Vous pouvez construire des workflows complexes qui couvrent tous les cas d'usage de votre entreprise en fixant des conditions spécifiques selon le rôle de vos collaborateurs.

Dans Payhawk, vous pouvez inclure les personnes suivantes dans le processus d'approbation :

Chaque workflow contient une ou plusieurs étapes d'approbation. Chaque étape d'approbation peut contenir une ou plusieurs approbations, chacune avec ses propres conditions. Si la condition d'approbation est remplie, une approbation est nécessaire. Lorsque l'approbation comprend plusieurs approbateurs, chacun d'entre eux peut approuver.

Par exemple, pour les montants supérieurs à 1 000 euros provenant de l'équipe d'ingénierie, vous pouvez désigner des personnes spécifiques ainsi que tous les administrateurs Payhawk de votre entreprise comme approbateurs. Ainsi, lorsqu'un employé de l'équipe d'ingénierie soumet une demande d'un montant supérieur à 1 000 euros, n'importe lequel des approbateurs définis peut l'approuver.

Si vous souhaitez que chacune de ces personnes et chacun de ces rôles spécifiques puissent approuver, vous devez créer des étapes d'approbation distinctes.

Dans l'exemple ci-dessous, pour les montants supérieurs à 1 000 euros provenant de l'équipe commerciale dans la catégorie Voyages, vous devez définir des étapes d'approbation distinctes, chacune contenant les mêmes conditions et l'approbateur souhaité.

Par défaut, à chaque étape et pour chaque workflow, vous pourrez inclure des employés disposant de droits de comptable ou d'administrateur Payhawk. Pour plus d'informations, consultez l'article relatif aux rôles et aux droits dans Payhawk.

Dans Payhawk, le responsable d'équipe est un rôle personnalisé car vous pouvez décider de ne pas attribuer de responsables d'équipe pour des équipes spécifiques ou désactiver la structure d'équipe de votre organisation.

En termes de workflows, le Responsable d'équipe est le responsable de l'équipe dont fait partie l'employé qui soumet la demande d'approbation.

Veuillez noter que les Équipes vous permettent de définir une structure d'équipe personnalisée qui peut ne pas correspondre à la hiérarchie interne de votre entreprise. Pour plus d'informations, consultez les articles relatifs à la gestion des employés et des équipes.

Dans Payhawk, le responsable de second niveau est un rôle personnalisé car vous pouvez décider de ne pas avoir de sous-équipes ou de désactiver la structure d'équipe de votre organisation.

En termes de workflows, le responsable de second niveau est le responsable attribué à l'équipe parent. Par exemple, si vous avez défini une équipe Marketing en tant que parent et une équipe Publicité en tant que sous-équipe, alors le responsable de second niveau d'un employé de l'équipe Publicité serait le responsable d'équipe de l'équipe Marketing. Pour plus d'informations, consultez les articles relatifs à la gestion des employés et des équipes.

Dans Payhawk, le Responsable de catégorie est également un rôle personnalisé car vous pouvez décider d'attribuer un ou plusieurs responsables à chaque valeur de catégorie de dépenses que vous avez créée. En cas d'attribution d'un ou de plusieurs responsables, vous pouvez inclure les Responsables de catégorie aux workflows d'approbation de votre entreprise, car le rôle de Responsable de catégorie sera automatiquement inclus dans les options une fois qu'un responsable sera défini pour la catégorie de dépenses.

De par sa conception, vous pouvez attribuer un ou plusieurs responsables à chaque valeur de champ personnalisé que vous créez pour votre organisation. Puis, vous pouvez utiliser le rôle de responsable de champ personnalisé dans les workflows. En fonction de la valeur sélectionnée pour une dépense spécifique, l'approbation du responsable du champ personnalisé correspondant sera nécessaire.

Par exemple, si vous avez défini Angela Rossi comme Responsable de centre de coûts pour un centre de coûts intitulé « Finance » et Ivan Ivanov comme Responsable de centre de coûts pour un centre de coûts intitulé « Matériel », alors :

Chaque employé de votre entreprise pourra être sélectionné lors de la détermination des workflows personnalisés de votre entreprise.

La réattribution de l'approbation des dépenses se fait automatiquement si l'approbateur est lié à un rôle (par exemple, Responsable d'équipe ou de catégorie), les demandes étant redirigées vers la nouvelle personne assignée à ce rôle. Cependant, si l'approbateur est un employé spécifique, les demandes de dépenses seront redirigées par défaut vers les administrateurs Payhawk.