Automatische gegevensinvoer voor uitgavenvelden

Met Payhawk automatiseer je je uitgavenbeheer en reduceer je handmatig werk bij het beoordelen en bevestigen van gegevens, of bij het betalen van bedrijfsuitgaven.

Payhawk maakt onder andere gebruik van optische tekenherkenning (OCR) die meer dan 65 talen kan lezen, waaronder Cyrillisch, evenals een geavanceerd AI-algoritme voor gegevensextractie en meerdere algoritmen voor machine learning (ML), om de gegevens te benutten en zoveel mogelijk uitgavenvelden automatisch in te vullen.

Optische tekenherkenning of -lezer (OCR) is de elektronische omzetting van afbeeldingen van getypte of afgedrukte tekst naar machinaal gecodeerde tekst, ongeacht of het gaat om een gescand document of een foto van een document. Payhawk maakt gebruik van OCR voor afbeeldingen en gescande documenten die zijn gemaakt met behulp van de mobiele Payhawk-app. Zodra Payhawk de tekst in de afbeelding detecteert, gaat het systeem verder met het gegevens-extractieproces en wordt het totale bedrag, het factuurnummer, etc. ingelezen.

Als onderdeel van onze oplossing voor uitgavenbeheer heeft Payhawk een AI-aangedreven algoritme voor gegevensextractie ontwikkeld, die automatisch de relevante informatie uit geüploade facturen en ontvangstbewijzen haalt. Doordat je hiermee handmatige gegevensinvoer vermijdt, komen er minder fouten voor in de boekhoudkundige gegevens en stijgt de productiviteit van je finance-team.

De gegevens-extractietool haalt de volgende uitgavegegevens uit uitgave- en betalingsdocumenten:

Zie voor meer informatie over de OCR-implementatie van Payhawk de blogpost Slimme gegevensextractie vereenvoudigd met OCR-technologie van Trish Toovey.

Het categoriseren van onkosten in Payhawk verwijst naar de essentiële stamgegevens die je bedrijf nodig heeft voor de verwerking van onkosten. Deze gegevens worden georganiseerd in specifieke velden ingebouwd door Payhawk (zoals Documentdatum of Categorie) of Aangepast door de Payhawk-beheerders van je bedrijf (zoals Kostenplaats of Project).

Sommige van deze onkostengegevens kunnen automatisch worden opgehaald door de automatiseringstool van Payhawk uit bijgevoegde bonnen of facturen, zoals de naam van de leverancier of de publicatiedatum van het document. Niet alle vereiste informatie is echter beschikbaar in de onkostendocumenten. In dergelijke gevallen moeten de ontbrekende gegevens handmatig worden ingevoerd door de eigenaar of beoordelaar van de onkosten.

Om ervoor te zorgen dat je minder gegevens handmatig moet invoeren voor onkostenvelden als bepaalde gegevens niet op bonnen of facturen staan (en dus niet kunnen worden geëxtraheerd), kunnen Payhawk-beheerders automatische methoden instellen. Deze worden suggestiestrategieën genoemd.

Op basis hiervan stelt het systeem passende waarden voor voor niet-extraheerbare velden, zoals Team, Categorie, Btw-code en andere velden zonder vooraf gedefinieerde waarden.

In Payhawk kunnen suggestiestrategieën worden gedefinieerd voor het veld Categorie en alle andere aangepaste velden die door de Payhawk-beheerders van je bedrijf zijn aangemaakt.

De optie voor het definiëren van een suggestiestrategie vind je op het tabblad Instellingen van het onkostenveld. Als je bijvoorbeeld een suggestiestrategie wilt definiëren voor het aangepaste veld Project, ga je naar Onkostenvelden > Aangepaste velden > Project > Instellingen > Suggesties.

Payhawk ondersteunt de volgende soorten strategieën voor het automatisch voorstellen van gegevens over onkostenvelden:

Als Suggesties is ingesteld op None, wordt het onkostenveld niet automatisch ingevuld en blijft het leeg. In dit geval moeten medewerkers de vereiste gegevens voor het onkostenveld handmatig invoeren.

Als Suggesties is ingesteld op Eén standaardwaarde, moet je die standaardwaarde definiëren. Deze wordt dan voor elke onkostenpost automatisch ingevuld in het onkostenveld.

Als Suggesties is ingesteld op Payhawk AI, wordt het onkostenveld automatisch ingevuld op basis van historische gegevens die het Payhawk-systeem voor je account heeft verzameld.

De suggestiestrategie Payhawk AI standaard toegepast op alle aangepaste velden. Het maakt gebruik van een geavanceerd machine learning-model dat rekening houdt met verschillende factoren, zoals de werknemer, leverancier, historische veldwaarden, winkelierscategorie (voor kaarttransacties) en andere relevante gegevens, om de meest geschikte waarde voor elk veld per onkosten te bepalen.

Als Suggesties is ingesteld op Leverancier, wordt het onkostenveld automatisch ingevuld op basis van de geselecteerde leverancier.

Als deze strategie is geselecteerd, kun je aan elke leverancier een specifieke waarde toewijzen:

Vanaf dat moment zal voor alle onkosten van die leverancier automatisch de geconfigureerde waarde worden ingevuld.

Je kunt ook een standaardwaarde voor alle leveranciers instellen in het uitklapmenu Suggesties > Standaardwaarde voor alle leveranciers voor het geval er aan een specifieke leverancier geen waarde is toegewezen. Als het veld Locatie leverancier bijvoorbeeld niet is ingesteld voor een leverancier, kun je deze standaard instellen op Duitsland. Hoe meer waarden je voor leveranciers configureert, hoe gemakkelijker je je onkosten automatisch kunt categoriseren.

Als Suggesties is ingesteld op Team/medewerker en uitgaven automatisch worden ingevuld, moet je een standaardwaarde toewijzen voor het geselecteerde veld voor elke medewerker of elk team.

Als deze suggestiestrategie is geselecteerd, kun je waarden toekennen aan elk team en elke medewerker:

Aanvullend kun je een standaardwaarde instellen voor alle teams en medewerkers die worden gebruikt als er geen specifieke waarde is toegewezen uit de Suggesties > Standaardwaarde voor alle teams/medewerkers. Als er bijvoorbeeld geen Kostenplaats is ingesteld voor een medewerker of diens team, kun je deze standaard instellen op Uitgaven contractant.

Het btw-tarief speelt een belangrijke rol bij het terugvorderen van belasting en bij het categoriseren van onkosten. In Payhawk ondersteunt het ingebouwde onkostenveld Btw-tarief de volgende suggestiestrategieën.

Je kunt aan elke leverancier een specifiek btw-tarief toewijzen, of het veld leeg laten en handmatig het tarief voor elk onkostenitem invoeren.

Als je een btw-tarief per leverancier wilt instellen, ga je naar Leveranciers > [Geselecteerde leverancier] > Kostencategorisatie > Btw-tarief. Dit werkt op dezelfde manier als de suggestiestrategie op basis van leverancier voor andere velden.

Als alternatief kun je voor elke categorie een btw-tarief definiëren. In dat geval zal de geselecteerde categorie automatisch het bijbehorende tarief voorstellen.