Je kunt rollen of specifieke medewerkers definiëren die aankopen in Payhawk kunnen beoordelen, goedkeuren en sluiten. Ook kun je definiëren dat een bepaalde stap voor jouw bedrijf niet relevant of nodig is.
De geconfigureerde workflows voor het goedkeuren van aankopen kunnen flexibel zijn en gebaseerd op de hiërarchieniveaus binnen je bedrijf (bijvoorbeeld een tweedelijns manager), specifieke medewerkers (bijvoorbeeld budgethouders van kostenplaatsen en gedefinieerde beheerders van kostencategorieën) of Payhawk-rollen (Payhawk-accountants en Payhawk-beheerders). Zie voor meer informatie het artikel over het definiëren van aanpasbare goedkeuringsflows.
Definieer de goedkeuringsflows voor aankopen bij je bedrijf als volgt:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad instellingen > workflows > aankopen.
Klik op workflow bewerken.
De stap indienen is altijd aanwezig en de opties voor het configureren ervan zijn afhankelijk van of je via instellingen > aankopen > algemeen iedereen of alleen accountants en beheerders hebt toegestaan om aankopen in te dienen.
Je kunt optioneel de stappen beoordelen en goedkeuren definiëren. Als een of beide stappen niet relevant zijn voor je interne processen, kun je ze ongedefinieerd laten.
De stappen ontvangen en factureren zijn standaard ingesteld op iedereen en kunnen niet worden bewerkt.
De stap sluiten is ook standaard zichtbaar. Deze stap bevat vooraf gedefinieerde regels voor het automatisch sluiten van aankopen als de optie 'automatisch sluiten' is geactiveerd en specificeert ook de standaardrollen die zijn geautoriseerd om aankopen handmatig te sluiten als 'automatisch sluiten' niet wordt gebruikt.
Je kunt een goedkeuringsflow voor het aankoopbeoordelings- en goedkeuringsproces op dezelfde manier definiëren als dat je aanpasbare workflows aanmaakt. Als een of beide stappen niet nodig zijn, verwijder je ze door te klikken op het optiemenu (drie stippen) en verwijderen te selecteren.
Klik op workflow publiceren om al je wijzigingen toe te passen.