Je kunt meer gegevens toevoegen aan je bedrijfsuitgavenposten door aanpasbare velden aan te maken waarmee je ze eenvoudiger kunt categoriseren. Zo kun je de aanpasbare velden bijvoorbeeld gebruiken om een kostenplaats, CO2-uitstootcategorie, locatie of project toe te voegen aan je uitgavenposten.
Aanpasbare uitgavenvelden aanmaken
Maak als volgt een aanpasbaar uitgavenveld aan in Payhawk:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar instellingen > uitgavenvelden > aangepaste velden.
Klik op + veld toevoegen om het nieuwe aanpasbare veld toe te voegen.
Geef in het dialoogvenster veld toevoegen de benodigde gegevens op:
De veldnaam, bijvoorbeeld uitstootcategorie 2.
Rollen, dat wil zeggen wie het aangepaste veld kan zien.
Of het aanpasbare veld wordt weergegeven voor specifieke uitgavencategorieën. Zo ja, kies de categorie in het drop-down menu dat wordt geopend nadat je de optie toon aangepast veld voor specifieke categorieën hebt ingeschakeld.
Of medewerkers het aanpasbare uitgavenveld moeten invullen voordat de uitgave kan worden ingediend.
Of het aanpasbare uitgavenveld ingevuld moet zijn voordat de uitgave in de app leveranciers gemarkeerd kan worden als 'beoordeeld'.
Klik op toevoegen.
Waarden toevoegen aan aanpasbare uitgavenvelden
Nu je een nieuw aanpasbaar uitgavenveld hebt aangemaakt, kun je de waarden toevoegen.
Waarden zijn alleen beschikbaar voor aanpasbare uitgavenvelden van de vooraf gedefinieerde lijst of dynamische lijsttypen.
Ga naar instellingen > uitgavenvelden.
Selecteer het gewenste uitgavenveld, bijvoorbeeld uitstootcategorie. Uitstootcategorie is een vooraf gedefinieerd lijsttype van het aanpasbare uitgavenveld.
Klik op + waarde toevoegen.
Voeg in het dialoogvenster de volgende gegevens toe voor de vooraf gedefinieerde waarde:
De naam van de waarde.
Een externe code die wordt gekoppeld aan je externe boekhoudsoftware (optioneel).
De beheerders van de categorie door te klikken op bewerken.
Sluit het dialoogvenster door te klikken op X.
Subwaarden toevoegen voor vooraf gedefinieerde typen lijstvelden
Voor vooraf gedefinieerde soorten lijstvelden kun je ook subwaarden aanmaken binnen het hoofdlijst-item door bij de betreffende waarde te klikken op het plus-teken (+). Bijvoorbeeld:
Definieer marketing als het hoofditem in de lijst kostenplaats.
Voeg online marketing en offline marketing toe als subwaarden.
Automatische suggestie voor aanpasbare uitgavenvelden instellen
Zie voor meer informatie over het definiëren van de suggestiestrategie voor je aanpasbare uitgavenvelden in Payhawk de artikelen over het automatisch invullen van uitgavenveldgegevens en het instellen van leverancier-, medewerker- en teamgestuurde uitgavencategorisatie.