Lorsque vous recevez une facture pour votre bon de commande (BDC), vous pouvez la téléverser dans le système Payhawk. L'association entre la facture et le bon de commande est réalisée automatiquement par Payhawk si le numéro du bon de commande figure sur la facture.
Envoi de factures à Payhawk directement à partir de votre boîte de réception
Payhawk prend en charge la fonctionnalité Boîte de réception que vous pouvez utiliser pour que le système puisse lire automatiquement, grâce à sa reconnaissance optique de caractères (ROC), et extraire les données des fournisseurs ainsi que les numéros de BDC, pour ensuite les associer à votre place.
Pour plus d'informations, consultez FAQ relative aux bons de commande.
Téléchargement des factures et association aux bons de commande
Vous pouvez téléverser une facture pour votre bon de commande de la même manière que vous créez une dépense à partir de Tableau de bord > application Dépenses.
Vous pouvez également téléverser la facture de votre bon de commande :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Achats.
Sélectionnez le bon de commande concerné en cliquant dessus.
Sous l'onglet Factures, cliquez sur le bouton + Ajouter une nouvelle facture. Vous pouvez également cliquer sur le bouton + Ajouter une nouvelle facture à côté du menu à trois points.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, téléversez la facture et cliquez sur Continuer.
Dès lors, Payhawk vous redirige vers l'application Dépenses où le système crée automatiquement une dépense à partir de la facture téléversée et ajoute le numéro du bon de commande s'il figure sur la facture.
Si le numéro du bon de commande ne figure pas sur la facture, il vous faut l'ajouter manuellement en cliquant sur le menu déroulant Numéro du bon de commande, puis en sélectionnant le numéro.
Cliquez sur À envoyer.
Consulter les factures des bons de commande
Pour consulter une facture pour votre bon de commande :
Accédez à Achats.
Sélectionnez le bon de commande dont vous avez besoin en cliquant dessus.
Cliquez sur l'onglet Factures et sélectionnez le document que vous souhaitez consulter. Vous serez alors redirigé(e) vers l'application Dépenses afin de consulter le document joint à la dépense.