Uitgavenbeleid definieert een reeks uitgavenlimieten en geavanceerde kaartbeheerfuncties die je kunt toewijzen aan de kaarten van medewerkers.
Uitgavenbeleid aanmaken
Maak als volgt uitgavenbeleid aan voor je bedrijf:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad kaarten > beleidsregels.
Klik op de knop + nieuw. Als je nog niet eerder uitgavenbeleid hebt ingesteld, klik je op de knop eerste beleid aanmaken.
Vul in het dialoogvenster de volgende informatie in:
Geef onder beleidsnaam een naam op voor je uitgavenbeleid.
Definieer onder uitgavenlimiet de kaartlimiet voor de kaarten die onder het beleid vallen.
Definieer onder herhaling de periode voor het opwaarderen van het kaartsaldo - bijvoorbeeld een maandelijks terugkerende limiet.
Definieer onder limiet instellen de manier waarop kaarthouders die onder het uitgavenbeleid vallen het kaartsaldo mogen uitgeven:
Kies verhogen naar om toe te staan dat saldoverzoeken worden overgedragen naar de volgende opwaardeerperiode.
Kies verhogen met om toe te staan dat het beschikbare kaartsaldo optelt tot voorbij de opwaardeerperiode.
Kies instellen op om voor elke opwaardeerperiode een permanente limiet te definiëren.
Selecteer onder financieringsverzoeken in het drop-downmenu of verzoeken om aanvullend saldo van medewerkers onder dit uitgavenbeleid zijn toegestaan of worden geblokkeerd. Als je ze toestaat, definieer dan de betreffende goedkeuringsflow.
Klik op doorgaan. Je kunt nu in het volgende scherm de geavanceerde kaartbeheerfuncties voor je uitgavenbeleid definiëren.
Kaartbeheerfuncties voor een uitgavenbeleid configureren
Nadat je de uitgavenlimieten en algemene kaartbeheerfuncties voor je uitgavenbeleid hebt gedefinieerd, kun je nu de geavanceerde kaartbeheerfuncties voor je beleid definiëren:
Onder geavanceerde limieten:
Online betalingen - Schakel online betalingen in of uit door de knop in de betreffende stand te zetten.
Geldopnames - Schakel geldopnames in of uit door de knop in de betreffende stand te zetten. Sta je dit toe, definieer dan of geldopnames onder dit beleid altijd toegestaan zijn of alleen op verzoek van de kaarthouders.
Dagelijkse limiet - Definieer een dagelijkse limiet door de knop in te schakelen. Schakel je de dagelijkse limiet in, vul dan het bedrag in het invulveld in.
Limiet voor enkele transacties - Definieer een limiet voor enkele transacties door de knop in te schakelen. Schakel je deze limiet in, vul dan het bedrag in het invulveld in.
Land & regio - Definieer de landen of regio's waar je transacties vanaf de kaarten wilt voorkomen door de knop in te schakelen. Schakel je deze optie in, specificeer dan de locaties die je wilt blokkeren.
Dag & tijd - Definieer een tijdzone voor de uitgaven door de knop in te schakelen. Schakel je deze optie in, selecteer dan de dagen en tijden.
Verkoop categorie - Sta alleen specifieke verkoperscategorieën toe de knop in te schakelen. Schakel je deze optie in, selecteer dan de categorieën in het drop-downmenu.
Verkoper - Plaats verkopers op de zwarte lijst door de knop in te schakelen. Schakel je deze optie in, selecteer dan de verkopers in het drop-downmenu.
Kaarten automatisch blokkeren - Schakel de functie voor het automatisch blokkeren van kaarten in of uit door de knop in de betreffende stand te zetten. Schakel je deze optie in, selecteer dan in het drop-downmenu het aantal dagen waarna het systeem een declaratie als achterstallig beschouwt. Selecteer in het volgende veld het aantal achterstallige declaraties waarbij de kaart van de betreffende kaarthouder automatisch wordt geblokkeerd.
Klik op opslaan om je keuze te bevestigen.
Uitgavenbeleid bewerken
Werk als volgt een bestaand uitgavenbeleid van je bedrijf bij:
Ga naar het tabblad kaarten > beleidsregels.
Selecteer het beleid dat je wilt aanpassen door erop te klikken.
Klik in het veld algemene instellingen op bewerken.
Wijzig de gewenste informatie en klik op opslaan.
Klik in het dialoogvenster op ja om je wijzigingen te bevestigen.
Kaartbeheerfuncties voor een uitgavenbeleid bewerken
Werk als volgt bestaande geavanceerde kaartbeheerfuncties bij:
Ga naar het tabblad kaarten > beleidsregels.
Selecteer het gewenste beleid door erop te klikken.
Klik in het veld geavanceerde limieten op de knop bewerken.
Werk de gewenste informatie bij en klik op opslaan.
Klik in het dialoogvenster op ja om je wijzigingen te bevestigen.
Uitgavenbeleid verwijderen
Verwijder als volgt een uitgavenbeleid:
Ga naar het tabblad kaarten > beleidsregels.
Selecteer het beleid dat je wilt verwijderen door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie verwijderen.
Klik in het dialoogvenster op ja om je keuze te bevestigen. Op alle betreffende kaarten zijn nu hun individuele instellingen van toepassing.
