise peuvent consulter l'achat dans l'application Dépenses via le lien Afficher. Cependant, en tant que demandeur, responsable d'équipe, comptable ou administrateur Payhawk, vous êtes la seule à personne à pouvoir le modifier. Gardez à l'esprit que les options de modification varient en fonction de l'étape du processus d'achat.
Le champ de dépense Achat affiche également le statut de livraison et la note saisie lors de la création de l'achat.
Visualisation des dépenses liées à vos bons de commande
En tant que demandeur, vous pouvez afficher toutes les dépenses liées à vos bons de commande en utilisant le filtre Bon de commande dans l'application Dépenses. Pour des raisons de comptabilité et de reporting, votre chef d'équipe et tout comptable ou administrateur Payhawk de votre entreprise peuvent également visualiser les dépenses liées à vos bons de commande.
Affichage des factures associées à vos achats
Pour afficher une facture associée à votre achat sur le portail Web Payhawk :
Accédez à l'onglet Achats et sélectionnez l'achat souhaité.
Cliquez sur l'onglet Factures et sélectionnez le document que vous souhaitez consulter. Cette action vous redirigera vers l'application Dépenses pour voir le document joint à la dépense et les autres informations relatives à la dépense.
Envoi de factures à Payhawk directement à partir de votre boîte de réception
Payhawk prend en charge la fonctionnalité Boîte de réception que vous pouvez utiliser pour que le système puisse lire automatiquement, grâce à sa reconnaissance optique de caractères (ROC), et extraire les données des fournisseurs ainsi que les numéros de BDC, pour ensuite les associer à votre place.
Pour plus d'informations: