L'intégration directe entre Payhawk et Sage Intacct vous permet d'avoir un contrôle total sur les données échangées entre les deux systèmes.
Payhawk effectue la synchronisation des données lors de la première connexion à Sage Intacct. En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez éventuellement déclencher la synchronisation des données à la demande.
Le diagramme suivant résume les données qui sont automatiquement synchronisées entre les systèmes.
Transfert des paiements vers Sage Intacct
Pour des raisons comptables, Payhawk exporte uniquement les transactions réglées. Cela signifie que si un paiement a été autorisé, mais n'a pas encore été réglé, Payhawk ne l'exportera pas vers Sage Intacct. Une fois la transaction réglée par la banque et la dépense vérifiée, Payhawk exporte automatiquement le paiement.
Pour plus d'informations sur l'intégration des comptes Payhawk-Sage Intacct, consultez l'article sur synchronisation des comptes avec Sage Intacct.
Transfert des dépôts vers Sage Intacct
Par défaut, une fois qu'un dépôt a été reçu, Payhawk transfère automatiquement la transaction de dépôt sous forme d'entrée de journal dans Sage Intacct.
Transfert des relevés bancaires
Toutes les transactions réglées traitées via Payhawk (transactions par carte et virements bancaires) sont exportées en une seule fois chaque jour.
En raison d'une limitation de l'API de Sage Intacct pour l'importation des transactions bancaires, toutes les transactions traitées par Payhawk, telles que les transactions par carte de débit ou de crédit, ou les virements bancaires, apparaissent comme des transactions bancaires dans le module Rapprochements bancaires de l'ERP.
Transfert des dépenses vers Sage Intacct
Une fois qu’une dépense a été vérifiée, Payhawk transfère cette dépense vers Sage Intacct en tant que facture, entrée de journal ou rapport de dépenses, selon le type de dépense et votre configuration. Si le montant de la dépense est positif, Payhawk crée une facture d’achat. Si vous avez reçu une note de crédit à la place, le montant de la dépense sera négatif et Payhawk effectuera une rectification des factures fournisseurs.
Pour les dépenses remboursables, telles que les remboursements, les indemnités journalières ou les frais de kilométrage, Payhawk utilise l'employé en tant que vendeur.
Pour les frais de remboursement, Payhawk utilise l'employé comme vendeur.
Association des factures aux paiements
Lorsqu'une facture est enregistrée et si la dépense a été payée via Payhawk, Payhawk créera et associera automatiquement un paiement de facture.
Champs de données exportés vers Sage Intacct
Payhawk exporte les champs de données suivants vers le système Sage Intacct :
Fournisseur : si le fournisseur n'est pas dans le système Sage Intacct, Payhawk informera l'utilisateur qu'il peut s'agir d'un nouveau fournisseur et affichera l'option de le créer à partir de Payhawk ou, si le rôle de l'utilisateur est celui d'un employé de Payhawk, de le demander à un administrateur de Payhawk.
Numéro du document
Date du document
Période de service : une fois que l'administrateur de Payhawk aura modifié la date de la Période de service dans Payhawk, elle reflétera la date de publication dans Sage Intacct.
Date d'échéance : pour toutes les dépenses bancaires, Payhawk exporte la date d'échéance. Si aucune date d'échéance n'est saisie, la date de la dépense est utilisée comme date d'échéance.
Note : la note explicative du titulaire de la carte pour la dépense est disponible dans le champ Description de la dépense dans Sage Intacct.
Pièce-jointe du document
Montant : le montant total moins le taux d'imposition de la dépense.
Devise du paiement : devise de la transaction.
Taux d'imposition : les informations fiscales fournies par Sage Intacct.
Catégories de suivi : Payhawk importe les dimensions Service, Emplacement,Projet, Client, Vendeur, Employé, Ligne comptable, Contrats et toute autre dimension (personnalisée) définie par l'utilisateur de Sage Intacct, et permet que ces dimensions soient utilisées comme champs de dépense.
Frais : lorsque la transaction est accompagnée d'un frais, ce frais crée une entrée de journal de paiement distincte dans le compte dédié lors de la connexion au système ERP.