Vous pouvez créer des workflows complexes, robustes et flexibles qui couvrent tous les cas d'utilisation dans votre entreprise en définissant des conditions spécifiques et en définissant des rôles, des extensions de rôle ou des employés spécifiques dans le cadre du workflow d'approbation.
Responsables d'approbation disponibles
Dans Payhawk, vous pouvez inclure les rôles, extensions de rôle ou utilisateurs suivants dans le processus d'approbation :
Tout comptable Payhawk
Tout administrateur de Payhawk
Tout comptable ou administrateur Payhawk
Tout administrateur informatique
Tout spécialiste AP principal
Tout auditeur
Le responsable d'équipe de l'employé qui soumet la dépense ou la demande
Le responsable de deuxième niveau de l'employé qui soumet la dépense ou la demande
Le responsable de champ personnalisé affecté au champ personnalisé spécifique (par exemple, responsable de projet ou responsable de centre de coûts)
Le responsable de catégorie affecté à la catégorie de dépenses spécifique (par exemple, publicités sur les médias sociaux)
Le responsable de catégorie de deuxième niveau affecté à la catégorie mère de la dépense soumise
Un employé spécifique (par exemple, le directeur financier)
Un employé spécifique d'un groupe d'employés défini
Plusieurs approbateurs
Chaque workflow contient une ou plusieurs étapes d'approbation. Chaque étape d'approbation peut contenir une ou plusieurs approbations, chacune avec ses propres conditions. Si la condition d'approbation est remplie, une approbation est nécessaire. Lorsque l'approbation comprend plusieurs approbateurs, chacun d'entre eux peut approuver.
Par exemple, pour les montants supérieurs à 1 000 euros provenant de l'équipe d'ingénierie, vous pouvez désigner des personnes spécifiques ainsi que tous les administrateurs Payhawk de votre entreprise comme approbateurs. Ainsi, lorsqu'un employé de l'équipe d'ingénierie soumet une demande d'un montant supérieur à 1 000 euros, n'importe lequel des approbateurs définis peut l'approuver.
Si vous voulez que chacune de ces personnes spécifiques et que chacun de ces rôles Payhawk ou extensions de rôle puisse approuver des demandes, vous devez créer des étapes d'approbation distinctes.
Dans l'exemple ci-dessous, pour les montants supérieurs à 1 000 euros provenant de l'équipe commerciale dans la catégorie Voyages, vous devez définir des étapes d'approbation distinctes, chacune contenant les mêmes conditions et l'approbateur souhaité.
Attribution des rôles Payhawk et des extensions de rôles
À chaque étape et pour chaque workflow, vous pourrez inclure les employés auxquels un rôle Payhawk par défaut (comptable, administrateur, administrateur IT, spécialiste AP senior ou auditeur) a été attribué ou l'extension du rôle de responsable d'équipe.
Une fois que vous avez inclus un rôle ou une extension de rôle dans un workflow d'approbation, tous les employés auxquels ce rôle ou cette extension de rôle a été attribué pourront l'approuver une fois le workflow déclenché. Par exemple, l'inclusion du rôle d'administrateur informatique dans un workflow permettra à tout employé à qui le rôle d'administrateur informatique a été attribué dans votre entreprise d'approuver la demande une fois qu'elle aura été soumise et/ou vérifiée.
Attribution des responsables de second niveau
Dans Payhawk, le responsable de second niveau est un rôle personnalisé car vous pouvez décider de ne pas avoir de sous-équipes ou de désactiver la structure d'équipe de votre organisation.
En termes de workflows, le responsable de second niveau est le responsable attribué à l'équipe parent. Par exemple, si vous avez défini une équipe Marketing en tant que parent et une équipe Publicité en tant que sous-équipe, alors le responsable de second niveau d'un employé de l'équipe Publicité serait le responsable d'équipe de l'équipe Marketing. Pour plus d'informations, consultez les articles relatifs à la gestion des employés et des équipes.
Attribution des responsables de catégories
Dans Payhawk, le Responsable de catégorie est également un rôle personnalisé car vous pouvez décider d'attribuer un ou plusieurs responsables à chaque valeur de catégorie de dépenses que vous avez créée. En cas d'attribution d'un ou de plusieurs responsables, vous pouvez inclure les Responsables de catégorie aux workflows d'approbation de votre entreprise, car le rôle de Responsable de catégorie sera automatiquement inclus dans les options une fois qu'un responsable sera défini pour la catégorie de dépenses.
Attribution des responsables de champs personnalisés
De par sa conception, vous pouvez attribuer un ou plusieurs responsables à chaque valeur de champ personnalisé que vous créez pour votre organisation. Puis, vous pouvez utiliser le rôle de responsable de champ personnalisé dans les workflows. En fonction de la valeur sélectionnée pour une dépense spécifique, l'approbation du responsable du champ personnalisé correspondant sera nécessaire.
Par exemple, si vous avez défini Angela Rossi comme Responsable de centre de coûts pour un centre de coûts intitulé « Finance » et Ivan Ivanov comme Responsable de centre de coûts pour un centre de coûts intitulé « Matériel », alors :
Si le centre de coûts d'une dépense particulière est « Finance », la responsable d'approbation sera Angela Rossi.
Si le centre de coûts d'une dépense particulière est « Matériel », le responsable d'approbation sera Ivan Ivanov.
Attribution des employés spécifiques
Chaque employé de votre entreprise pourra être sélectionné lors de la détermination des workflows personnalisés de votre entreprise.
Réaffectation des dépenses après le départ d'un approbateur
La réaffectation de l'approbation des dépenses se fait automatiquement si le responsable d'approbation est lié à un rôle ou à une extension de rôle (par exemple, Équipe ou Responsable de catégorie), les demandes étant redirigées vers la nouvelle personne affectée à ce rôle ou à cette extension de rôle. Cependant, si le responsable d'approbation est un employé spécifique, les demandes de dépenses seront redirigées par défaut vers les administrateurs Payhawk.