Lorsque vous connectez votre compte Payhawk à Sage Intacct, les catégories de suivi disponibles de Sage Intacct sont automatiquement importées.
Si vous mettez à jour les catégories de suivi de Sage Intacct après l'établissement de la connexion entre les deux systèmes, vous devez mettre à jour manuellement ces données dans Payhawk.
Spécificités
Chaque compte de grand livre (GL) peut exiger une dimension particulière, par exemple pour vérification dans Payhawk. Si ces dimensions ne sont pas configurées lors de l'exportation des dépenses, cela entraînera une erreur. Les dimensions peuvent être, par exemple : Service, Emplacement, Projet, Client, Vendeur, Employeur, Ligne comptable, Contrats, ou toute autre dimension (personnalisée) définie par l'utilisateur telle que :
Services : s'afficheront comme ID externes pour les Équipes dans Payhawk.
Emplacements – Une catégorie de suivi chez Payhawk. Une erreur se produira si l'emplacement est différent de la devise de base de la facture.
Projets : une catégorie de suivi dans Payhawk
Classes : une catégorie de suivi dans Payhawk
Clients : une catégorie de suivi dans Payhawk
Vendeur : une catégorie de suivi dans Payhawk. En plus de cela, il y a des fournisseurs dans l'application Fournisseurs de Payhawk.
Employés : une catégorie de suivi dans Payhawk
Ligne comptable : une catégorie de suivi dans Payhawk
Contrats : une catégorie de suivi dans Payhawk
Lorsque vous avez besoin d'une dimension pour votre compte de grand livre (GL), toutes les transactions enregistrées sur ce compte doivent inclure la dimension que vous avez sélectionnée. Si vous avez besoin de plusieurs dimensions, toutes les dimensions doivent être incluses pour que la transaction soit enregistrée sur le compte GL. Par exemple, si vous exigez les dimensions Emplacement et Service pour un compte GL particulier, aucune transaction vers ce compte GL ne peut être effectuée sans inclure les informations Emplacement et Service.
Les transactions existantes ne sont pas affectées si vous ne les modifiez pas. Si vous devez modifier une transaction, vous devrez inclure les dimensions sélectionnées avant de pouvoir l'enregistrer.
Mise à jour des catégories Sage Intacct dans Payhawk
Pour mettre à jour manuellement vos catégories de suivi dans Payhawk :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à Paramètres > Champs de dépenses.
Sous Champs intégrés, sélectionnez une Catégorie de suivi.
Cliquez sur Mettre à jour depuis Sage Intacct.
Modification ou suppression de catégories existantes dans Payhawk
Vous pouvez uniquement modifier ou supprimer les catégories de suivi dans Sage Intacct, car le système comptable est la source de vérité. Les valeurs mises à jour seront affichées une fois que vous aurez synchronisé manuellement l'intégration depuis Paramètres ou lorsque vous cliquerez sur le bouton Mettre à jour depuis Sage Intacct.