Je kunt in Payhawk uitgavebedragen in verschillende secties weergeven, waarbij steeds specifieke gegevens of context wordt gegeven.
Om een volledig overzicht te geven van de bedragen en de manier waarop deze in het systeem worden weergegeven, wordt in het voorbeeld gebruikgemaakt van een betaalde kaartuitgave in een valuta die afwijkt van de basisvaluta van de Payhawk-rekening.
De bedragen in de sectie 'bedrag'
In de eerste kolom onder bedrag:
Betaalde valuta verwijst naar de valuta van de translactie; de lokale valuta waarin de transactie is uitgevoerd.
TOTAAL verwijst naar het totaalbedrag in de valuta van de transactie.
In de tweede kolom onder bedrag:
Jouw valuta verwijst naar de basisvaluta van de Payhawk-account.
TOTAAL verwijst naar het totaalbedrag in de basisvaluta. Dit bedrag wordt berekend door hetTOTAALbedrag in de eerste kolom te vermenigvuldigen met de officiële (boekhoudkundige) wisselkoers tussen de transactievaluta en de basisvaluta van de Payhawk-account op de datum van de transactie.
Zelfs als de kaartvaluta dezelfde is als de basisvaluta van de account, kan het TOTAALbedrag in de tweede kolom afwijken vanwege de verschillende wisselkoersen.
De bedragen in de sectie 'betaling'
Kaartvaluta verwijst naar het bedrag dat is betaald in de valuta van de kaart; het saldo waaraan het was gekoppeld toen de transactie werd uitgevoerd.
Betaald in verwijst naar het bedrag dat is betaald in de transactievaluta zoals aangegeven door de aanbieder, dat wil zeggen, de lokale valuta waarin de transactie is uitgevoerd. Het bedrag komt overeen met het TOTAALbedrag uit de eerste kolom, tenzij de uitgave handmatig door een werknemer is gewijzigd.
Wisselkosten verwijst naar de in rekening gebrachte transactiekosten zoals gerapporteerd door de transactie onder kaartvaluta.
Geldopnamekosten verwijst naar de geldopnamekosten die zijn geïnd op het verkooppunt in de kaartvaluta.
Wisselkoers van een betaling versus de boekhoudkundige wisselkoers
De wisselkoers van een betaling en de boekhoudkundige wisselkoers staan los van elkaar en kunnen verschillende valuta's betreffen.
De wisselkoers van een betaling:
Komt overeen met de wisselkoers onder betaling en verwijst naar de wisselkoers zoals gerapporteerd door de transactie (in dit geval 0,76617).
Wordt in realtime door de betalingsverwerker (VISA of Mastercard) verstrekt en converteert het transactiebedrag naar de valuta van de kaart (saldo) op de verwerkingsdatum.
Hangt af van het tijdstip en kan verschillen als je die dag meerdere transacties uitvoert.
De boekhoudkundige wisselkoers (officiële wisselkoers):
Komt overeen met de wisselkoers die wordt weergegeven tussen de secties bedrag en betaling (in dit geval 0,8996).
Wordt geleverd door Payhawk op basis van gegevens van de Europese Centrale Bank, blijft de hele dag hetzelfde en converteert het transactiebedrag naar de boekhoudkundige (basis)valuta van de Payhawk-rekening op de autorisatiedatum, zodat het correct kan worden verwerkt in het ERP-systeem.
Wordt verwacht dat dit wordt toegepast bij de officiële boekhouding van uitgaven en eventuele kleine verschillen in de uiteindelijke bedragen door deze vaste wisselkoers worden vanuit boekhoudkundig oogpunt als aanvaardbaar beschouwd.
Zelfs als de kaart- en boekhoudkundige (basis)valuta hetzelfde zijn, kunnen er verschillen optreden aangezien beide van verschillende bronnen komen en data afkomstig zijn.