Les budgets et les prévisions jouent un rôle crucial, car ils soutiennent le processus de planification au sein d'une organisation et permettent de suivre l'exécution d'un plan mis en œuvre sous la forme d'un rapport de comparaison de type « Réel/Budget » ou « Réel/Prévision ».
Les budgets ou prévisions ajoutés à Payhawk sont destinés à être plutôt basés sur les profits et les pertes que sur les flux de trésorerie. Vous pouvez également ajouter d'autres prévisions au cours de l'exercice (par exemple, les nouvelles prévisions de fin des trimestres 1, 2 et 3).
L'ajout des budgets à Payhawk
Pour créer votre budget :
Sur le portail Web Payhawk, accédez aux Budgets.
Cliquez sur le bouton Nouveau et sélectionnez Nouvel exercice fiscal dans le menu déroulant.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez les champs de dépenses (dimensions budgétaires) qui s'appliqueront à votre budget.
Les champs que vous sélectionnez ici seront reflétés dans le fichier modèle et disposeront de leur propre colonne dédiée. De plus, toutes les prévisions futures auront ces dimensions budgétaires présélectionnées et incluses dans leurs fichiers modèles.
Dans la section Sélectionner un exercice fiscal, choisissez le mois et l'année au cours desquels votre budget doit être calculé.
Cliquez sur le lien avec le fichier modèle pour le télécharger.
Accédez au dossier Téléchargements de votre appareil, ouvrez le fichier et remplissez les données de dépenses.
Revenez au portail et sous la rubrique Importer le fichier, importez le fichier modèle avec votre budget.
Cliquez sur Soumettre.
Suppression des budgets
La suppression d'un budget éliminera l'ensemble des prévisions pour l'exercice fiscal :
Accéder à Budgets, cliquez sue le menu déroulant de [Année], puis sélectionnez Gestion des exercices fiscaux.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur l'icône Corbeille.
Ensuite, cliquez sur Supprimer pour confirmer votre choix.
Ventilation des budgets
Vous pouvez effectuer la ventilation de vos budgets par dimension, selon les dimensions de budget définies :
Accédez à Budgets et sélectionnez le budget ou la prévision souhaités.
Naviguez jusqu'à la section Dépense par.
Dans le menu déroulant, sélectionnez la dimension souhaitée pour trier les informations en conséquence.
Le fichier du modèle
Le fichier du modèle contient deux feuilles :
La feuille Instructions relatives au modèle contient les directives d'informations relatives au budget que vous devriez fournir, les valeurs autorisées et leur format.
La feuille Modèle contient les données relatives à votre budget réel. Les informations qui s'y trouvent reflèteront les dimensions du budget que vous aurez présélectionnées avant de télécharger le fichier du modèle. En plus des informations habituelles sur le budget, une colonne sera ajoutée pour chaque dimension du budget.
Les informations habituelles que vous devez fournir sur le budget incluent :
Nom du budget
Responsables du budget
Devise
Montants correspondant aux périodes budgétisées
Hiérarchie budgétaire (le cas échéant)