Lors des étapes de soumission, d'approbation et de révision du cycle de vie des dépenses, vous pouvez fractionner les dépenses par carte et les retraits aux DAB effectués pour des biens ou des services auprès de deux ou plusieurs fournisseurs, à condition que les dépenses par carte souhaitées répondent à un certain nombre d'exigences.
À titre d'exemple, vous pourriez avoir commandé 10 livres auprès d'une librairie en ligne et les avoir réglés au moyen d'une seule transaction par carte. Toutefois, la livraison s'effectue par l'intermédiaire de plusieurs fournisseurs différents, et chaque fournisseur émet une facture pour les livres et leurs montants respectifs. La réception des factures se fait de manière décalée, au fur et à mesure de l'arrivée des livres.
En temps normal, vous fractionnez les dépenses en postes lorsque vous recevez toutes les factures et que vous les examinez et les exportez vers votre système ERP. Vous aurez ensuite à accéder au logiciel de comptabilité et à modifier manuellement toutes les lignes exportées afin de définir le fournisseur, la date du document et le numéro du document adéquats.
Grâce au fractionnement de cette dépense par carte en plusieurs dépenses, vous pourrez examiner et exporter uniquement les dépenses pour lesquelles vous avez reçu des factures, sans avoir à effectuer de tâches manuelles supplémentaires dans votre système comptable après l'enregistrement de la dépense, car toutes les données requises pour les dépenses auront déjà été soumises lors du fractionnement.
Pour le moment, le fractionnement des dépenses par carte en plusieurs dépenses est possible uniquement sur le portail web de Payhawk.
Exigences en matière de fractionnement des dépenses
Vous pouvez fractionner une dépense avec une transaction par carte en plusieurs dépenses dans Payhawk si celle-ci remplit les conditions suivantes :
S'il s'agit d'une dépense par carte, ce qui signifie qu'il existe déjà une transaction par carte dans Payhawk.
S'il ne s'agit pas d'une dépense examinée.
Si elle ne comporte aucun abonnement connexe.
a fonctionnalité de fractionnement des dépenses est actuellement prise en charge par certaines des intégrations ERP natives avec Payhawk. Si ce n'est pas le cas, un pop-up apparaîtra afin que vous puissiez noter lorsque vous souhaitez diviser une transaction par carte en plusieurs dépenses.
Fractionnement et fusion des dépenses
Vous pouvez annuler le fractionnement d'une dépense en utilisant l'opération de fusion des dépenses. Pour obtenir de plus amples informations, consultez l'article sur la fusion des dépenses dans Payhawk.
Sortie de fractionnement des dépenses
Suite au fractionnement des dépenses, les dépenses résultantes présenteront les caractéristiques suivantes :
Le montant cumulé de l'ensemble des dépenses sera égal au montant de la dépense initiale.
Les nouvelles dépenses seront créées avec un lien correspondant à la même transaction. Vous pouvez également fractionner une dépense en plusieurs transactions.
La date de création des dépenses fractionnées correspondra à la date de l'opération du fractionnement des dépenses.
La catégorisation des dépenses ainsi que les autres propriétés seront héritées de la dépense initiale.
Dans l'application Dépenses, chaque dépense fractionnée fera apparaître un panneau d'information Payée avec X autre(s) dépense(s) et contiendra un lien hypertexte renvoyant au filtre ID de paiement.
Si la dépense de la carte est accompagnée d'un document de dépense déjà joint, celui-ci sera conservé et joint à la première dépense suivant le fractionnement.
Si une dépense par carte a été approuvée puis fractionnée en plusieurs dépenses, son statut sera modifié et il faudra la soumettre à nouveau.
Si la dépense initiale a été approuvée, toutes les nouvelles dépenses sont réinitialisées au statut « Non soumis ».
Si une dépense a déjà été fractionnée à partir d'une autre dépense, elle sera rattachée aux transactions du fractionnement précédent. Par exemple, si la dépense A associée à la transaction T est fractionnée en dépenses A1 et A2, et que la dépense A1 est fractionnée en dépenses A3 et A4, les dépenses A2, A3 et A4 seront rattachées à la transaction T.
Dans le cas où le montant des dépenses fractionnées a été mis à jour et que la somme ne correspond plus au montant de la transaction, Payhawk vous affichera un avertissement que vous devrez gérer. Les dépenses fractionnées avec des avertissements pour incohérence du montant ne peuvent pas être examinées de manière groupée.
Fractionnement en plusieurs dépenses
Pour fractionner une dépense par carte ou un retrait au DAB en plusieurs dépenses :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Soumettre, Approuver, ou Vérifier.
Sélectionnez la dépense souhaitée et cliquez sur son menu à trois points.
Sélectionnez l'option Fractionner en plusieurs dépenses. Le système fractionnera alors par défaut la dépense en deux.
Remplissez les remarques et les montants de chaque dépense fractionnée. Si vous devez ajouter une autre dépense fractionnée, cliquez sur le bouton + Ajouter une dépense. Pour vous faciliter la tâche, l'ajout de nouvelles lignes et la mise à jour des montants seront automatiquement déduits de la première dépense.
Une fois prêt(e), cliquez sur le bouton Fractionner en [nombre] dépenses.
Si, lors du fractionnement et de la modification des dépenses, un écart est constaté, Payhawk affichera une erreur que vous devrez traiter.
