Lorsque vous recevez une facture pour votre demande ou un bon de commande (si cette fonction est activée pour votre entreprise), vous et tous les employés et rôles autorisés pouvez la télécharger dans le système.
Consultation des demandes et des bons de commande à partir des dépenses
Tous les employés de votre entreprise peuvent consulter la demande dans l'application Dépenses en cliquant sur le lien Afficher la demande. Cependant, seuls vous, en tant que demandeur, votre Responsable d'équipe, ou un comptable ou administrateur Payhawk peuvent la modifier. Gardez à l'esprit que les options d'édition varient en fonction de l'étape du processus de la demande.
Le champ Demande indique également le statut de la livraison et de la facturation de la demande ou du bon de commande.
Consultation des dépenses liées à vos demandes ou à vos bons de commande
Vous pouvez visualiser les dépenses liées à vos demandes et à vos bons de commande en utilisant leurs identifiants et en utilisant le filtre Demandes dans l'application Dépenses. À des fins de comptabilité et de reporting, votre responsable d'équipe et tout comptable ou administrateur Payhawk de votre entreprise peuvent également consulter les dépenses liées à vos demandes.
Consultation des factures liées à vos demandes ou à vos bons de commande
Pour consulter une facture associée à votre demande ou à votre bon de commande (si cette fonction est activée pour votre entreprise) sur le portail web Payhawk :
Accédez aux Demandes et sélectionnez la demande souhaitée.
Cliquez sur l'onglet Factures et sélectionnez le document que vous souhaitez consulter. Vous serez alors redirigé vers l'application Dépenses pour voir le document lié à la dépense et les autres détails de la dépense.
Téléchargement des factures sur le portail
Pour télécharger une facture pour votre demande sur le portail web Payhawk :
Accédez aux Demandes et sélectionnez la demande souhaitée.
Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle facture.
Vous pouvez également accéder à l'onglet Facture et cliquer sur le bouton Ajouter une nouvelle facture.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, téléchargez la facture et cliquez sur Continuer.
Il est également possible de télécharger une facture à partir des articles demandés. Une fois la demande approuvée, vous pouvez également télécharger une facture pour chaque article :
Sélectionnez la demande ou le bon de commande.
Sous l'article souhaité, cliquez sur Ajouter une facture et suivez les instructions.
Dès lors, Payhawk vous redirigera vers l'application Dépenses, où le système générera automatiquement une dépense basée sur la facture téléchargée et inclura l'identifiant de la demande ou du bon de commande s'il est présent sur la facture. La facture téléchargée sera visible sous l'onglet Factures de la demande.
Association des demandes et des bons de commande aux dépenses
Pour que Payhawk associe correctement votre demande ou votre bon de commande à une dépense, un fournisseur doit être ajouté aux deux.
Si un fournisseur est ajouté à la demande ou au bon de commande et que ses identifiants apparaissent sur la facture téléchargée, Payhawk appliquera les règles de rapprochement entre les dépenses, les demandes, les bons de commande et les factures.
Envoi de factures à Payhawk directement à partir de votre boîte de réception électronique
Payhawk offre la fonctionnalité Boîte aux lettres des reçus, qui permet au système d'utiliser automatiquement la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour lire les reçus, extraire les données des fournisseurs et les identifiants des demandes, et les associer pour vous.
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