Je kunt een document voor betaalde of onbetaalde uitgaven dat je per e-mail hebt ontvangen, direct doorsturen naar het 'postvak bonnetjes en facturen' via paid@payhawk.me of unpaid@payhawk.me.
Zie voor antwoorden op enkele veelgestelde vragen de FAQ over het 'postvak bonnetjes en facturen' van Payhawk.
Voordelen
Bespaar tijd en moeite door het goedkeuringsproces voor uitgaven te versnellen tot slechts enkele muisklikken.
Vermijd het bewerkelijke en lastige handmatig downloaden van betalingsdocumenten, het uploaden naar je persoonlijke Payhawk-account en het toevoegen ervan aan de gedane uitgave.
Bijzonderheden
Het 'postvak bonnetjes en facturen' accepteert om beveiligingsredenen alleen e-mails die zijn verzonden vanaf e-mailadressen van Payhawk-gebruikers. Zorg er dus voor dat je de e-mail met het betalingsdocument verstuurt vanaf het e-mailadres dat je hebt gebruikt om je persoonlijke Payhawk-account aan te maken.
Het 'postvak bonnetjes en facturen' kan maximaal 10 afbeeldingen of PDF-documenten verwerken die als e-mailbijlagen zijn verzonden.
Als er geen bijlagen zijn, verwerkt Payhawk automatisch de hoofdtekst van de e-mail en wordt er een document voor je aangemaakt - bijvoorbeeld voor je Uber-bonnetjes.
Locatie van het 'postvak bonnetjes en facturen'
Je vindt en kopieert de e-mailadressen van het 'postvak bonnetjes en facturen' in het Payhawk-webportaal door je muis naar de avatar van je persoonlijke profiel te bewegen en postvak bonnetjes en facturen te selecteren.
Je vindt en kopieert de e-mailadressen van het 'postvak bonnetjes en facturen' op de mobiele Payhawk-app door te klikken op de avatar van je persoonlijke profiel en postvak bonnetjes en facturen te selecteren.
Betalingsdocumenten versturen voor betaalde uitgaven
Om een reeds betaalde factuur naar een bestaande kaartuitgave te versturen, stuur je de ontvangen factuur door naar paid@payhawk.me. Payhawk matcht het document automatisch met de bestaande uitgave. Je hoeft alleen de uitgave te versturen.
Betalingsdocumenten voor onbetaalde uitgaven versturen
Stuur een ontvangen factuur door naar unpaid@payhawk.me om een uitgavedocument voor een te betalen bedrag te versturen. Payhawk herkent de entiteit en de medewerker op basis van het e-mailadres van de verzender en maakt een nieuwe uitgave per bankoverschrijving aan in het systeem. Het algoritme voor gegevensextractie met ingebouwde OCR extraheert automatisch de uitgave-gegevens en vult deze in. Nadat de uitgave is beoordeeld, moet deze door de bevoegde personen binnen je bedrijf worden betaald.
Verifiëren dat de verwerking van betalingsdocumentatie is geslaagd
Voor elk uitgavedocument dat je naar het 'postvak bonnetjes en facturen' verstuurt, stuurt Payhawk in dezelfde thread automatisch een verificatiemail terug. Zo heb je de context en de informatie over de verzendstatus van het document bij elkaar.
Ontvang je de meldingen niet in de thread, controleer dan of de conversatiemodus voor je e-mailclient is ingeschakeld. Zie voor meer informatie de Gmail of Outlook 365-configuratiehandleidingen.
Als het uitgavedocument is gematcht aan een betaalde uitgave, stuurt Payhawk je een bevestigingsmail in de thread. Klik om de uitgavegegevens te bekijken op de link uitgave weergeven in de e-mail. Ook ontvang je een melding in het postvak-IN onder het tabblad alle in je Payhawk-account.
Als het uitgavedocument een nieuwe uitgave per bankoverschrijving heeft aangemaakt, krijg je van Payhawk een bevestigingsmail in de thread. Klik om de uitgavegegevens te bekijken op de link uitgave weergeven in de e-mail. Ook krijg je een melding in het postvak-IN van je Payhawk-account onder het tabblad alle.
Als het uitgavedocument niet is gematcht aan een betaalde uitgave of als bij meerdere entiteiten beheren de entiteit niet wordt herkend, krijg je van Payhawk een e-mail in je thread. Klik op de link ga naar je postvak-IN om naar het tabblad in behandeling van het postvak-IN van je Payhawk-account te gaan en voeg het uitgavedocument bij.
Als Payhawk om een of andere reden het uitgavedocument niet kan verwerken, krijg je een systeembericht met een uitleg waarvan het sjabloon varieert afhankelijk van de e-mailclient die je gebruikt.
Mogelijke redenen voor mislukte verwerking zijn mislukte beveiligingscontroles van de e-mail van de verzender of een overschrijding van het maximale aantal uitgavedocumenten van 10. Neem contact op met een Payhawk-beheerder of los het probleem op en verstuur het uitgavendocument opnieuw.
In zeldzame gevallen waarbij Payhawk of een medewerker het document aan de verkeerde uitgave of entiteit heeft gematcht, kun je de uitgave verplaatsen door naar de app uitgaven te gaan en de functionaliteit verplaatsen naar andere uitgave te gebruiken.
De geschiedenis van postvakverzoeken weergeven
Om er zeker van te zijn dat je verzonden betalingsdocumenten allemaal zijn verwerkt, filter je je postvakverzoeken:
Ga naar postvak-IN.
Klik op filter toevoegen.
Selecteer type verzoek > postvakverzoeken.
