Om het betalingsproces te vereenvoudigen, kun je in Payhawk regels voor afwijkingen definiëren voor aanvraaggerelateerde typen onkosten waarbij verschillen kunnen bestaan tussen de bedragen vermeld in de aanvraag en op de factuur.
Payhawk activeert een tweezijdig matchingsproces voor aanvragen op basis van de gegevens in de aanvraag en de factuur. Als Payhawk bij het matchen een afwijking vindt tussen de bedragen, activeert het systeem een goedkeuringsproces voor de betaling op basis van de vooraf gedefinieerde workflows voor het type onkosten dat is gekoppeld aan de aanvraag.
Opmerkingen over regels voor afwijkingen
Om het betalingsproces te stroomlijnen, kunnen Beheerders met Payhawk regels voor afwijkingen definiëren voor aanvraaggerelateerde onkosten. Deze regels bepalen hoeveel afwijking van het goedgekeurde bedrag acceptabel is voordat het systeem een goedkeuringsworkflow voor afwijkingen activeert.
Payhawk activeert een goedkeuringsworkflow voor aanvragen als het gefactureerde bedrag hoger is dan het bedrag op de aanvraag, met meer dan de toegestane drempel voor afwijkingen.
Regels voor afwijkingen kunnen alleen worden ingesteld in de valuta van je basisrekening. Als een aanvraag wordt ontvangen in een andere valuta, berekent Payhawk het verschil op basis van de op dat moment geldende wisselkoers. Als je bijvoorbeeld een regel op het gebied van afwijking van GBP 20 instelt en een aanvraag ontvangt die het goedgekeurde bedrag met EUR 21 overschrijdt, zal deze niet worden beschouwd als afwijking.
Als een uitgave gekoppeld is aan een inkooporder, activeren categorieën van inkooporders waarvoor een ontvangstbewijs verplicht moet worden ingediend, een matchingsproces tussen de inkooporder, de factuur en het ontvangstbewijs. Categorieën van inkooporders waarvoor een ontvangstbewijs niet verplicht moet worden ingediend, activeren daarentegen een matchingsproces tussen de inkooporder en de factuur.
Als Payhawk bij het matchen een afwijking vindt tussen de bedragen in de documenten, activeert het systeem een goedkeuringsproces voor de betaling op basis van de vooraf gedefinieerde workflows voor type aanvraag.
Payhawk zal in de volgende gevallen een goedkeuringsworkflow voor afwijkingen starten voor aanvragen en inkooporders:
Als het gefactureerde bedrag hoger is dan het aankoopbedrag, met meer dan de toegestane drempel voor afwijkingen.
Als de ontvangen items de als maximum ingestelde gekochte hoeveelheid overschrijden, gaat er een matchingsproces tussen drie documenten van start.
Als er minder artikelen zijn ontvangen dan aangekocht.
Regels voor automatisch sluiten en drempels voor afwijkingen
Zo definieer je regels voor afwijkingen voor aanvragen
Ga naar het tabblad instellingen > aanvragen > regels:
Geef aan of automatisch sluiten moet worden ingeschakeld voor aanvragen in je bedrijf.
Via de link configuratie workflow wijs je Payhawk-rollen of -medewerkers toe die betalingen voor afwijkingen mogen initiëren.
Stel onder afwijking in bedrag een percentage in en eventueel een specifiek bedrag als geaccepteerde drempelwaarde.
Klik op wijzigingen opslaan.
Als de hoeveelheid afwijkt, wordt de tolerantie voor de afwijking genegeerd.
