Lorsque vous recevez une facture pour votre bon de commande (BDC), vous et tout comptable ou administrateur de Payhawk pouvez la téléverser dans le système Payhawk.
Téléchargement des factures et association aux bons de commande
Vous pouvez téléverser une facture pour votre bon de commande de la même manière que vous créez une dépense à partir de l'application Dépenses.
Vous pouvez également téléverser la facture de votre bon de commande :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Achats.
Sélectionnez le bon de commande concerné en cliquant dessus.
Sous l'onglet Factures, cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle facture. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Ajouter une nouvelle facture à côté du menu à trois points.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, téléversez la facture et cliquez sur Continuer.
Dès lors, Payhawk vous redirige vers l'application Dépenses où le système crée automatiquement une dépense à partir de la facture téléversée et ajoute le numéro du bon de commande s'il figure sur la facture.
Si le numéro du bon de commande ne figure pas sur la facture, il vous faut l'ajouter manuellement en cliquant sur le menu déroulant Numéro du bon de commande, puis en sélectionnant le numéro.
Cliquez sur À envoyer.
Vous pouvez également ajouter une facture en cliquant sur Ajouter > Facture.
Lier les bons de commande, les factures et les dépenses
Pour que Payhawk puisse lier votre bon de commande aux dépenses correctes, vous devez inclure le fournisseur de votre bon de commande.
Si un fournisseur est ajouté au bon de commande et que son numéro est présent dans la facture téléchargée, Payhawk l'extraira automatiquement avec la reconnaissance optique des caractères (ROC) et liera le bon de commande à la facture dans l'application Dépenses.
Visualisation des bons de commande pour les dépenses
Tous les employés de votre entreprise peuvent visualiser le bon de commande à partir de l'application Dépenses via le lien Visualiser. Cependant, seuls vous, en tant que demandeur, votre chef d'équipe et n'importe quel comptable ou administrateur Payhawk de votre entreprise peuvent l'éditer.
Le champ Dépenses du bon de commande affiche également le statut de la livraison et la saisie du champ Note, le cas échéant, avec lequel le bon de commande a été créé.
Visualisation des dépenses liées à vos bons de commande
En tant que demandeur, vous pouvez afficher toutes les dépenses liées à vos bons de commande en utilisant le filtre Bon de commande dans l'application Dépenses. Pour des raisons de comptabilité et de reporting, votre chef d'équipe et tout comptable ou administrateur Payhawk de votre entreprise peuvent également visualiser les dépenses liées à vos bons de commande.
Consulter les factures liées à vos bons de commande
Pour consulter une facture pour votre bon de commande :
Accédez à Achats.
Sélectionnez le bon de commande dont vous avez besoin en cliquant dessus.
Cliquez sur l'onglet Factures et sélectionnez le document que vous souhaitez consulter. Vous serez alors redirigé(e) vers l'application Dépenses afin de consulter le document joint à la dépense.
Envoi de factures à Payhawk directement à partir de votre boîte de réception
Payhawk prend en charge la fonctionnalité Boîte de réception que vous pouvez utiliser pour que le système puisse lire automatiquement, grâce à sa reconnaissance optique de caractères (ROC), et extraire les données des fournisseurs ainsi que les numéros de BDC, pour ensuite les associer à votre place.
Pour plus d'informations: