Les bons de commande (PO) ajoutent une couche supplémentaire de contrôle et de visibilité au processus de gestion des dépenses de votre entreprise. Lorsqu'elles sont activées dans Payhawk, les demandes peuvent générer automatiquement des documents de commande et des numéros de commande uniques, et prendre en charge le rapprochement à 3 facteurs, avec les bons de réception pour garantir l'exactitude entre la commande, la livraison et la facture.
En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez configurer les paramètres des bons de commandes et définir les règles d'écart pour qu’ils soient conformes aux politiques internes de votre entreprise.
Paramètres généraux des bons de commande
Sous l'onglet Paramètres > Demandes> Bons de commande, vous pouvez définir les paramètres de base des bons de commande, par exemple en précisant qui peut soumettre des demandes d'achat pour approbation et en définissant la convention de numérotation appliquée aux bons de commande.
Pour configurer les paramètres de base des bons de commande pour votre entreprise :
Accédez à l’onglet Bons de commande :
Dans la section Rôles, utilisez le menu déroulant pour sélectionner les employés de votre entreprise qui peuvent soumettre des demandes d'achat pour approbation.
Dans la section Personnalisation, définissez le préfixe et le format des bons de commande générés automatiquement, tels que PO-[numéro généré automatiquement].
(Facultatif) Vous pouvez spécifier une adresse e-mail de facturation centrale qui sera automatiquement associée aux bons de commande, permettant ainsi aux fournisseurs d'envoyer directement des factures.
(Facultatif) Ajoutez le logo de votre entreprise pour qu'il s'affiche automatiquement sur tous les bons de commande.
(Facultatif) Vous pouvez ajouter des détails de facturation supplémentaires aux achats en activant le bouton Informations complémentaires. Saisissez un titre pour la section et renseignez les détails que vous souhaitez voir apparaître sur les bons de commande.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer vos paramètres.
Bons de réception pour les catégories de dépenses
Via l'onglet Paramètres > Demandes> Bon de réception, vous pouvez exiger des bons de réception pour les bons de commande d'une catégorie spécifique. Les catégories de dépenses de cet onglet sont définies dans Paramètres > Champs de dépenses et peuvent être gérées à partir des onglets Paramètres > Champs de dépenses > Champs intégrés > Catégorie.
Le fait d'exiger un bon de réception pour une catégorie de dépenses déclenchera le processus de rapprochement à 3 facteurs, pour cette catégorie et obligera l'équipe financière à vérifier les détails du bon de commande, de la facture du fournisseur et du bon de réception avant que le paiement ne soit exécuté.
Pour sélectionner les catégories de dépenses pour lesquelles des bons de réception sont exigés pour les bons de commande :
Accédez à l'onglet Bon de réception pour afficher les catégories et sous-catégories de dépenses définies pour votre entreprise. Cochez les cases de celles pour lesquelles vous souhaitez exiger un bon de réception.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
