Avec Payhawk, vous pouvez importer vos budgets depuis votre outil de planification et d'analyse financières (FP&A), les partager avec les responsables de budgets concernés, surveiller leur utilisation en temps réel et effectuer une nouvelle prévision des données si nécessaire.

Dans Payhawk, vous pouvez importer vos budgets existants en téléchargeant le fichier modèle, en remplissant vos données budgétaires dans le format requis et en désignant le responsable de budgets en renseignant l'adresse e-mail de son entreprise dans le fichier, puis en important à nouveau le fichier dans le système.

Tous les bons de commande (BDC) et demandes de dépenses associés à ce budget dans le système seront automatiquement utilisés pour un budget donné lorsque la dépense sera approuvée ou vérifiée en fonction des dimensions budgétaires respectives. De la même manière, les BDC approuvés affecteront les dépenses engagées d'un budget en fonction de leurs champs.

La budgétisation d'entreprise est un plan financier détaillé qui rassemble les revenus, les dépenses et les dépenses en capital attendus d'une entreprise sur une période fiscale donnée.

La budgétisation permet d'estimer combien une entreprise doit dépenser, de quelle manière et dans quels domaines. C'est l'un des outils stratégiques les plus importants pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs. Avec un budget bien conçu, votre entreprise peut s'assurer que ses ressources financières sont correctement allouées pour soutenir ses grands objectifs stratégiques tels que les réductions de coûts, l'augmentation des revenus ou l'expansion de marché.

La fonctionnalité de budgets de Payhawk est destinée à fonctionner avec vos outils FP&A en agissant comme une extension et en offrant aux Responsables de budgets une visibilité sur leurs budgets et un aperçu de leur utilisation en temps réel.

Les diagrammes suivants permettent de visualiser comment et où les budgets de Payhawk s'intègrent dans le cadre de la budgétisation de votre entreprise.

L'application Budgets de Payhawk est la plateforme centralisée qui vous permet d'importer votre budget et vos prévisions. Elle vous permet également de créer un nouveau budget à partir de zéro, directement sur le portail, ainsi qu'une nouvelle prévision de budget et un budget existant.

Pour que les dépenses soient incluses dans un budget ou une prévision, elles doivent être soit approuvées, soit examinées.

Le système privilégie la période de prestation lors de l'affectation des dépenses. Si cette période n'est pas disponible, il utilisera la date du document. En l'absence des deux, le système affectera la dépense au budget approprié en fonction de la date de création de la dépense.

Chaque budget de Payhawk inclut le montant utilisé, les dépenses engagées et les fonds disponibles.

Les fonds de votre budget déjà dépensés. Les administrateurs Payhawk et les Responsables de budgets peuvent afficher l'utilisation des budgets sous forme de pourcentage et de valeurs absolues dans l'application Budgets. Par exemple, vous disposez d'un budget de 100 EUR et vous avez dépensé 20 EUR. L'utilisation de votre budget est de 20 EUR, soit 20 % de votre budget total.

Les dépenses par carte, les virements bancaires, le kilométrage, les indemnités journalières et les remboursements seront considérés comme utilisés si une dépense est approuvée ou vérifiée. Le budget sera recalculé chaque fois que l'un ou l'autre de ces événements se produit dans le système.

Si une facture est associée à un bon de commande, le montant engagé en fonction du montant du bon de commande sera ajusté. Par exemple, si vous disposez d'un bon de commande de 1 000 EUR, la dépense engagée sera de 1 000 EUR. Si une facture correspondante de 300 EUR est approuvée, le montant utilisé sera de 300 EUR tandis que les dépenses engagées seront réduites à 700 EUR.

Les dépenses engagées correspondent à l'argent que vous vous êtes engagé(e) à payer à un moment donné, et qui est toujours sur votre compte. Elles incluent les demandes d'achat approuvées, les demandes de fonds approuvées, ainsi que les abonnements :

Les fonds restants une fois le montant utilisé et les dépenses engagées sont déduits des fonds budgétisés ou prévus.

À l'exception des budgets parents, chaque budget dans Payhawk doit comporter des dimensions. Tous les budgets peuvent être ajustés et révisés tout au long de l'exercice.

Les dimensions budgétaires sont les paramètres ou attributs sur la base desquels le budget est prédit. Les administrateurs Payhawk déterminent l'ensemble des dimensions budgétaires dans le fichier modèle qu'ils importent dans Payhawk.

Chaque budget doit avoir au moins une dimension. Par exemple, un budget marketing peut utiliser les dimensions Équipe, Région (sous-équipes) et Catégorie.

Les prévisions (ou nouvelles prévisions) sont les itérations d'un budget que vous pouvez effectuer un nombre illimité de fois tout au long de l'exercice fiscal, comme changer les responsables de budgets, ajouter de nouveaux budgets ou supprimer des budgets existants. Chaque fois que vous souhaitez créer une nouvelle prévision dans Payhawk, vous pouvez télécharger le fichier modèle, y renseigner les données souhaitées, puis le téléverser à nouveau. Les prévisions passées apparaîtront avec le montant d’utilisation correspondant.

Par exemple, vous avez prévu un budget de 100 EUR par mois pour toute l'année 2024, mais au 1er avril, vous constatez que de janvier à mars, vous avez dépensé 420 EUR au lieu de 300 EUR. Vous devez à présent modifier votre budget pour la période d'avril à décembre pour vous assurer de ne pas trop dépenser. Vous pouvez nommer votre nouvelle prévision dans Payhawk 2e trimestre 2024 révisé, puis au troisième trimestre, vous pouvez utiliser ce modèle pour créer une nouvelle révision.