Lors de l'exportation des dépenses de Payhawk vers Oracle NetSuite, les données de dépenses exportées incluent la date du document (Date de la facture ou du journal dans Oracle NetSuite).
Par défaut, si la date du document et la période de service choisies dans Payhawk sont dans des mois différents, lors de la tentative d'exportation dans NetSuite, un message d'erreur s'affichera et l'exportation échouera.
Cependant, vous pouvez exporter à la fois la date du document et la période de service lorsqu’elles se trouvent dans des mois différents en activant le paramètre Autoriser la date de transaction en dehors de la période comptable dans NetSuite sous la configuration des Préférences comptables.
Lorsque le paramètre Autoriser la date de transaction en dehors de la période comptable est activée et que la période de service dans Payhawk tombe dans une période comptable fermée dans Oracle NetSuite, Payhawk définit la Période comptable par défaut comme Période actuelle ou Première période ouverte en fonction du paramètre sous la configuration des Préférences comptables.
Par exemple, supposons qu’aujourd’hui nous sommes le 17 novembre 2023, que vous avez une facture du 15 septembre 2023 (Date du document) et que vous définissez une date de Période de service du 15 octobre 2023 dans Payhawk.
En fonction de la configuration que vous avez définie dans Oracle NetSuite, vous aurez les scénarios suivants :
Scénario 1.
Si AUTORISER LA DATE DE TRANSACTION EN DEHORS DE LA PÉRIODE COMPTABLE est défini sur INTERDIRE, l’exportation échouera avec un message d’erreur dans Payhawk.
Scénario 2.
Si AUTORISER LA DATE DE TRANSACTION EN DEHORS DE LA PÉRIODE COMPTABLE est défini sur AUTORISER :
Si la Période comptable (service) définie sur Octobre dans NetSuite est ouverte, la Date du document est le 15 septembre 2023 et la Période comptable est Octobre 2023.
Si la Période comptable (service) définie sur Octobre dans NetSuite est fermée, Payhawk lira le paramètre PÉRIODE COMPTABLE PAR DÉFAUT LORSQUE LA DATE DE TRANSACTION EST DANS LA PÉRIODE FERMÉE comme suit :
Si Période en cours :
si la période en cours est ouverte : la Date du document est le 15 septembre et la Période comptable (service) est le mois en cours (novembre).Si la période en cours est clôturée : l’exportation échouera.
Si Première période ouverte :
Si le mois de novembre est ouvert : la Date du document est le 15 septembre et la Période comptable (service) est novembre.
Si le mois de novembre est fermé : la Date du document est le 15 septembre et la Période comptable (service) est décembre (s’il s’agit de la première période d’ouverture).
Comme la période de service des paiements ne peut pas être sélectionnée, Payhawk applique les définitions décrites ci-dessus :
Payhawk utilisera la Date de règlement comme Paiement de facture (date de paiement) dans NetSuite et pour la période comptable du paiement, Payhawk utilisera la Période de service de la dépense en utilisant la logique décrite pour définir la période comptable.
Toutefois, si le règlement du paiement intervient après la période comptable de la dépense, Payhawk utilisera la date de règlement pour la Date de paiement de la facture et la Période comptable.