Pour pouvoir créer des workflows complexes, robustes et flexibles couvrant tous les cas d'utilisation dans votre entreprise, vous pouvez définir des étapes d'approbation séquentielles, parallèles ou une combinaison des deux.

Chaque étape dispose de son propre nom et, selon certaines conditions, différents responsables d'approbation peuvent être applicables.

Les différents types de responsables d'approbation sont répertoriés ci-dessous.

Par défaut, à chaque étape et pour chaque workflow, vous pourrez inclure des employés disposant de droits de comptable ou d'administrateur Payhawk. Pour plus d'informations, consultez l'article relatif aux rôles et aux droits dans Payhawk.

Dans Payhawk, le responsable d'équipe est un rôle personnalisé car vous pouvez décider de ne pas attribuer de responsables d'équipe pour des équipes spécifiques ou désactiver la structure d'équipe de votre organisation.

En termes de workflows, le Responsable d'équipe est le responsable de l'équipe dont fait partie l'employé qui soumet la demande d'approbation.

Veuillez noter que les Équipes vous permettent de définir une structure d'équipe personnalisée qui peut ne pas correspondre à la hiérarchie interne de votre entreprise. Pour plus d'informations, consultez les articles relatifs à la gestion des employés et des équipes.

Dans Payhawk, le responsable de second niveau est un rôle personnalisé car vous pouvez décider de ne pas avoir de sous-équipes ou de désactiver la structure d'équipe de votre organisation.

En termes de workflows, le responsable de second niveau est le responsable attribué à l'équipe parent. Par exemple, si vous avez défini une équipe marketing (parent) et Publicité en ligne en tant que sous-équipe, alors le responsable de second niveau d'un employé de l'équipe chargé de la publicité en ligne serait le responsable d'équipe de l'équipe marketing. Pour plus d'informations, consultez les articles relatifs à la gestion des employés et des équipes.

Dans Payhawk, le Responsable de catégorie est également un rôle personnalisé car vous pouvez décider d'attribuer un ou plusieurs responsables à chaque valeur de catégorie de dépenses que vous avez créée. En cas d'attribution d'un ou de plusieurs responsables, vous pouvez inclure les Responsables de catégorie aux workflows d'approbation de votre entreprise, car le rôle de Responsable de catégorie sera automatiquement inclus dans les options une fois qu'un responsable sera défini pour la catégorie de dépenses.

De par sa conception, vous pouvez attribuer un ou plusieurs responsables à chaque valeur de champ personnalisé que vous créez pour votre organisation. Puis, vous pouvez utiliser le rôle de responsable de champ personnalisé dans les workflows. En fonction de la valeur sélectionnée pour une dépense spécifique, l'approbation du responsable du champ personnalisé correspondant sera nécessaire.

Par exemple, si vous avez défini Angela Rossi comme Responsable de centre de coûts pour un centre de coûts intitulé « Finance » et Ivan Ivanov comme Responsable de centre de coûts pour un centre de coûts intitulé « Matériel », alors :

Chaque employé de votre entreprise pourra être sélectionné lors de la détermination des workflows personnalisés de votre entreprise.