Lorsque vous disposez d'une connexion active à un système RH, les données de vos employés sont automatiquement extraites vers Payhawk. Vous réduisez ainsi les efforts manuels d'intégration des nouveaux arrivants et la suppression de ceux s'en vont, et gardez vos données de base cohérentes entre tous les systèmes.
Écrasement des données des employés
Si elles sont disponibles dans votre système RH, les données suivantes des employés seront écrasées dans Payhawk :
Noms et prénoms.
Numéros de téléphone – si un numéro de téléphone a été modifié, la prochaine fois que l'employé se connectera à Payhawk, il devra vérifier le nouveau numéro renseigné.
Ce mécanisme s'applique également à la synchronisation ultérieure des données.
Pour des raisons de sécurité, les adresses e-mail modifiées dans le système RH ne sont pas automatiquement écrasées dans Payhawk. Les administrateurs Payhawk seront informés de toute discordance et pourront prendre les mesures appropriées.
Ajout des employés
À moins que vous n'ayez personnalisé vos paramètres, lors de la connexion de Payhawk à votre système RH, tous les employés de toutes vos entités seront automatiquement ajoutés à Payhawk et recevront une invitation par e-mail de la part du système.
Lorsque les données sont initialement synchronisées à partir du système RH, les utilisateurs Payhawk existants sont mis en correspondance avec les employés du système RH en fonction de leurs adresses e-mail. Lorsque le mécanisme de synchronisation des données ne parvient pas à identifier un utilisateur Payhawk avec une adresse e-mail spécifique, il ajoute automatiquement l'employé en tant que nouvel utilisateur et lui envoie un lien d'invitation pour se connecter à Payhawk.
Pour les entreprises utilisant la fonctionnalité de gestion multi-entités (MEM), les administrateurs Payhawk peuvent contrôler quels utilisateurs sont invités dans chaque entité Payhawk en configurant la connexion au niveau MEM.
Restreindre la synchronisation des employés
Vous pouvez empêcher les employés de votre système RH d'être synchronisés avec Payhawk lors de l'établissement de la connexion entre les deux systèmes. Pour ce faire, vous devez configurer les identifiants d'accès souhaités dans votre système RH afin qu'ils ne soient pas utilisés par Payhawk pour la synchronisation.
Comme les paramètres de restriction sont différents pour chaque système RH, consultez la documentation et les ressources de Merge :
Suppression des employés
Avec la synchronisation initiale des données, les utilisateurs Payhawk qui, d'après leurs adresses e-mail, n'existent pas dans le système RH seront considérés comme des utilisateurs externes et seront signalés aux administrateurs Payhawk comme étant sans correspondance. S'ils ne sont pas censés avoir accès au système, vous pouvez les supprimer manuellement.
Pour les synchronisations de données ultérieures, la suppression des employés du système RH entraînera la suppression des utilisateurs du compte Payhawk auquel ils sont associés et le gel de leurs cartes pour ce compte.
Pour garantir une suppression correcte des employés du système Payhawk, il est recommandé de mettre fin à l'emploi ou de désactiver les employés dans votre système RH plutôt que de les supprimer.
Fréquence de synchronisation et rapports
Après la synchronisation initiale des données RH, Payhawk déclenchera automatiquement des synchronisations quotidiennes toutes les 24 heures.
Après chaque synchronisation des données RH, les administrateurs Payhawk recevront :
Un e-mail de résumé répertoriant les nouveaux employés qui ont été ajoutés à Payhawk.
Un e-mail pour chaque utilisateur Payhawk désactivé avec ses informations respectives – par exemple, leurs cartes.