Les budgets et les prévisions jouent un rôle crucial, car ils soutiennent le processus de planification au sein d'une organisation et permettent de suivre l'exécution d'un plan mis en œuvre sous la forme d'un rapport de comparaison de type « Réel/Budget » ou « Réel/Prévision ».
Les budgets ou prévisions ajoutés à Payhawk sont destinés à être plutôt basés sur les profits et les pertes que sur les flux de trésorerie. Vous pouvez également ajouter d'autres prévisions au cours de l'exercice (par exemple, les nouvelles prévisions de fin des trimestres 1, 2 et 3).
L'ajout des budgets à Payhawk
Pour créer votre budget :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Budgets.
Cliquez sur le bouton Nouveau et sélectionnez Nouvel exercice fiscal dans le menu déroulant.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez les champs de dépenses (dimensions budgétaires) qui s'appliqueront à votre budget.
Dans la section Sélectionner un exercice fiscal, choisissez le mois et l'année au cours desquels votre budget doit être calculé.
Cliquez sur le lien avec le fichier modèle pour le télécharger.
Accédez au dossier Téléchargements de votre appareil, ouvrez le fichier et remplissez les données de dépenses obligatoires.
Revenez au portail et sous la rubrique Importer le fichier, importez le fichier modèle avec votre budget.
Cliquez sur Soumettre.
Modification et suppression des budgets
Pour le moment, vous pouvez modifier et supprimer uniquement les prévisions dans Payhawk.
Ajouter des prévisions à Payhawk
Pour créer votre prévision :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Budgets.
Cliquez sur le bouton Nouveau et sélectionnez Nouvelle prévision dans le menu déroulant.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez les dimensions budgétaires et saisissez un nom pour votre prévision.
Téléchargez le fichier modèle, remplissez les données obligatoires et importez-le à nouveau dans le système.
Cliquez sur Soumettre.
Renommer les prévisions
Vous pouvez renommer votre prévision de la manière suivante :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Budgets.
Dans le menu déroulant du budget, sélectionnez Gérer les prévisions.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, survolez la prévision souhaitée, cliquez sur le menu à trois points concerné et sélectionnez Renommer.
Sur l'écran suivant, mettez à jour le nom de la prévision et cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également annuler vos modifications en cliquant sur Annuler.
Suppression des prévisions
Vous pouvez supprimer votre prévision de la manière suivante :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Budgets.
Dans le menu déroulant du budget, sélectionnez Gérer les prévisions.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, survolez la prévision souhaitée, cliquez sur le menu à trois points concerné et sélectionnez Supprimer.
Sur l'écran suivant, cliquez sur Supprimer pour confirmer votre choix.
Le fichier modèle
Le fichier modèle pour importer votre budget comprend un ensemble de feuilles individuelles qui dépend des dimensions que vous avez sélectionnées.
Cependant, les informations habituelles que vous devez fournir incluent :
nom du budget ;
hiérarchie budgétaire (le cas échéant) ;
responsables de budgets ;
devise ;
période.
Chaque champ pour lequel vous devez saisir des données contient des instructions sur les valeurs autorisées et leur format.