Als je je bedrijfsstructuur in Payhawk opzet en medewerkers uitnodigt om lid te worden van je teams, vraagt het systeem je om hun rollen te bepalen. Deze toegewezen rol bepaalt hun toegangsniveau tot de onkosten- en uitgavengegevens van je bedrijf binnen het platform en wat ze kunnen zien.
Standaardrollen in Payhawk
Als je een medewerker uitnodigt, moet je een van de hieronder beschreven standaardrollen toewijzen die in Payhawk beschikbaar zijn.
Rol | Rechten |
Medewerker | Medewerkers van Payhawk zijn kaarthouders van door het bedrijf uitgegeven Payhawk-bedrijfskaarten. Ze kunnen hun onkosten indienen en categoriseren, en informatie over hun kaarten en eventuele bijbehorende abonnementen bekijken. |
Accountant | Payhawk-accountants hebben alle rechten van Payhawk-medewerkers, maar beschikken over extra bevoegdheden. Ze kunnen kosten beheren en controleren, geëxtraheerde gegevens bewerken en onkosteninformatie exporteren voor rapportage- of accountingdoeleinden. |
Beheerder | Payhawk-beheerders hebben volledige toegang, inclusief alle rechten die aan Payhawk-accountants zijn toegekend. Daarnaast kunnen ze bedrijfskaarten uitgeven en deactiveren, kaartlimieten aanpassen, uitgavenbeleid configureren en handhaven, geldopnames in- of uitschakelen, nieuwe medewerkers uitnodigen voor het platform en Payhawk-facturering en andere administratieve instellingen beheren. |
Overige rollen in Payhawk
Naast de standaardrollen die in Payhawk aan medewerkers kunnen worden toegewezen, kun je zelf extra rollen toevoegen die beter aansluiten bij je interne werkprocessen en organisatorische behoeften.
Met Payhawk kun je rollen aanmaken die passen bij de structuur van je bedrijf, zoals:
Teammanager
Tweedelijns manager
Categoriemanager
Beheerder van aanpasbare velden
Specifieke medewerkers voor aangepaste goedkeuringsworkflows
Zie voor meer informatie het artikel over workflowgoedkeurders.
Algemene zichtbaarheidsregels in Payhawk
Door in Payhawk een rol aan een medewerker toe te wijzen, bepaal je zijn of haar specifieke zichtbaarheidsrechten. Payhawk beperkt de toegang tot onkosten, aankopen en onkostenrapporten op basis van bepaalde voorwaarden:
Een medewerker kan alleen onkosten of inkoopaanvragen bekijken die hij of zij persoonlijk heeft ingediend (dat wil zeggen, waarvan hij of zij de eigenaar is) of die zijn gekoppeld aan een team waarvoor hij of zij is aangewezen als teammanager.
Wijzigingen in gebruikersrollen hebben alleen invloed op de zichtbaarheid van toekomstige kostenposten. Bestaande workflows en goedkeuringen voor eerder ingediende onkosten blijven ongewijzigd.
Onkosten die zonder een juiste teamtoewijzing worden ingediend, kunnen de goedkeuringsworkflows verstoren. Standaard worden deze onkosten ter goedkeuring doorgestuurd naar Payhawk-beheerders. Zie voor meer informatie het artikel over workflow-fallbacks.
Zichtbaarheid voor gebruikersrollen en teams
In Payhawk spelen zowel rollen als teamtoewijzingen een belangrijke rol bij het bepalen van wat werknemers kunnen zien in het platform. De zichtbaarheid van onkosten wordt bepaald door de gebruikersrol van een werknemer en hun associatie met specifieke teams:
Medewerkers kunnen hun eigen onkosten of inkoopaanvragen bekijken, evenals die van de teams die zij beheren.
Als een medewerker niet behoort tot of leiding geeft aan het team dat aan een kostenpost is gekoppeld, kan deze de kostenpost niet bekijken.
Tijdens afwezigheid kunnen workflowgoedkeuringen worden gedelegeerd, maar de zichtbaarheidsrechten worden niet overgedragen. Als gevolg hiervan moeten gedelegeerde goedkeurders goedkeuringen rechtstreeks vanuit het postvak-in in Payhawk uitvoeren.
Bepaalde rollen, zoals Payhawk-beheerders of aangewezen teammanagers, kunnen namens andere medewerkers onkosten indienen.
Wijzigingen aanbrengen in rollen en rekeningen
Als een Payhaw-rol wordt gewijzigd (bijvoorbeeld van Medewerker naar Accountant), worden de zichtbaarheidsrechten van de gebruiker automatisch aangepast aan de nieuwe rol. Dit heeft echter alleen gevolgen voor goedkeuringsworkflows voor onkosten die na de wijziging worden ingediend. Op deze manier blijven bestaande workflows voor eerder ingediende onkosten intact en worden ze niet verstoord.
Wijzigingen in rekeningsinstellingen, zoals wijzigingen in betaalmethoden of kaarttoewijzingen, kunnen tijdelijk gevolgen hebben voor hoe onkostenrapporten worden weergegeven. Om verstoringen te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat alle transacties correct zijn gekoppeld en bijgewerkt.
Best practices voor het indienen van onkosten en een correcte afhandeling
Volg deze best practices om de zichtbaarheid te behouden en ervoor te zorgen dat kosten correct worden doorgestuurd voor goedkeuring:
Voordat medewerkers onkosten indienen, moeten ze altijd alle verplichte velden invullen, met name het veld Team. Ontbrekende of onjuiste gegevens kunnen zowel de zichtbaarheid als de goedkeuringsworkflow verstoren.
Als een kostenpost verkeerd is doorgestuurd, moeten eigenaren vragen om deze terug te sturen, moeten ze de benodigde velden bijwerken en moeten ze hem opnieuw indienen. Hierdoor wordt een vernieuwde goedkeuringsworkflow gestart op basis van de gecorrigeerde informatie.