Avec Payhawk, vous pouvez importer vos budgets depuis votre outil de planification et d'analyse financières (FP&A), les partager avec les responsables de budgets concernés, surveiller leur utilisation en temps réel et effectuer une nouvelle prévision des données si nécessaire.
Dans Payhawk, vous pouvez importer vos budgets existants en téléchargeant le fichier modèle, en remplissant vos données budgétaires dans le format requis et en désignant le responsable de budgets en renseignant l'adresse e-mail de son entreprise dans le fichier, puis en important à nouveau le fichier dans le système.
Tous les bons de commande (BDC) et demandes de dépenses associés à ce budget dans le système seront automatiquement utilisés pour un budget donné lorsque la dépense sera approuvée ou vérifiée en fonction des dimensions budgétaires respectives. De la même manière, les BDC approuvés affecteront les dépenses engagées d'un budget en fonction de leurs champs.
Budgétisation d'entreprise
La budgétisation d'entreprise est un plan financier détaillé qui rassemble les revenus, les dépenses et les dépenses en capital attendus d'une entreprise sur une période fiscale donnée.
La budgétisation permet d'estimer combien une entreprise doit dépenser, de quelle manière et dans quels domaines. C'est l'un des outils stratégiques les plus importants pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs. Avec un budget bien conçu, votre entreprise peut s'assurer que ses ressources financières sont correctement allouées pour soutenir ses grands objectifs stratégiques tels que les réductions de coûts, l'augmentation des revenus ou l'expansion de marché.
Budgets dans Payhawk
La fonctionnalité de budgets de Payhawk est destinée à fonctionner avec vos outils FP&A en agissant comme une extension et en offrant aux Responsables de budgets une visibilité sur leurs budgets et un aperçu de leur utilisation en temps réel.
Avantages
L'utilisation des budgets dans Payhawk augmente la productivité de vos responsables de budgets et de votre équipe financière :
Les responsables de budgets disposent d'un aperçu en temps réel de l'utilisation des budgets et n'ont pas à procéder à des rapprochements incessants pour vérifier l'utilisation des budgets. Les analyses et répartitions personnalisées disponibles leur permettent de prendre les bonnes décisions et de réduire le nombre d'écarts que l'équipe financière doit résoudre chaque mois.
La pression sur l'équipe FP&A est réduite. Votre équipe financière peut ainsi se concentrer sur la planification stratégique plutôt que sur les tâches administratives, car elle dispose de la possibilité d'importer et de gérer le budget de votre entreprise directement sur le portail.
Et grâce aux puissantes capacités des workflows d'approbation de Payhawk, les budgets permettent à vos responsables non financiers d'être plus autonomes.
Les budgets de Payhawk peuvent favoriser une culture fondée sur la répartition de la propriété, la responsabilisation décentralisée et la responsabilité financière déléguée. Ils aident votre entreprise à établir des normes en matière de reporting pour assurer la cohérence et l'harmonisation de vos dépenses avec la planification stratégique de votre organisation.
Budgétisation avec ou sans Payhawk
Les diagrammes suivants permettent de visualiser comment et où les budgets de Payhawk s'intègrent dans le cadre de la budgétisation de votre entreprise.
L'application Budgets
L'application Budgets de Payhawk est la plateforme centralisée qui vous permet d'importer votre budget et vos prévisions. Elle vous permet également de créer un nouveau budget à partir de zéro, directement sur le portail, ainsi qu'une nouvelle prévision de budget et un budget existant.
Budget utilisé, engagé et disponible
Chaque budget de Payhawk inclut le montant utilisé, les dépenses engagées et les fonds disponibles.
Montant utilisé
Les fonds de votre budget déjà dépensés. Les administrateurs Payhawk et les Responsables de budgets peuvent afficher l'utilisation des budgets sous forme de pourcentage et de valeurs absolues dans l'application Budgets. Par exemple, vous disposez d'un budget de 100 EUR et vous avez dépensé 20 EUR. L'utilisation de votre budget est de 20 EUR, soit 20 % de votre budget total.
Les dépenses par carte, les virements bancaires, le kilométrage, les indemnités journalières et les remboursements seront considérés comme utilisés si une dépense est approuvée ou vérifiée. Le budget sera recalculé chaque fois que l'un ou l'autre de ces événements se produit dans le système.
Si une facture est associée à un bon de commande, le montant engagé en fonction du montant du bon de commande sera ajusté. Par exemple, si vous disposez d'un bon de commande de 1 000 EUR, la dépense engagée sera de 1 000 EUR. Si une facture correspondante de 300 EUR est approuvée, le montant utilisé sera de 300 EUR tandis que les dépenses engagées seront réduites à 700 EUR.
Dépenses engagées
Les dépenses engagées correspondent à l'argent que vous vous êtes engagé(e) à payer à un moment donné, et qui est toujours sur votre compte. Elles incluent les demandes d'achat approuvées, les demandes de fonds approuvées, ainsi que les abonnements :
Plusieurs lignes d'une demande d'achat approuvée peuvent affecter plusieurs budgets.
Les abonnements sont inclus dans les dépenses engagées en fonction de leur date d'échéance et sont associés à leur budget respectif en fonction de la dernière dépense vérifiée pour cet abonnement.
Les abonnements arrivant à échéance ce mois-ci utilisent la catégorisation de la dernière dépense vérifiée pour cet abonnement. Le montant n'apparaîtra plus dans les dépenses engagées et sera déplacé vers le montant utilisé après approbation de la demande, puisqu'il s'agit d'une dépense par carte. Les abonnements annuels ou trimestriels seront considérés comme utilisés sur la base de la dernière dépense examinée.
Fonds disponibles
Les fonds restants une fois le montant utilisé et les dépenses engagées sont déduits des fonds budgétisés ou prévus.
Conditions et définitions
À l'exception des budgets parents, chaque budget dans Payhawk doit comporter des dimensions. Tous les budgets peuvent être ajustés et révisés tout au long de l'exercice.
Dimensions budgétaires
Les dimensions budgétaires sont les paramètres ou attributs sur la base desquels le budget est prédit. Les administrateurs Payhawk déterminent l'ensemble des dimensions budgétaires dans le fichier modèle qu'ils importent dans Payhawk.
Chaque budget doit avoir au moins une dimension. Par exemple, un budget marketing peut utiliser les dimensions Équipe, Région (sous-équipes) et Catégorie.
Prévisions
Les prévisions (ou nouvelles prévisions) sont les itérations d'un budget que vous pouvez effectuer un nombre illimité de fois tout au long de l'exercice fiscal, comme changer les responsables de budgets, ajouter de nouveaux budgets ou supprimer des budgets existants. Chaque fois que vous créez une prévision dans Payhawk, le modèle que vous avez importé sera téléchargé et vous pourrez modifier les périodes actuelles ou futures, tandis que les périodes passées apparaîtront avec le montant de l'utilisation correspondant.
Par exemple, vous avez prévu un budget de 100 EUR par mois pour toute l'année 2024, mais au 1er avril, vous constatez que de janvier à mars, vous avez dépensé 420 EUR au lieu de 300 EUR. Vous devez à présent modifier votre budget pour la période d'avril à décembre pour vous assurer de ne pas trop dépenser. Vous pouvez nommer votre nouvelle prévision dans Payhawk 2e trimestre 2024 révisé, puis au troisième trimestre, vous pouvez utiliser ce modèle pour créer une nouvelle révision.