Wanneer je medewerkers uitnodigt voor je teams, moet je hen een Payhawk-rol toewijzen en, indien nodig, hun rechten uitbreiden door hen verder toe te wijzen als teammanager of Executive Assistant. Deze rollen en roluitbreidingen bepalen welke machtigingen je medewerkers hebben en in hoeverre ze onkosten- en uitgavengegevens van het bedrijf in Payhawk kunnen inzien.
Algemene zichtbaarheidsregels in Payhawk
Door in Payhawk een rol aan een medewerker toe te wijzen, bepaal je zijn of haar specifieke zichtbaarheidsrechten. Payhawk beperkt de toegang tot onkosten, verzoeken en onkostenrapporten op basis van bepaalde voorwaarden:
Medewerkers aan wie de rol Payhawk-werknemers is toegewezen, kunnen alleen onkosten of verzoeken bekijken die ze zelf hebben ingediend.
Medewerkers aan wie de roluitbreiding Teammanager is toegewezen, hebben toegang tot onkosten, kaarten en verzoeken die aan hun teams zijn gekoppeld.
Medewerkers aan wie de roluitbreiding Executive Assistant is toegewezen, hebben toegang tot onkosten, kaarten en verzoeken van de leidinggevende aan wie ze zijn toegewezen.
Bepaalde rollen, zoals Payhawk-beheerders, kunnen namens andere medewerkers onkosten indienen.
Wijzigingen in rol van een medewerker hebben alleen invloed op de zichtbaarheid van toekomstige onkosten. Bestaande workflows en goedkeuringen voor eerder ingediende onkosten blijven ongewijzigd.
Onkosten die zonder een juiste teamtoewijzing worden ingediend, kunnen de goedkeuringsworkflows verstoren. Standaard worden deze onkosten ter goedkeuring doorgestuurd naar Payhawk-beheerders. Zie voor meer informatie het artikel over workflow-fallbacks.
Zichtbaarheid voor teams
De toegang van medewerkers tot teamgerelateerde onkosten, kaarten en verzoeken in Payhawk hangt af van welke rol ze toegewezen gekregen hebben, tot welk team ze behoren en of ze de roluitbreiding Teammanager hebben gekregen. Raadpleeg voor meer informatie de details over de Roluitbreidingen in Payhawk.
Wijzigingen aanbrengen in rollen en rekeningen
Als een medewerker een andere Payhawk-rol toegewezen krijgt (bijvoorbeeld van Medewerker naar Accountant), worden zijn of haar zichtbaarheidsrechten automatisch aangepast aan de nieuwe rol. Dit heeft echter alleen gevolgen voor goedkeuringsworkflows voor onkosten die na de wijziging worden ingediend. Op deze manier blijven bestaande workflows voor eerder ingediende onkosten intact en worden ze niet verstoord.
Wijzigingen in rekeningsinstellingen, zoals wijzigingen in betaalmethoden of kaarttoewijzingen, kunnen tijdelijk gevolgen hebben voor hoe onkostenrapporten worden weergegeven. Om verstoringen te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat alle transacties correct zijn gekoppeld en bijgewerkt.
Handige tips voor het indienen van onkosten en een correcte afhandeling
Volg deze handige tips om de zichtbaarheid te behouden en ervoor te zorgen dat kosten correct worden doorgestuurd voor goedkeuring:
Voordat medewerkers onkosten indienen, moeten ze altijd alle verplichte velden invullen, met name het veld team. Ontbrekende of onjuiste gegevens kunnen zowel de zichtbaarheid als de goedkeuringsworkflow verstoren.
Als een kostenpost verkeerd is doorgestuurd, moeten eigenaren vragen om deze terug te sturen, moeten ze de benodigde velden bijwerken en moeten ze hem opnieuw indienen. Hierdoor wordt een vernieuwde goedkeuringsworkflow gestart op basis van de gecorrigeerde informatie.