Overzicht van kaarten, kaartlimieten en geavanceerde kaartbeheerfuncties voor beheerders

Met Payhawk-kaarten geef je werknemers vrijheid en bespaar je hen tijd en moeite. Terwijl je bedrijfsuitgaven automatisch worden bijhouden.

Je kunt het type kaart uitgeven dat het beste past bij de gebruikssituaties waarmee jij en je medewerkers dagelijks te maken hebben. Stel een bestedingslimiet die goed aansluit op jullie proces en bepaal de kaartbeperkingen die nodig zijn, zowel voor individuele kaarten of kaarthouders als op bedrijfsniveau.

Soorten kaarten

Je kunt de Payhawk-kaarten kiezen die je nodig hebt op basis van je specifieke gebruikssituatie en vereisten.

Individuele medewerkerskaarten

Afhankelijk van de vereisten van je bedrijf kun je de kaart uitgeven die past bij de behoeften van elke werknemer.

Naam	Type	Beschrijving
Standaard	Fysiek	Plastic Payhawk-kaarten voor gewone contactloze of POS-betalingen.
Standaard	Virtueel	Digitale Payhawk-kaarten voor veilige online betalingen die direct na uitgifte actief zijn. Standaard virtuele kaarten kunnen ook worden gebruikt als tijdelijke kaarten voor een specifiek doel en kunnen worden ingesteld op een aanpasbare actieve periode - bijvoorbeeld voor een zakenreis of betalingen in verband met een specifiek project.
Premium-metaal	Fysiek	Geborstelde, 18g metalen Payhawk-kaarten.
Eenmalig gebruik	Virtueel	Digitale Payhawk-kaarten (direct na uitgifte actief) voor veilige eenmalige online betalingen aan een specifieke leverancier. Kaarten voor eenmalig gebruik worden gesloten nadat de transactie is uitgevoerd.
American Express	Virtueel	Digitale American Express-kaarten, uitgegeven en beheerd via Payhawk, en tegelijkertijd gekoppeld zijn aan een fysieke kaart als financieringsbron.

Creditcards

Om creditcards uit te geven voor je account moet je bedrijf een aanvraagprocedure voor een kredietlijn bij Payhawk hebben doorlopen. Als dit eenmaal is gelukt, kun je een van de beschikbare individuele kaarten uitgeven, behalve voor American Express-kaarten, en deze als financieringsbron aan je kredietlimiet koppelen.

Teamkaarten

In Payhawk kun je een gedeelde limiet voor een team definiëren die niet overeen hoeft te komen met de hiërarchie van je bedrijfsstructuur. Een voorbeeld. Stel dat je een groep medewerkers van IT, Marketing, Finance en Sales hebt die samen aan één project werken. Dan kun je de betaalkaarten van die medewerkers koppelen aan het gedeelde budget, waardoor ze deel uitmaken van de teamkaart voor dat project.

Gekoppelde kaarten

Als je bedrijf in de VS is gevestigd en fysieke American Express Main Cards heeft, kun je deze kaarten koppelen aan Payhawk en gebruiken als financieringsbron voor de virtuele American Express-kaarten die je via Payhawk kunt uitgeven en beheren.

Kaarten vooraf bestellen

Vooraf bestelde kaarten zijn niet-toegewezen fysieke kaarten die je in bulk kunt uitgeven. Nadat de kaarten zijn bezorgd, kun je ze verdelen onder je medewerkers en elke kaart toewijzen via de toewijzingscode op de envelop van de kaart. Zie voor meer informatie de artikelen over het uitgeven en toewijzen van vooraf bestelde kaarten.

Zelfstandige limieten en uitgavenkaartbeleid

Bij het uitgeven van een Payhawk-kaart moet je instellen en bepalen of een kaart een individuele maandelijkse limiet krijgt (zelfstandige limiet) of wordt toegevoegd aan een bestaand uitgavenbeleid van je bedrijf.

Met zelfstandige limieten heb je de flexibiliteit om individuele maandelijkse limieten voor kaarten in te stellen. Dit soort kaarten zijn geschikt voor terugkerende betalingen die eenvoudig zijn in te schatten en geen complexe goedkeuringen vereisen, zoals het aanschaffen van kantoormateriaal of het betalen van abonnementen.
Limieten op basis van het bedrijfsbeleid voor uitgaven zijn handig als je je kaarthouders in verschillende categorieën wilt indelen op basis van bestedingsgedrag. Je kunt bijvoorbeeld een beheerbeleid op hoog niveau met een hoge uitgavenlimiet definiëren. Als je een kaart kiest die onder dit beleid valt, worden de limieten automatisch toegepast.

Uitgavenlimieten

In Payhawk bepalen bestedingslimieten hoeveel een kaarthouder met zijn kaart kan uitgeven op basis van een bepaalde voorwaarde of duur. Bijvoorbeeld per enkele transactie (kaarten voor eenmalig gebruik), per dag (daglimiet), enzovoort.

Afhankelijk van je behoeften kun je in Payhawk een van de volgende bestedingslimiet-opties kiezen:

Terugkerende limiet – Hiermee kun je het beschikbare geld en de bestedingsperiode bepalen, bijvoorbeeld per week, maand of jaar.
Limietinstellingen – Pas de manier aan waarop een terugkerende limiet wordt toegepast. Bijvoorbeeld, of een overschot is toegestaan (overdraagbaar) of niet (harde limiet).

