Un workflow défini peut dépendre d'un rôle qui n'est pas disponible – par exemple, aucun responsable d'équipe pour une équipe spécifique ou aucun responsable de champ personnalisé pour une valeur de champ personnalisé spécifique.
Dans de tels cas, vous pouvez compter sur les mécanismes d’attribution de workflow par défaut fournis par Payhawk ou définir vos propres mécanismes personnalisés.
Mécanismes d’attribution du système
Si un approbateur ou une catégorie, une équipe ou une valeur de dossier personnalisé a été ajoutée, supprimée ou mise à jour, Payhawk appliquera par défaut les mécanismes de secours ci-dessous pour les demandes de frais.
Mise à jour du flux de travail | Repli du système |
L'approbateur est exclu
| Indépendamment de l'étape spécifique du workflow, les demandes de frais en attente de l'approbateur seront renvoyées. |
Un gestionnaire d'équipe est ajouté | La demande de frais sera également envoyée au nouveau chef d'équipe. L'ancienne demande ne sera pas supprimée. |
La valeur d'un champ de l'équipe est modifiée ou supprimée | Si la demande de dépense est en attente sur le gestionnaire d'équipe, elle sera renvoyée et l'action sera ajoutée au journal d'audit. |
Un gestionnaire de champ personnalisé est ajouté
| La demande de dépense sera également envoyée au nouveau gestionnaire de champ personnalisé. L'ancienne demande ne sera pas supprimée. |
La valeur d'un champ personnalisé est modifiée ou supprimée | Si la demande de dépense est en attente dans le gestionnaire de champ personnalisé, elle sera renvoyée et l'action sera ajoutée au journal d'audit. |
Si Payhawk ne peut pas identifier un responsable d'approbation pour un workflow défini, la demande de dépense sera transmise à tous les administrateurs Payhawk.
Personnalisation du comportement d'attribution
Les mécanismes par défaut des attributions de workflow peuvent être personnalisés et définis selon les besoins individuels de votre entreprise.
Pour définir un comportement d'attribution personnalisé :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Paramètres > Workflows > Paramètres avancés.
Cliquez sur Modifier les attributions.
Dans les menus déroulants, définissez le comportement d'attribution souhaité.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Payhawk ne pourra pas exécuter les mécanismes d'attribution et enverra une demande d'approbation en fonction du rôle personnalisé défini si les rôles se renvoient l'attribution entre eux (comportement d'attribution cyclique).
Visualisation des replis de flux de travail actuellement définis
Il est possible de visualiser les alternatives au flux de travail actuellement définies sous chaque étape dans son mode d'édition.
