Als je een factuur ontvangt voor je aankoop, kunnen jijzelf en andere geautoriseerde medewerkers en rollen de factuur uploaden naar het systeem.
Facturen uploaden en koppelen aan aankoopitems
Upload als volgt een factuur voor je aankoop in het Payhawk-webportaal:
Ga naar inkooporders en selecteer de gewenste aankoop.
Klik op de knop nieuwe factuur toevoegen.
Of volg deze stappen:
Ga naar het tabblad facturen en klik op de knop + nieuwe factuur toevoegen.
Als ontvangstbewijzen vereist zijn voor de uitgavencategorie, kun je een factuur uploaden door te navigeren naar inkooporders > ontvangen. Klik vervolgens op de knop toevoegen en selecteer factuur uploaden.
Upload de factuur in het dialoogvenster, selecteer de corresponderende aankoopitems en klik op doorgaan.
Payhawk stuurt je nu door naar de app onkosten waar het systeem automatisch een uitgave genereert op basis van de geüploade factuur en het inkoopnummer bijvoegt als dit op de factuur is vermeld.
De geüploade factuur vind je in het tabblad facturen van de aankoop.
Aankopen koppelen aan uitgaven
Om te zorgen dat Payhawk je aankoop koppelt aan de juiste uitgave, moet de aankoop een leverancier bevatten.
Als een leverancier is toegevoegd aan de aankoop en het leveranciersnummer op de geüploade factuur is vermeld, gebruikt Payhawk automatisch OCR om de informatie op te halen en de aankoop te koppelen aan de factuur in de app onkosten.
Aankopen bekijken via onkosten
Alle medewerkers van je bedrijf kunnen de aankoop bekijken in de app onkosten via de link bekijken. De mogelijkheid om deze te bewerken is echter beperkt tot de aanvrager, zijn of haar teammanager en een Payhawk-boekhouder of -beheerder. Houd er rekening mee dat de bewerkingsopties wisselen afhankelijk van de stap in het aankoopproces.
Het uitgave-veld aankoop toont ook de leveringsstatus en de opmerking die is ingevoerd bij het aanmaken van de aankoop.
Uitgaven bekijken die gekoppeld zijn aan je aankopen
Je kunt als aanvrager alle uitgaven bekijken die gekoppeld zijn aan je aankopen door gebruik te maken van de filter inkooporder in de app onkosten. Voor boekhoudkundige en rapportagedoeleinden kunnen ook je teammanager en alle Payhawk-boekhouders en -beheerders bij je bedrijf de uitgaven die gekoppeld zijn aan je aankopen bekijken.
Facturen bekijken die gekoppeld zijn aan je aankopen
Bekijk als volgt een factuur die gekoppeld is aan je aankoop in het Payhawk-webportaal:
Ga naar inkooporders en selecteer de gewenste aankoop.
Klik op het tabblad facturen en selecteer het document dat je wilt bekijken. Je wordt nu doorgestuurd naar de app onkosten waar je het document dat is bijgevoegd aan de uitgave kunt bekijken, evenals alle andere gegevens van deze uitgave.
Facturen rechtstreeks vanuit je e-mailbox naar Payhawk versturen
Payhawk biedt de functionaliteit postvak bonnetjes en facturen, waardoor het systeem automatisch OCR kan gebruiken om bonnetjes in te lezen, leveranciersgegevens en PO-nummers op te halen en deze voor je te koppelen.
Ga voor meer informatie naar: