Payhawk vous permet de créer et de personnaliser des workflows basés sur les types de dépenses, les approbateurs et les conditions d'approbation qui correspondent aux exigences spécifiques de votre entreprise. Le système offre également une visibilité claire de chaque étape du workflow et des utilisateurs impliqués dans le processus d'approbation.
Vous pouvez définir des règles d’attribution pour garantir la poursuite du processus d'approbation dans des cas exceptionnels, par exemple lorsqu'un employé auquel aucun responsable d'équipe n'a été attribué soumet une dépense qui nécessiterait normalement l'approbation de son responsable.
Dans Payhawk, vous pouvez définir des workflows d'approbation pour les transactions et les demandes de carte, les remboursements, les factures, les bons de commande, et plus encore.
Workflows pour les types de dépenses
Sur la base du cycle de vie des dépenses dans Payhawk, vous pouvez personnaliser les workflows pour les factures, les dépenses remboursables et les transactions par carte dans votre entreprise.
Si toutes les étapes du workflow du type de dépense sont activées, le cycle de vie d'une facture comprendra les étapes suivantes :
(Soumettre) Une dépense est d'abord soumise par le propriétaire de la dépense.
(Approuver) Elle est ensuite approuvée par un employé désigné comme responsable d'approbation dans le workflow d'approbation des dépenses, tel que défini par un administrateur Payhawk de votre entreprise.
(Vérifier) Ensuite, un responsable de la vérification examine les informations relatives à la dépense pour s'assurer qu'elles sont conformes aux politiques de l'entreprise.
(Payer > Confirmer les informations) Après vérification, les employés disposant des autorisations appropriées confirment les informations relatives au paiement.
Les étapes Confirmer les informations et Autoriser mettent en œuvre le principe des quatre yeux, selon lequel un employé autorisé confirme les informations relatives au paiement tandis qu'un autre autorise le paiement.
Si la dépense de la facture est planifiée, la méthode d'exécution du paiement est définie à ce stade.
Par défaut, le paiement peut être fixé soit pour une exécution immédiate, soit pour la date d'échéance de la dépense. Toutefois, il peut également être fixé à une date spécifique.
(Payer > Autoriser) Les employés disposant de droits de paiement autorisent ensuite le paiement de la dépense.
Si le paiement est défini sur l'exécution immédiate, il sera payé immédiatement après l'autorisation.
Si le paiement est planifié, il sera autorisé et payé automatiquement à la date spécifiée (échéance ou spécifique).
Pour plus d'informations, consultez l'article relatif à la Configuration des workflows d'approbation pour les types de dépenses.
Étapes du workflow pour les factures
Pour une facture, les étapes sont Soumettre, Approuver, Vérifier, et Payer avec Paiement, mais également les étapes Confirmer les informations et Autoriser, mettant ainsi en œuvre le principe des 4 yeux.
Étapes du workflow pour les dépenses par carte
Les dépenses par carte ne sont soumises qu'aux étapes Soumettre, Approuver et Vérifier, car elles ont déjà été payées.
Étapes du workflow pour les dépenses remboursables
Pour une dépense remboursable, comme les frais kilométriques ou les indemnités journalières, les étapes sont Soumettre, Approuver, Vérifier, et Payer avec Paiement, mais également les étapes Confirmer les informations et Autoriser, mettant ainsi en œuvre le principe des 4 yeux.
Par défaut, l'étape Confirmer les informations pour les dépenses remboursables est définie sur automatique (Système Payhawk), mais elle peut être modifiée par un administrateur Payhawk.
Workflows pour les achats
Si toutes les étapes du processus d'achat sont activées, le cycle de vie d'un achat comprendra les étapes suivantes :
(Soumettre) Une demande d'achat est d'abord soumise par le propriétaire.
(Vérifier) L'achat est ensuite vérifié par un employé désigné comme responsable de la vérification dans le workflow, tel que défini par un administrateur Payhawk de votre entreprise.
(Approuver) Ensuite, un approbateur approuve les informations relatives à l'achat pour s'assurer qu'ils sont conformes aux politiques de l'entreprise.
(Recevoir) Après l'approbation, les employés ayant accès à l'achat peuvent téléverser des accusés de réception pour les marchandises reçues.
(Facture) Après approbation, les employés ayant accès à l'achat peuvent téléverser des factures pour les biens ou services livrés.
(Payer > Confirmer les informations) Les employés autorisés de votre entreprise confirmeront alors les informations relatives au paiement.
Les étapes Confirmer les informations et Autoriser mettent en œuvre le principe des quatre yeux, selon lequel un employé autorisé confirme les informations relatives au paiement tandis qu'un autre autorise le paiement.
(Payer > Autoriser) Les employés disposant de droits de paiement autorisent ensuite le paiement de l'achat.
(Clôturer) Si la clôture automatique des achats n'est pas activée ou s'il existe des divergences entre la quantité ou le montant de l'achat et les quantités facturées et/ou livrées, les achats permettront aux employés autorisés de les clôturer manuellement.
Workflows pour les demandes de carte
S'ils disposent de l'autorisation nécessaire pour le faire, les employés peuvent soumettre des demandes de nouvelles cartes physiques, virtuelles et à usage unique. Vous pouvez ensuite définir qui peut approuver les demandes de cartes et qui peut émettre les cartes.
