De uitbreidingen van rollen in Payhawk vormen een aanvulling op een voorgedefinieerde reeks rechten die beperkt zijn tot een specifieke context. Zo heeft een teammanager bijvoorbeeld alleen toegang tot informatie over zijn of haar team en kan hij of zij deze beheren, terwijl een Executive Assistant machtigingen heeft voor een specifiek individu binnen het bedrijf.
De beperking van de roluitbreidingen wat betreft context is ontworpen om de scheiding van taken binnen je bedrijf te nog specifieker te maken en ervoor te zorgen dat medewerkers alleen toegang hebben tot wat ze nodig hebben op basis van hun rol.
Roluitbreidingen voor groepsaccounts
Roluitbreidingen en de bijbehorende rechten kunnen worden bekeken op groepsniveau.
De toewijzing van de roluitbreiding Teammanager aan een medewerker gebeurt op groepsniveau.
De opname van de roluitbreiding Teammanager in een workflow gebeurt op het niveau van de individuele entiteit, op voorwaarde dat entiteitsspecifieke instellingen zijn ingeschakeld op groepsniveau.
De toewijzing van de roluitbreiding Executive Assistant aan een medewerker gebeurt op het niveau van de individuele entiteit.
De rechten van de roluitbreiding Teammanager kunnen worden gewijzigd op groepsniveau. De rechten van de roluitbreiding Executive Assistant roluitbreiding liggen vast en kunnen niet worden gewijzigd.
Roluitbreidingen voor accounts met één entiteit
Individuele Payhawk-rekeningen (die geen deel uitmaken van een groep):
Kunnen de rechten van de-roluitbreiding Teammanager niet bekijken of configureren, maar deze wel toewijzen aan medewerkers en opnemen in goedkeuringsworkflows met de standaardrechten op accountniveau.
Kunnen de rechten van de-roluitbreiding Executive Assistant niet bekijken of configureren, maar deze wel toewijzen aan medewerkers en opnemen in goedkeuringsworkflows op accountniveau.
Rechten van Payhawk-roluitbreidingen
De roluitbreidingen in Payhawk:
Kan worden toegewezen naast elke ingebouwde Payhawk-rol voor extra mogelijkheden binnen specifieke contexten.
Toestaan om hun vooraf gedefinieerde machtigingen te wijzigen.
Uitbreidingen voor Payhawk-rollen | Toestemmingen |
Teammanager | Met de roluitbreiding Teammanager kunnen teamleiders de kaarten, onkosten en gerelateerde activiteiten van hun teamleden bekijken. Ze kunnen ook onkosten goedkeuren (mits deze zijn opgenomen in goedkeuringsworkflows), kaarten uitgeven, bevriezen en weer vrijgeven en teamleden en andere teammanagers uitnodigen.
De rol is ideaal voor teamleiders of managers, omdat deze meer autonomie en de nodige tools biedt om de onkosten en verantwoordelijkheden van hun teamleden efficiënter te beheren. |
Executive Assistant | Met de roluitbreiding Executive Assistant kunnen medewerkers namens iemand anders (bijvoorbeeld een directielid) taken uitvoeren of in diens naam uitgaven beheren en aanvragen indienen.
De functie is ideaal voor executive assistants of teamleden in het ondersteunend personeel die met het systeem moeten werken, onkosten, aanvragen of inkooporders moeten aanmaken en bewerken en Payhawk-gerelateerde taken moeten afhandelen namens managers op hoog niveau, zonder dat ze volledige toegang tot gevoelige gegevens krijgen. |
De roluitbreiding Teammanager
In Payhawk hebben teammanagers andere rechten nodig dan de momenteel beschikbare rollen. Om hun verantwoordelijkheden effectief te beheren, moeten ze de kaarten en onkosten van de leden van hun teams en subteams kunnen bekijken en overzien.
Teamkaarten bekijken en beheren
Teammanagers kunnen alle kaarten zien die aan de leden van hun team- en subteam zijn uitgegeven door over te schakelen naar de weergave kaarten van mijn teams.
Teammanagers hebben geen toegang tot de volledige kaartgegevens of kunnen de kaartlimieten niet wijzigen, maar ze kunnen kaarten van gebruikers binnen hun teamstructuur wel blokkeren. Als een kaart eenmaal is bevroren door een teammanager, kan deze alleen worden gedeblokkeerd door een andere teammanager of een Payhawk-beheerder.
Teamuitgaven bekijken en beheren
Om de onkosten te controleren, kunnen teammanagers overschakelen naar de weergave mijn teamuitgaven, die een overzicht biedt van alle onkosten die door hun team- en sub-teamleden zijn gemaakt. Ze kunnen onkosten bewerken voordat ze worden ingediend en mogen ook onkosten indienen namens de respectieve eigenaren.
In Payhawk kun je ervoor kiezen om teammanagers niet toe te wijzen aan specifieke teams of de teamstructuur volledig uit te schakelen voor je organisatie.
De roluitbreiding Executive Assistant
In Payhawk hebben Executive Assistants unieke rechten nodig die verschillen van de momenteel beschikbare rollen op het platform. Om de aan hen toegewezen directieleden of hooggeplaatste managers efficiënt te ondersteunen, hebben ze toegang nodig om de bijbehorende kaarten en onkosten te kunnen inzien en beheren.
Gedelegeerde uitgaven aanmaken en bekijken
Executive assistants kunnen de uitgaven van de personen die zij ondersteunen bekijken via het overzicht gedelegeerde uitgaven.
Om een nieuwe uitgave aan te maken namens de toegewezen persoon, klikken executive assistants op nieuw, schakelen ze de optie uitgave namens iemand anders aanmaken in, en selecteren ze de juiste persoon uit de lijst.
Gedelegeerde aankopen aanmaken en bekijken
Executive assistants kunnen de aankopen van de personen die zij ondersteunen bekijken via het overzicht gedelegeerde aankopen.
Om een nieuwe aankoop namens de toegewezen persoon te doen, klikken ze op nieuw, schakelen ze de optie aanvraag namens iemand anders in, en kiezen ze de juiste persoon uit de lijst.
Roluitbreidingen toewijzen
Om de roluitbreidingen Teammanager toe te wijzen, moet je een medewerker toewijzen als Teammanager.
Zo wijs je de roluitbreiding Executive Assistant toe of bewerk je deze:
Log in op het gewenste Payhawk-account.
Ga naar medewerkers en selecteer de gewenste medewerker.
Klik bij assistentie op de vervolgkeuzelijst.
Voeg de leidinggevenden toe die de medewerker moet helpen of bewerk ze.
De machtigingen van de rol Teammanager bewerken
Om de machtigingen van de roluitbreiding Teammanager bij te werken:
Ga naar groepsdashboard > rollen en machtigingen.
Selecteer onder roluitbreidingen de gewenste roluitbreiding.
Schakel op het volgende scherm de benodigde machtigingen in of uit.
Klik op wijzigingen opslaan.
Roluitbreidingen en rechten bekijken
Je kunt de roluitbreidingen in Payhawk bekijken door naar groepsdashboard > instellingen > rollen en machtigingen te gaan.
De volledige lijst met rechten die zijn ingeschakeld voor een roluitbreiding kan worden ingezien door de gewenste roluitbreiding te selecteren in groepsdashboard > instellingen > rollen en machtigingen.
