Je kunt als aanvrager periodieke inkopen indienen voor leveringen die naar verwachting periodiek zullen plaatsvinden.
Een overzicht
Elke periodieke aankoop bevat aankoopmomenten die voor elke terugkerende periode zijn ingepland. Als de periodieke aankoop bijvoorbeeld is ingesteld op een maandelijkse herhaling gedurende een jaar, bevat deze 12 aankoopmomenten (ingeplande aankopen) die elke maand op de opgegeven datum automatisch door het systeem worden geopend.
Je kunt aankoopmomenten niet individueel beheren, maar wel via de periodieke inkoop. Als de leverancier bijvoorbeeld halverwege de periodieke bestelling de artikelprijzen wijzigt, kun je de terugkerende bestelling bewerken, de prijzen bijwerken en deze opnieuw ter goedkeuring indienen. Aankoopmomenten die vóór de prijswijziging zijn aangemaakt, behouden de oude prijzen, terwijl toekomstige en openstaande (nog niet gefactureerde) aankoopmomenten de bijgewerkte bedragen wel weergeven.
Je kunt periodieke aankopen op dezelfde manier beheren als eenmalige aankopen. Je kunt ze ook bewerken of verwijderen. Facturen en ontvangstbewijzen kun je echter alleen toevoegen aan de betreffende aankoopmomenten.
Bijzonderheden
Elk aankoopmoment wordt geopend op de datum waarop het is ingepland en verschijnt onder inkooporders > ontvangen of factuur.
Aankoopmomenten erven automatisch de gegevens van hun periodieke (bovenliggende) aankoop, waaronder artikelen, aantallen, leveranciersinformatie en andere relevante gegevens.
Elk aankoopmoment erft het nummer van de periodieke (bovenliggende) aankoop met een achtervoegsel (bijvoorbeeld /1, /2, etc.) om de volgorde aan te geven.
Verzoeken voor periodieke aankopen aanmaken
Maak als volgt een verzoek aan voor een periodieke aankoop:
Ga in het Payhawk-webportaal naar inkooporders. Klik op de knop + nieuw.
In het schermpje dat opent:
Beschrijf bij opmerking het doel van de periodieke inkoop.
(Optioneel) Voer bij leverancier de naam in van de leverancier voor de artikelen die je aanvraagt. Net als bij eenmalige aankopen is er een leverancier nodig zodat Payhawk de aankoop en de bijbehorende uitgaven kan koppelen. Ook wordt de naam van de leverancier gebruikt als aankoopnaam.
Selecteer onder herhaling de periode waarvoor een nieuw aankoopmoment wordt geopend, bijvoorbeeld maandelijks.
Selecteer onder van en tot de start- en einddatum van de periodieke aankoop, bijvoorbeeld een jaar na de huidige datum.
(Optioneel) Voeg een document bij voor je periodieke aankoop, bijvoorbeeld een offerte van de leverancier.
Klik op doorgaan om de periodieke inkoop aan te maken. Je keert nu terug naar het tabblad inkooporders > indienen.
Open je periodieke inkoop en vul de benodigde gegevens in zoals artikel, netto-eenheidsprijs, aantal en alle andere velden die je bedrijf verplicht heeft gesteld. De gegevens worden opgenomen in alle aankoopmomenten en je vindt ze in het tabblad aankopen van de periodieke inkoop.
Klik als je klaar bent op indienen.