In Payhawk kunnen bestedingslimieten worden gedefinieerd voor de volgende gebruikssituaties:

In onderstaande tabel vind je de bestedingslimieten die je kunt definiëren in Payhawk. Ze kunnen worden ingesteld voor individuele kaarten of als onderdeel van het uitgavenbeleid van je bedrijf.

Bestedingslimiet	Definitie	Kaart	Beleid
Wekelijks terugkerende limiet	Het beschikbare bedrag op de kaart dat de kaarthouder wekelijks kan uitgeven. Als het kaartsaldo aan het begin van de week minder is dan de terugkerende limiet, wordt het saldo automatisch aangevuld.	✔	✔
Maandelijks terugkerend limiet	Het beschikbare bedrag op de kaart dat de kaarthouder maandelijks kan uitgeven. Als het kaartsaldo aan het begin van de maand minder is dan de terugkerende limiet, wordt het saldo automatisch aangevuld.	✔	✔
Jaarlijks terugkerende limiet	Het beschikbare bedrag op de kaart dat de kaarthouder maandelijks kan uitgeven. Als het kaartsaldo aan het begin van het jaar minder is dan de terugkerende limiet, wordt het saldo automatisch aangevuld.	✔	✔
Daglimiet	Stelt kaarthouders in staat om een vooraf gedefinieerd bedrag gedurende 24 uur cumulatief uit te geven, ongeacht het beschikbare saldo op de kaart.	✔	✔
Limiet voor enkele transacties	Stelt kaarthouders in staat om alleen een vooraf gedefinieerd bedrag per transactie uit te geven. Een transactie boven het opgegeven bedrag wordt niet uitgevoerd, ongeacht het saldo op de kaart.	✔	✔
Verhogingslimiet	Hiermee kunnen kaarthouders ongebruikt uit de vorige periode meenemen.	✔	✔
Verhogingslimiet	Stelt kaarthouders in staat om onbenut saldo van de vorige periode over te dragen.	✔	✔
Instelbare limiet	Hiermee wordt de oorspronkelijke limiet elke keer hersteld en is overdracht van geldverzoeken niet toegestaan.	✔	✔

Kaartbeheerfuncties

In Payhawk kun je via beheerfuncties het uitgeven van bedrijfsgelden toestaan of blokkeren. Bijvoorbeeld, het blokkeren van een verkoper of een verkopercategorie, het altijd of conditioneel (na goedkeuring van een aanvraag) toestaan van geldopnames bij geldautomaten, tijd en dag (het definiëren van een dag of tijdsframe voor transacties), regio en land (het definiëren van locaties voor transacties), enzovoort.

Geldautomaatopnames worden alleen ondersteund voor fysieke Payhawk-kaarten.

In Payhawk kunnen kaartcontroles worden gedefinieerd in de volgende gebruiksscenario's:

De volgende tabel geeft een overzicht van de kaartinstellingen die je kunt definiëren in Payhawk. Ze kunnen worden ingesteld voor individuele kaarten of als onderdeel van het uitgavenbeleid van je bedrijf.

Kaartbeheerfuncties	Definitie	Kaart	Beleid
Online betalingen	Door ze in te schakelen, geef je de kaarthouder de mogelijkheid om zijn/haar kaart te gebruiken om online te betalen voor vereiste goederen of diensten.	✔	✔
Geldopnames	Binnen hun kaartlimiet kun je kaarthouders toestaan om geld op te nemen bij geldautomaten wanneer het nodig is of alleen na expliciete goedkeuring van een geldopnameverzoek.	✔	✔
Financieringsverzoeken	Door ze in te schakelen kan een kaarthouder extra geld aanvragen vóór de automatische opwaardering als het beschikbare kaartgeld op is of onvoldoende is. Daarbij kun je de uitgaven controleren door: goedkeuringsdrempels definiëren voor elk afzonderlijk verzoek. Inschakelen van de optie maandelijks optellen. Er wordt een goedkeuringsflow geactiveerd zodra het opgebouwde bedrag van de door de kaarthouder aangevraagde bedragen de vastgestelde drempelwaarde bereikt.	✔	✔
Overdracht van fondsaanvragen	Stelt kaarthouders in staat om resterend geld van eerdere saldo-vragen over te dragen, zelfs als het totale bedrag de limiet overschrijdt.	✔	✔
Land & regio	Voorkomt dat kaarthouders in een bepaald land of een bepaalde regio geld uitgeven.	✔	✔
Dag & tijd	Hiermee kunnen kaarthouders hun kaarten alleen gebruiken in een bepaalde tijdzone. De tijdzone wordt in de standaardinstelling automatisch gedetecteerd vanuit de browser.	✔	✔
Verkoop categorie	Staat door Payhawk-gedefinieerde categorieën van verkopers toe of blokkeert ze.	✔	✔
Verkoper	Zet specifieke leveranciers op een zwarte lijst zodat kaarthouders geen betalingen naar hen kunnen uitvoeren.	✔	✔
Kaarten automatisch blokkeren	Een kaart wordt automatisch geblokkeerd als de kaarthouder achterstallige betalingen heeft die boven een vooraf gedefinieerd bedrag voor een bepaalde periode uitkomen.	✔	✔
Aanpasbare actieve periode	Voor standaard virtuele kaarten kun je een aangepaste periode instellen waarna ze automatisch worden gesloten.	✔	✔