De Europese norm EN16931 voor e-facturatie is bedoeld om in het hele bedrijfsleven de efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen en de digitale transformatie te versnellen. Om aan deze nieuwe norm te voldoen, moeten bedrijven technologie in gebruik nemen die processen stroomlijnt en transparantie verbetert.

De verplichtingen en vereisten voor e-facturatie verschillen per land. Daarom volgt Payhawk ontwikkelingen in de betreffende regelgeving op de voet om ervoor te zorgen dat onze klanten naadloos op e-facturatie kunnen overstappen, terwijl ze aan de plaatselijke wetgeving blijven voldoen.

Hieronder volgt een voorbeeld van een xRechnung e-factuur in XML-formaat:

Payhawk ondersteunt e-facturatie in meerdere bestandsindelingen en versies.

Directe integratie met openbare webportalen en die van de belastingdiensten is nog niet beschikbaar, maar deze functionaliteit komt er wel aan. Tot die tijd kun je e-facturen direct via het Payhawk-webportaal uploaden of per e-mail versturen via de Payhawk Mailbox.

Payhawk verwerkt e-facturen op soortgelijke wijze als normale PDF-documenten of afbeeldingen. Hierbij worden de volgende stappen doorlopen:

E-facturen worden meestal aangeleverd in XML-formaat — een gestructureerd bestandsformaat dat door apparaten kan worden ingelezen, zoals xRechnung in Duitsland. Voor extra gebruiksgemak genereert Payhawk automatisch een PDF-voorbeeld van de e-factuur.

In sommige gevallen worden e-facturen aangeleverd als PDF met ingesloten XML-gegevens, zoals ZUGFeRD (Duitsland) of Factur-X (Frankrijk). In deze gevallen gebruikt Payhawk de geüploade PDF in plaats van een aparte PDF aan te maken.

Een belangrijk voordeel van e-facturen is de gestructureerde en gestandaardiseerde indeling, waardoor Payhawk met 100% nauwkeurigheid informatie kan extraheren. Zodra de gegevens zijn geëxtraheerd, worden velden die automatisch vanuit de e-factuur zijn ingevuld, gemarkeerd met een blauw icoon zodat je ze direct kunt herkennen.

Je kunt uitgavegegevens nog steeds bewerken en tekst direct uit de PDF selecteren — of het nu gaat om een gegenereerd voorbeeld of het originele document — precies zoals je dat ook bij andere documenten in Payhawk zou doen.

De goedkeuringsflow voor uitgaven met e-facturen in Payhawk werkt precies op dezelfde manier als met normale documenten. Payhawk volgt het goedkeuringsproces dat jij hebt ingesteld, ongeacht welk type document er is geüpload.

Uitgaven exporteren met e-facturen werkt vrijwel op dezelfde manier als met normale documenten. Het XML-formaat en het gegenereerde PDF-voorbeeld van de factuur zijn de belangrijkste verschillen. Payhawk exporteert zowel het originele XML-bestand als het PDF-voorbeeld. Wel zo makkelijk. Dit is van toepassing ongeacht of je naar een geïntegreerd ERP- of boekhoudsysteem exporteert of dat je de standaard exportfunctionaliteit gebruikt.