Met Payhawk automatiseer je je uitgavenbeheer en reduceer je handmatig werk bij het beoordelen en bevestigen van gegevens, of bij het betalen van bedrijfsuitgaven.

Payhawk maakt onder andere gebruik van optische tekenherkenning (OCR) die meer dan 65 talen kan lezen, waaronder Cyrillisch, evenals een geavanceerd AI-algoritme voor gegevensextractie en meerdere algoritmen voor machine learning (ML), om de gegevens te benutten en zoveel mogelijk uitgavenvelden automatisch in te vullen.

Optische tekenherkenning of -lezer (OCR) is de elektronische omzetting van afbeeldingen van getypte of afgedrukte tekst naar machinaal gecodeerde tekst, ongeacht of het gaat om een gescand document of een foto van een document. Payhawk maakt gebruik van OCR voor afbeeldingen en gescande documenten die zijn gemaakt met behulp van de mobiele Payhawk-app. Zodra Payhawk de tekst in de afbeelding detecteert, gaat het systeem verder met het gegevens-extractieproces en wordt het totale bedrag, het factuurnummer, etc. ingelezen.

Als onderdeel van onze oplossing voor uitgavenbeheer heeft Payhawk een AI-aangedreven algoritme voor gegevensextractie ontwikkeld, die automatisch de relevante informatie uit geüploade facturen en ontvangstbewijzen haalt. Doordat je hiermee handmatige gegevensinvoer vermijdt, komen er minder fouten voor in de boekhoudkundige gegevens en stijgt de productiviteit van je finance-team.

De gegevens-extractietool haalt de volgende uitgavegegevens uit uitgave- en betalingsdocumenten:

Zie voor meer informatie over de OCR-implementatie van Payhawk de blogpost Slimme gegevensextractie vereenvoudigd met OCR-technologie van Trish Toovey.

Uitgavencategorisatie bevat niet alleen informatie uit het document, maar ook andere velden zoals categorie (G/L-code), aanpasbare velden (project, kostenplaats, enzovoort), en btw-code.
​
Aangezien de waarde van deze velden niet op basis van informatie uit het document kan worden achterhaald, past Payhawk verschillende strategieën toe om voor elk van deze velden de juiste waarde voor te stellen.

De suggestie-strategieën maken deel uit van de instellingen die Payhawk-beheerders definiëren voor elk aanpasbaar uitgavenveld of de categorie ingebouwd uitgavenveld. Deze instellingen vind je onder de tabbladen uitgavenvelden > aangepaste velden > [geselecteerd aangepast veld] > instellingen of uitgavenvelden > ingebouwde velden > categorieën > instellingen .

Als de suggesties zijn ingesteld op geen, dan blijft het uitgavenveld leeg en wordt het niet automatisch ingevuld.

Als suggesties is ingesteld op één standaardwaarde, moet je die standaardwaarde definiëren zodat deze voor elke uitgave automatisch wordt ingevuld in het uitgavenveld. Dit is handig als je een aanpasbaar veld hebt met één waarde die geldt voor meer dan 90% van de uitgaven en het finance-team deze zelden wijzigt tijdens de beoordelingsstap.

Als suggesties is ingesteld op Payhawk-AI, wordt het uitgavenveld automatisch ingevuld op basis van de historische gegevens die het Payhawk-systeem voor jouw account heeft verzameld. Het geavanceerde ML-model houdt rekening met de medewerker, leverancier, historische veldwaarden, verkoperscategorie (bij kaarttransacties) en andere parameters om per uitgave en categorisatieveld een beslissing te nemen.
​
De optie Payhawk-AI is standaard ingesteld op alle aanpasbare velden en is geschikt voor elke toepassing waarbij automatisering nodig is. Deze optie is met name handig voor velden waar je geen strikte regels voor hebt.

Als suggesties is ingesteld op leverancier, wordt de suggestie voor het uitgavenveld gebaseerd op de leverancier die voor deze uitgave is geselecteerd. Dit is handig voor aanpasbare velden en categorieën wanneer deze strikt op basis van de leverancier worden ingevuld. Als de leverancier bijvoorbeeld Uber is, is de categorie taxivergoeding, als de leverancier Facebook Ads is, is de categorie marketingadvertenties, enzovoort.

Zodra je de suggestie-strategie leverancier hebt geselecteerd, kun je voor al je leveranciers een veldwaarde kiezen.

Het uitgavenveld wordt voor alle leveranciers weergegeven in het tabblad categorisatie uitgaven. Ga vervolgens naar leveranciers, selecteer een leverancier, ga naar het tabblad categorisatie uitgaven en stel de waarde in voor dat uitgavenveld. Alle uitgaven die betrekking hebben op die leverancier geven nu de geconfigureerde waarde weer voor het gedefinieerde veld onder categorisatie.

Je kunt de waarde van een uitgavenveld specificeren als er voor een leverancier nog geen waarde is ingesteld door een waarde te selecteren in de lijst standaardwaarde voor alle leveranciers. Je kunt een standaardwaarde weergeven als er nog geen leverancierswaarde is ingesteld door deze vanaf hier te selecteren. Bijvoorbeeld: als het aanpasbare uitgavenveld leverancierslocatie niet vooraf is geselecteerd, kies je altijd Duitsland als standaardwaarde.

Als suggesties is ingesteld op medewerker/team, kun je voor dat uitgavenveld voor alle medewerkers en teams een standaardwaarde instellen. Dit is handig voor velden die uitsluitend worden ingevuld op basis van de medewerker of het team, bijvoorbeeld de aanpasbare uitgavenvelden kostenplaats, afdeling of locatie.

Zodra je voor een veld de suggestie-strategie team/medewerker hebt geselecteerd, kun je voor al je teams en medewerkers in het platform een veldwaarde kiezen.

Het uitgavenveld wordt voor alle medewerkers en teams weergegeven in het tabblad categorisatie uitgaven. Ga vervolgens naar de app werknemers , selecteer een specifieke medewerker, ga naar het tabblad categorisatie uitgaven van de medewerker of het team en stel de waarde in voor het uitgavenveld voor die medewerker of dat team.

Door een waarde te selecteren in de lijst standaardwaarde voor alle teama/medewerkers, kun je de waarde van een uitgavenveld specificeren als er voor die medewerker en zijn of haar team geen waarde is ingesteld. Bijvoorbeeld: als er voor de medewerker geen vooraf ingestelde waarde is, selecteer je altijd de uitgavenwaarde aannemers voor het aanpasbaar uitgavenveld kostenplaats.

Het belastingtarief is van belang voor het belastingteruggaveproces en de manier waarop je je uitgaven categoriseert. Payhawk ondersteunt de volgende strategieën voor het ingebouwde uitgavenveld belastingtarief: