Grâce aux puissantes capacités de workflows de Payhawk, vous pouvez créer et adapter des workflows personnalisés étendus en fonction des types de dépenses, des responsables d'approbation et des conditions d'approbation qui correspondent aux exigences spécifiques de votre entreprise. Vous conservez une visibilité totale pour chaque étape définie et chaque collaborateur attribué.
Vous pouvez également définir vos attributions de workflows personnalisées afin que le processus d'approbation soit sécurisé dans des cas exceptionnels – par exemple, si un employé sans responsable d'équipe soumet une dépense qui nécessiterait l'approbation d'un responsable d'équipe.
Dans Payhawk, vous pouvez définir des workflows d'approbation pour les transactions et les demandes de carte, les remboursements, les factures, les bons de commande, et plus encore.
Workflows pour les types de dépenses
Sur la base du cycle de vie des dépenses dans Payhawk, vous pouvez personnaliser les workflows pour les factures, les remboursements et les transactions par carte dans votre entreprise.
Par exemple, le cycle de vie des dépenses pour une facture commence par sa soumission. La dépense doit ensuite être approuvée. L'étape suivante consiste à faire vérifier la dépense par les personnes autorisées de l'entreprise. Puis, les informations concernant le paiement et la date d'exécution du paiement sont confirmés, le paiement est autorisé et la dépense est payée.
Pour une facture, les étapes de dépense sont Soumettre, Approuver, Vérifier et Payer (Confirmer les informations et Autoriser).
Les dépenses par carte ne comportent que les étapes Soumettre, Approuver et Vérifier car elles ont déjà été payées.
Les indemnités journalières et les dépenses kilométriques comportent une étape Rembourser, au lieu de l'étape Payer, car le montant est remboursé à l'employé.
Pour plus d'informations, consultez l'article relatif à la Configuration des workflows d'approbation pour les types de dépenses.
Workflows pour les bons de commande
Pour créer un bon de commande dans Payhawk, les employés doivent d'abord soumettre une demande d'achat. Ensuite, les personnes autorisées de l'entreprise approuvent son montant et les autres informations ou conditions avant que la livraison ne puisse être initiée. Puis, les employés autorisés téléchargent les factures et les accusés de réception pour les biens ou services livrés, et le bon de commande peut finalement être fermé.
Les bons de commande peuvent parfois comporter des écarts en termes de quantité de marchandises reçues, ou entre le prix approuvé et le prix facturé. Dans de tels cas, vous pouvez autoriser des employés spécifiques à approuver les bons de commande présentant des écarts.
Le workflow que vous pouvez personnaliser pour les bons de commande inclut la mise en place de plusieurs étapes, rôles ou personnes qui peuvent :
Approuver les demandes d'achat.
Télécharger les factures.
Approuver les virements bancaires pour les bons de commande lorsque le montant du bon de commande correspond au montant facturé.
Approuver les virements bancaires pour les bons de commande lorsque le montant du bon de commande ne correspond pas au montant facturé.
Approuver les virements bancaires lorsque la facture est reçue sans bon de commande préalable.
Workflows pour les demandes de carte
S'ils disposent de l'autorisation nécessaire, les employés peuvent soumettre des demandes de nouvelles cartes. Vous pouvez définir qui peut approuver les demandes de cartes et qui peut émettre des cartes.
